CHECKLIST 08 CÂU HỎI TRƯỚC KHI SỬA ĐỔI, GIA HẠN, TẠM NGỪNG HOẶC CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

Khi giao dịch không còn diễn ra như dự kiến, áp lực phải quyết định nhanh thường rất lớn. Tuy nhiên, một phụ lục gia hạn, quyết định tạm ngừng thanh toán hoặc thông báo chấm dứt đều có thể làm thay đổi quyền, nghĩa vụ và vị thế pháp lý của doanh nghiệp.

Trước khi hành động, doanh nghiệp nên thực hiện một vòng kiểm tra ngắn nhưng có cấu trúc. Tám câu hỏi dưới đây giúp ban lãnh đạo nhìn đồng thời vào sự kiện, mục tiêu kinh doanh, căn cứ pháp lý, thẩm quyền và kế hoạch sau quyết định.

1. Sự kiện nào đã được xác minh?

Lập dòng thời gian thể hiện nghĩa vụ, thời điểm, tài liệu, người liên quan và ảnh hưởng trước mắt. Phân biệt thông tin đã có tài liệu kiểm chứng với nhận định, dự đoán hoặc lời kể chưa được xác nhận. Đồng thời, ghi nhận riêng những nội dung hai bên đã thống nhất và những vấn đề còn đang tranh cãi.

Không vội sử dụng cách gọi của đối tác như “bất khả kháng”, “gia hạn” hoặc “hủy hợp đồng” để kết luận bản chất sự việc. Nếu thông tin còn thiếu, cần yêu cầu làm rõ bằng văn bản trước khi đưa ra quyết định có thể ảnh hưởng đến quyền của doanh nghiệp.

2. Nghĩa vụ của mỗi bên đang ở trạng thái nào?

Xác định nghĩa vụ nào đã đến hạn, điều kiện thực hiện và mức độ hoàn thành. Kiểm tra cả phần việc của chính doanh nghiệp, như thanh toán, cung cấp thông tin, bàn giao mặt bằng, phê duyệt, phối hợp hoặc nghiệm thu.

Chỉ khi nhìn đủ nghĩa vụ của cả hai phía, doanh nghiệp mới có thể phân biệt: đối tác đã vi phạm; sự việc thuộc trường hợp có thể được miễn trách nhiệm; hay sai lệch phát sinh một phần từ việc doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ phối hợp của mình.

3. Doanh nghiệp muốn đạt kết quả nào?

Xác định thứ tự ưu tiên: tiếp tục nhận hàng hoặc dịch vụ; bảo đảm tiến độ; thu hồi tiền, tài sản hoặc hồ sơ; ngăn thiệt hại tăng thêm; duy trì quan hệ; hay kết thúc hợp đồng để chuyển sang phương án thay thế.

Cùng với mục tiêu, doanh nghiệp cần xác định ngưỡng có thể chấp nhận: thời gian tối đa có thể chờ, mức chi phí có thể phát sinh và điều kiện tối thiểu để tiếp tục hợp đồng.

Nếu mục tiêu và giới hạn chưa rõ, doanh nghiệp dễ lựa chọn một biện pháp tạo cảm giác mạnh nhưng không giải quyết được nhu cầu kinh doanh cấp thiết.

4. Phương án nào còn khả thi?

Đặt các lựa chọn cạnh nhau: tiếp tục theo dõi và yêu cầu làm rõ; yêu cầu khắc phục; tiếp tục có điều kiện; sửa đổi hoặc gia hạn; tạm ngừng trong phạm vi có căn cứ; kết thúc quan hệ; thương lượng giải pháp; hoặc chuẩn bị giải quyết tranh chấp.

Với mỗi phương án, cần đánh giá thời gian, chi phí, tác động vận hành, khả năng đối tác thực hiện, ảnh hưởng đến khách hàng và triển vọng thu hồi quyền lợi.

Chưa hành động ngay cũng có thể là một lựa chọn, nhưng phải có thời hạn, người theo dõi và mốc ra quyết định tiếp theo. Không nên để việc “chờ thêm” trở thành trạng thái kéo dài không kiểm soát.

5. Doanh nghiệp đang lựa chọn đúng biện pháp pháp lý chưa?

Tạm ngừng, đình chỉ, đơn phương chấm dứt và hủy bỏ hợp đồng không có cùng căn cứ và hệ quả. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản hợp đồng, pháp luật điều chỉnh, trường hợp miễn trách nhiệm, thời hạn khắc phục, nghĩa vụ thông báo và thời điểm biện pháp có hiệu lực.

