Trao đổi cùng
LS. Phạm Xuân Sang
Luật sư Thành viên sáng lập | SENLAW
                       

Thực hiện: Ban Biên tập SENLAW

“Cách doanh nghiệp phản ứng khi vi phạm vừa phát sinh có thể quyết định vị thế pháp lý của doanh nghiệp về sau.”

Một yêu cầu gia hạn, một lần giao hàng chậm hoặc một kết quả công việc không đạt yêu cầu ban đầu chưa chắc đã dẫn đến tranh chấp. Nhưng chính cách doanh nghiệp phản ứng trước những sai lệch đầu tiên có thể quyết định vụ việc được kiểm soát, tiếp tục mở rộng hay trở thành một bất đồng khó giải quyết.

Khi đó, doanh nghiệp thường phải quyết định trong áp lực về tiến độ, dòng tiền và quan hệ với đối tác. Phản ứng quá sớm có thể khiến doanh nghiệp áp dụng một biện pháp khi chưa đủ căn cứ. Phản ứng quá muộn hoặc quá dễ dãi lại có thể làm mất thời gian, hồ sơ và những quyền đáng lẽ còn có thể sử dụng.

Trong Góc nhìn chuyên gia tuần này, LS. Phạm Xuân Sang chia sẻ cách doanh nghiệp giữ quyền chủ động khi hợp đồng đi chệch kế hoạch, từ kinh nghiệm trực tiếp quản trị pháp lý trong doanh nghiệp, hành nghề tranh tụng và tham gia giải quyết tranh chấp với tư cách trọng tài viên.

Theo ông, điều gì khiến doanh nghiệp dễ tự làm mất quyền lựa chọn khi hợp đồng bắt đầu đi chệch kế hoạch?

LS. Phạm Xuân Sang:

Tôi thường thấy doanh nghiệp rơi vào một trong hai thái cực.

Có doanh nghiệp phản ứng quá sớm. Vừa thấy tiến độ chậm hoặc đối tác đề nghị gia hạn là lập tức dừng thanh toán, giữ hàng, yêu cầu chấm dứt hợp đồng hoặc gửi văn bản khẳng định đối tác đã vi phạm nghiêm trọng, trong khi chưa kiểm tra đầy đủ hợp đồng, diễn biến thực tế và phần nghĩa vụ của chính mình.

Ngược lại, có doanh nghiệp quá dè dặt vì muốn giữ quan hệ. Họ liên tục cho thêm thời gian, chấp nhận kết quả chưa đạt yêu cầu hoặc để những thay đổi quan trọng chỉ được trao đổi bằng lời nói. Đến khi không thể tiếp tục, họ mới tập hợp hồ sơ và nhận ra nhiều sự việc chưa từng được ghi nhận rõ ràng.

Tôi từng ngồi ở phía doanh nghiệp, nơi một quyết định phải được đưa ra trong áp lực về tiến độ, dòng tiền và hoạt động sản xuất. Sau này, khi tham gia giải quyết tranh chấp, tôi lại có dịp nhìn lại chính những email, biên bản và quyết định được hình thành trong những thời điểm như vậy. Điều tôi nhận thấy là vị thế của doanh nghiệp nhiều khi không chỉ được quyết định bởi bản hợp đồng ban đầu, mà còn bởi cách doanh nghiệp đã phản ứng sau khi sự việc phát sinh.

Một văn bản cứng rắn chưa chắc làm doanh nghiệp mạnh hơn; một sự im lặng để giữ quan hệ cũng chưa chắc giúp doanh nghiệp an toàn hơn. Giá trị của phản ứng ban đầu nằm ở chỗ nó giữ lại hay làm mất đi những phương án mà doanh nghiệp có thể sử dụng về sau.

Vì vậy, trước khi hành động, doanh nghiệp cần làm rõ sự kiện nào đã xảy ra, nghĩa vụ nào bị ảnh hưởng, mỗi bên đã thực hiện đến đâu, hồ sơ hiện có gồm những gì và còn bao nhiêu thời gian để quyết định. Mục tiêu ở giai đoạn đầu không phải là chọn ngay biện pháp mạnh nhất, mà là tránh những hành động khiến doanh nghiệp tự thu hẹp quyền lựa chọn của mình.

Vì sao mục tiêu kinh doanh phải được xác định trước khi lựa chọn biện pháp pháp lý?

LS. Phạm Xuân Sang:

Khi xảy ra vấn đề, doanh nghiệp thường bắt đầu bằng câu hỏi: “Mình có quyền làm gì?”. Đó là câu hỏi cần thiết, nhưng mới chỉ là một nửa của bài toán. Câu hỏi tiếp theo phải là: “Trong những phương án đang có, phương án nào bảo vệ tốt nhất điều doanh nghiệp cần ưu tiên?”.

Pháp lý có thể chỉ ra doanh nghiệp có quyền làm gì, nhưng không thể tách quyết định đó khỏi câu hỏi doanh nghiệp đang cố bảo vệ điều gì.

Cùng một vi phạm có thể mở ra nhiều lựa chọn: yêu cầu khắc phục, tiếp tục thực hiện với điều kiện chặt chẽ hơn, sửa đổi hợp đồng, tạm ngừng hoặc kết thúc quan hệ. Lựa chọn không chỉ phụ thuộc vào căn cứ pháp lý, mà còn vào tác động của từng phương án đối với hoạt động kinh doanh.

Có trường hợp doanh nghiệp có căn cứ để chấm dứt hợp đồng, nhưng chấm dứt ngay sẽ khiến dây chuyền sản xuất thiếu nguyên liệu trong nhiều tháng. Khi đó, câu hỏi không còn đơn thuần là có quyền chấm dứt hay không. Ban lãnh đạo phải cân nhắc thời điểm chấm dứt, khả năng tìm nguồn thay thế, chi phí chuyển đổi và mức độ thiệt hại nếu tiếp tục chờ.

Ở một tình huống khác, doanh nghiệp muốn duy trì quan hệ với khách hàng lớn nhưng công nợ đã vượt ngưỡng an toàn. Nếu tiếp tục giao hàng chỉ để giữ quan hệ, rủi ro có thể tăng nhanh hơn lợi ích mà giao dịch mang lại.

Vì vậy, trước khi lựa chọn biện pháp, doanh nghiệp cần xác định thứ tự ưu tiên: hoạt động liên tục, dòng tiền, tài sản, khách hàng, uy tín, quan hệ hợp tác dài hạn hay khả năng thu hồi quyền lợi và hạn chế tổn thất. Khi ưu tiên đã rõ, luật sư và bộ phận pháp lý mới có thể giúp doanh nghiệp thiết kế phương án phù hợp.

Quyết định tốt không nhất thiết là quyết định cứng rắn nhất. Cho đối tác một cơ hội khắc phục, kèm thời hạn, tiêu chuẩn và biện pháp bảo đảm rõ ràng, đôi khi có giá trị hơn việc chấm dứt ngay. Nhưng tiếp tục nhượng bộ khi đối tác không còn khả năng thực hiện lại có thể khiến tổn thất tăng lên và các lựa chọn của doanh nghiệp ngày càng ít đi.

Doanh nghiệp cần làm gì để linh hoạt mà không từ bỏ quyền của mình?

LS. Phạm Xuân Sang:

Theo tôi, có ba nguyên tắc thực tế.

Thứ nhất là một đầu mối, một bộ hồ sơ và một tiếng nói. Các bộ phận phải cùng nhìn vào một nguồn thông tin và thống nhất nội dung trao đổi với đối tác. Nếu kinh doanh đồng ý gia hạn, vận hành tiếp tục nghiệm thu, kế toán vẫn thanh toán, trong khi pháp lý chuẩn bị áp dụng chế tài đối với chính hành vi chậm tiến độ đó, doanh nghiệp sẽ tự tạo ra những thông điệp mâu thuẫn.

Thứ hai, mọi sự linh hoạt đều phải có giới hạn. Nếu cho đối tác thêm thời gian, phải làm rõ đó là thời gian dành cho việc khắc phục hay là sửa đổi chính thức tiến độ hợp đồng; doanh nghiệp chấp thuận nội dung nào; quyền nào vẫn được bảo lưu; mốc cuối cùng để đánh giá kết quả là khi nào; và điều gì sẽ xảy ra nếu cam kết mới tiếp tục không được thực hiện.

Bảo lưu quyền cũng không chỉ là thêm một câu vào cuối email. Nội dung bảo lưu phải rõ và hành vi của doanh nghiệp sau đó phải nhất quán. Nếu một bên tuyên bố không chấp nhận việc giao hàng trễ nhưng vẫn nghiệm thu không điều kiện, thanh toán toàn bộ và không phản đối trong thời gian dài, giá trị thực tế của việc bảo lưu có thể bị đặt câu hỏi.