Không nên dùng một thông báo chung chung để đồng thời thể hiện nhiều cơ chế. Văn bản cần nói rõ căn cứ, phạm vi, yêu cầu, thời điểm áp dụng, hậu quả và những quyền doanh nghiệp tiếp tục bảo lưu.

6. Ai có thẩm quyền quyết định và trao đổi với đối tác?

Xác định người phê duyệt phương án, người ký văn bản, đầu mối làm việc với đối tác và phạm vi mỗi bộ phận được phép cam kết. Kinh doanh, vận hành, tài chính và pháp lý phải sử dụng một thông điệp thống nhất.

Cần phân biệt người có quyền trao đổi công việc, người có quyền xác nhận sự kiện thực tế và người có quyền thay đổi cam kết của doanh nghiệp. Người ký biên bản giao nhận hoặc làm việc tại hiện trường chưa chắc có quyền gia hạn, thay đổi giá, miễn trách nhiệm hoặc từ bỏ quyền.

Những trao đổi miệng quan trọng cần được xác nhận lại bằng văn bản.

7. Hồ sơ và thiệt hại đã được kiểm soát chưa?

Bảo toàn hợp đồng, phụ lục, đơn hàng, biên bản, email, dữ liệu hệ thống, hình ảnh, chứng từ và báo cáo chuyên môn. Những tài liệu này có thể trở thành nguồn chứng cứ nếu tranh chấp phát sinh, nhưng cần được lưu theo đúng nguồn, thời điểm tạo lập và bối cảnh đầy đủ. Không sửa tài liệu cũ hoặc lập lùi ngày để hoàn thiện hồ sơ.

Đồng thời, doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi thiệt hại, chi phí khắc phục và các biện pháp đã thực hiện để hạn chế tổn thất. Tùy vụ việc, các biện pháp có thể gồm tìm nguồn thay thế, bảo quản hàng hóa, bảo vệ tài sản, kiểm soát chi phí và giữ an toàn dữ liệu.

8. Kế hoạch sau quyết định là gì?

Nếu tiếp tục thực hiện, ai theo dõi mốc khắc phục và tiêu chí nào được sử dụng để chuyển phương án? Nếu sửa đổi, các điều khoản liên quan đã được đồng bộ chưa? Nếu kết thúc, hàng hóa, tài sản, dữ liệu, nhân sự dự án, thanh toán, bảo lãnh và nghĩa vụ còn tiếp tục sẽ được xử lý thế nào?

Nếu có nguy cơ tranh chấp, doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp, thời hiệu, các bước tiền tố tụng, nhu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp hoặc bảo toàn tài sản, chứng cứ và triển vọng thi hành.

Mỗi quyết định cần có người chịu trách nhiệm, thời hạn triển khai, mốc rà soát và điều kiện chuyển sang phương án khác.

Checklist một trang trước khi phê duyệt phương án

• Sự kiện và dòng thời gian đã được xác minh;

• Nghĩa vụ của cả hai bên đã được rà soát;

• Mục tiêu và giới hạn chấp nhận đã được xác định;

• Các phương án và hệ quả đã được so sánh;

• Căn cứ, thủ tục, thời hạn và thẩm quyền đã được kiểm tra;

• Thông điệp gửi đối tác đã được thống nhất;

• Hồ sơ, dữ liệu và thiệt hại đã được kiểm soát;

• Người phụ trách và mốc rà soát tiếp theo đã được xác định.

Khuyến nghị của SENLAW

Một quyết định tốt cần đủ nhanh để doanh nghiệp không mất quyền, nhưng cũng đủ thận trọng để không tạo ra một vi phạm mới. Doanh nghiệp nên lưu một bản tóm tắt quyết định, trong đó thể hiện sự kiện đã được xem xét, mục tiêu, các phương án, lựa chọn cuối cùng, rủi ro được chấp nhận, người phê duyệt và mốc đánh giá tiếp theo.

Đối với giao dịch có giá trị lớn, ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động hoặc đã xuất hiện nguy cơ tranh chấp, việc rà soát pháp lý độc lập trước khi gửi thông báo hoặc ký thỏa thuận mới có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra lại căn cứ, thủ tục và hệ quả của phương án dự kiến.

Đọc thêm

Bài phân tích: Khi hợp đồng không được thực hiện như dự kiến, doanh nghiệp nên xử lý thế nào?

Góc nhìn chuyên gia: Giữ quyền lựa chọn khi hợp đồng không được thực hiện như dự kiến

Liên hệ và trao đổi với SENLAW:

• Địa chỉ: Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 028 7307 3579
• Email: luatsu@senlaw.vn
• Website: senlaw.vn
• LinkedIn SENLAW | Facebook SENLAW