Thứ ba, không để mình trở thành bên vi phạm. Việc đối tác vi phạm không đương nhiên cho phép doanh nghiệp dừng toàn bộ nghĩa vụ, giữ tài sản hoặc khấu trừ thanh toán theo cách mình muốn. Tôi đã gặp những trường hợp doanh nghiệp ban đầu đang có vị thế thuận lợi, nhưng vì tự ý dừng thanh toán hoặc giữ tài sản khi chưa đủ căn cứ mà lại làm phát sinh vi phạm từ phía mình. Khi tranh chấp xảy ra, vị thế của các bên có thể thay đổi đáng kể.

Cùng với ba nguyên tắc đó, hồ sơ phải được cập nhật ngay trong quá trình xử lý. Đừng đợi đến khi cần khởi kiện mới tìm lại email, biên bản, dữ liệu hệ thống hoặc người từng trực tiếp tham gia. Hồ sơ được tạo lập đúng thời điểm giúp doanh nghiệp hiểu diễn biến, ra quyết định có căn cứ và chứng minh điều đã xảy ra nếu bất đồng phát triển thành tranh chấp.

Khi nào nên tiếp tục thương lượng và khi nào phải chuẩn bị cho khả năng tranh chấp?

LS. Phạm Xuân Sang:

Thương lượng còn ý nghĩa khi các bên vẫn có thiện chí và vẫn tồn tại một giải pháp có thể thực hiện trên thực tế. Nhưng doanh nghiệp không nên bước vào thương lượng với tâm lý phải đạt thỏa thuận bằng mọi giá.

Trước khi thương lượng, doanh nghiệp cần biết điều kiện tối thiểu có thể chấp nhận, điểm nào không thể thỏa hiệp và thời điểm nào phải chuyển sang phương án khác. Một cuộc thương lượng kéo dài nhưng không có mốc đánh giá, không có cam kết thực hiện và không cải thiện tình trạng của giao dịch có thể chỉ làm doanh nghiệp mất thêm thời gian.

Quá trình thương lượng cũng cần được ghi nhận đúng cách. Đây không chỉ là cơ hội tìm giải pháp mà còn giúp làm rõ quan điểm của mỗi bên, nội dung đã được thừa nhận và vấn đề còn tranh cãi. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng cứ đang thương lượng thì thời hiệu sẽ dừng hoặc bắt đầu lại. Việc một bên thừa nhận nghĩa vụ, thực hiện một phần nghĩa vụ hoặc các bên tự hòa giải có thể dẫn đến những hệ quả pháp lý riêng về thời hiệu và cần được đánh giá theo từng vụ việc.

Nếu đạt được thỏa thuận, kết quả phải đủ rõ để thực hiện: ai làm gì, vào thời điểm nào, theo tiêu chuẩn nào, bảo đảm ra sao và hậu quả nếu tiếp tục không thực hiện. Khi nội dung thương lượng làm thay đổi hợp đồng, doanh nghiệp cần ghi nhận bằng hình thức phù hợp và kiểm tra thẩm quyền ký.

Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị cho khả năng tranh chấp khi đối tác liên tục thay đổi cách giải thích, không thực hiện phương án khắc phục, né tránh cung cấp thông tin, có dấu hiệu khó khăn tài chính hoặc khi các thời hạn quan trọng đang đến gần. Chuẩn bị cho tranh chấp sớm không có nghĩa là phải khởi kiện sớm. Đó là việc chủ động kiểm tra căn cứ, hồ sơ, tài sản, thời hạn và phương án thay thế trước khi những lựa chọn bị thu hẹp.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên làm song song hai việc. Một mặt, giảm mức độ phụ thuộc vào đối tác bằng cách chuẩn bị nguồn cung, nhân sự, dữ liệu hoặc phương án vận hành thay thế. Mặt khác, rà soát toàn bộ hồ sơ pháp lý, các quyền có thể thực hiện, thiệt hại, thời hiệu và thủ tục cần tuân thủ nếu phải chuyển sang Trọng tài hoặc Tòa án.

Chuẩn bị đầy đủ không làm cánh cửa thương lượng khép lại. Ngược lại, khi biết rõ quyền, giới hạn và phương án thay thế của mình, doanh nghiệp thường có điều kiện thương lượng thực chất hơn.

Ban lãnh đạo cần những thông tin gì để ra quyết định dưới áp lực thời gian?

LS. Phạm Xuân Sang:

Khi thời gian không nhiều, ban lãnh đạo không cần một báo cáo quá dài, nhưng cần một bản tổng hợp đúng trọng tâm. Theo tôi, tài liệu đó phải trả lời được năm câu hỏi:

1. Điều gì đã được xác minh?

2. Điều gì chưa rõ hoặc còn đang tranh cãi?

3. Doanh nghiệp còn những phương án nào?

4. Tác động về pháp lý, tài chính và vận hành của từng phương án là gì?

5. Thời điểm cuối cùng phải ra quyết định và ai chịu trách nhiệm triển khai?

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ thông tin để loại bỏ mọi rủi ro. Điều quan trọng là người ra quyết định biết mình đang dựa trên dữ liệu nào, đang giả định điều gì và điểm nào cần tiếp tục theo dõi.

Quyết định cũng có thể đi kèm điều kiện và mốc rà soát. Chẳng hạn, doanh nghiệp đồng ý tiếp tục hợp đồng thêm 15 ngày, nhưng phải xác định trước trong 15 ngày đó đối tác phải hoàn thành việc gì, tài liệu nào phải cung cấp, ai đánh giá kết quả và cấp nào quyết định bước tiếp theo. Nếu không đặt mốc rà soát, một giải pháp tạm thời rất dễ kéo dài thành trạng thái không rõ ràng.

Tôi cũng cho rằng quyết định không phải là điểm kết thúc của quá trình xử lý. Sau mỗi mốc quan trọng, doanh nghiệp phải xem lại giả định ban đầu còn đúng không, đối tác có thực hiện cam kết không và phương án đã chọn còn phù hợp không. Khả năng điều chỉnh kịp thời thường quan trọng không kém chất lượng của quyết định ban đầu.

Thông điệp ông muốn gửi đến doanh nghiệp là gì?

LS. Phạm Xuân Sang:

Khi hợp đồng đi chệch kế hoạch, doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi phải phản ứng mạnh đến đâu. Hãy bắt đầu bằng ba câu hỏi: điều gì đã được xác minh, điều gì cần được bảo vệ trước tiên và quyết định này sẽ giữ lại hay làm mất đi những lựa chọn nào về sau.

Điều doanh nghiệp cần bảo vệ không chỉ là quyền pháp lý, mà còn là hoạt động kinh doanh, tài sản, uy tín và những mối quan hệ hợp tác đáng để duy trì.

Quyết định tốt không nhất thiết là quyết định cứng rắn nhất. Đó là quyết định bảo vệ được hoạt động kinh doanh, không từ bỏ những quyền cần thiết và không khiến doanh nghiệp tự tạo thêm một vi phạm mới trong quá trình xử lý vi phạm của đối tác.

Về chuyên gia

LS. Phạm Xuân Sang là Luật sư Thành viên sáng lập của SENLAW, có hơn 20 năm kinh nghiệm trong quản trị pháp lý doanh nghiệp, tranh tụng, giải quyết tranh chấp, tư vấn đầu tư và thương mại.

Trước khi trở lại hành nghề luật sư, ông từng đảm nhiệm các vị trí Luật sư trưởng và Giám đốc Pháp lý tại các tập đoàn kinh tế tư nhân lớn, trực tiếp tham gia xây dựng, vận hành hệ thống quản trị pháp lý và tư vấn cho ban lãnh đạo trong các quyết định kinh doanh, xử lý rủi ro.

Hiện nay, ông đồng thời là Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) và tham gia giải quyết các tranh chấp thương mại trong nước, quốc tế với tư cách trọng tài viên. Trải nghiệm từ môi trường doanh nghiệp, hành nghề tranh tụng và trọng tài giúp ông tiếp cận hợp đồng không chỉ từ nội dung pháp lý, mà còn từ khả năng thực hiện giao dịch, tác động của quyết định đối với hoạt động kinh doanh và vị thế của doanh nghiệp khi bất đồng phát sinh.

Đọc thêm

Bài phân tích: Khi hợp đồng không được thực hiện như dự kiến, doanh nghiệp nên xử lý thế nào?

SENLAW Legal Brief: Checklist trước khi sửa đổi, gia hạn, tạm ngừng hoặc chấm dứt hợp đồng

Liên hệ và trao đổi với SENLAW:

• Địa chỉ: Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 028 7307 3579
• Email: luatsu@senlaw.vn
• Website: senlaw.vn
• LinkedIn SENLAW | Facebook SENLAW