“Khi hợp đồng không còn được thực hiện như dự kiến, câu hỏi không chỉ là bên nào vi phạm, mà còn là doanh nghiệp cần bảo vệ điều gì trước tiên và đâu là quyết định phù hợp ở thời điểm đó.”

Một nhà thầu thông báo sẽ chậm bàn giao hạng mục chính ít nhất sáu tuần vì nguồn cung bị gián đoạn. Dự án đã đến sát thời điểm nghiệm thu, trong khi doanh nghiệp vẫn phải thực hiện cam kết với khách hàng. Nếu tiếp tục chờ, tiến độ chung có thể bị ảnh hưởng. Nếu thay nhà thầu, doanh nghiệp phải xử lý ngay phần công việc dở dang, chi phí phát sinh, thanh toán và trách nhiệm của các bên.

Trong tình huống đó, doanh nghiệp nên cho đối tác thêm thời gian, sửa đổi hợp đồng, tạm ngừng thực hiện hay kết thúc quan hệ để chuyển sang phương án khác?

Không có một câu trả lời chung cho mọi giao dịch. Phương án phù hợp phụ thuộc vào bản chất sự việc, điều khoản hợp đồng, mục tiêu kinh doanh và mức độ rủi ro doanh nghiệp có thể chấp nhận. Quan trọng hơn, những phản ứng đầu tiên — một email đồng ý gia hạn, một lần tiếp tục nghiệm thu hay một thông báo gửi không đúng cách — có thể ảnh hưởng đáng kể đến quyền của doanh nghiệp về sau.

Khi hợp đồng bắt đầu đi chệch khỏi kế hoạch, doanh nghiệp cần một trình tự xử lý đủ nhanh để bảo vệ hoạt động kinh doanh, nhưng cũng đủ thận trọng để không tự làm suy yếu vị thế pháp lý của mình.

1. Đừng vội kết luận chỉ từ cách đối tác gọi tên sự việc

Đối tác có thể nói rằng họ gặp “bất khả kháng”, cần “tạm hoãn” hoặc “không thể tiếp tục thực hiện”. Những cách diễn đạt này chưa quyết định bản chất pháp lý của sự việc.

Chẳng hạn, việc nguồn cung bị gián đoạn không đương nhiên là sự kiện bất khả kháng. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra nguyên nhân, khả năng dự liệu và khắc phục, phạm vi ảnh hưởng, điều khoản miễn trách nhiệm, nghĩa vụ thông báo và tài liệu mà đối tác cung cấp. Tương tự, một đề nghị “gia hạn tiến độ” có thể chỉ là yêu cầu thêm thời gian khắc phục, nhưng cũng có thể dẫn đến việc thay đổi chính thức thời hạn thực hiện và cách áp dụng chế tài.

Trước khi phản hồi, doanh nghiệp nên dựng lại toàn bộ diễn biến:

• Nghĩa vụ nào đã đến hạn và tiêu chuẩn hoàn thành là gì?

• Điều kiện để thực hiện nghĩa vụ đã được đáp ứng chưa?

• Sai lệch bắt đầu từ thời điểm nào và nguyên nhân từ đâu?

• Hợp đồng phân bổ rủi ro này cho bên nào?

• Đối tác đã thông báo đúng thời hạn, đầu mối và phương thức chưa?

• Việc chậm trễ có liên quan đến phần việc doanh nghiệp chưa hoàn thành hay không?

Một bản ghi nhận ban đầu nên thể hiện dòng thời gian, tài liệu đã trao đổi, người liên quan và tác động trước mắt. Nếu thông tin còn thiếu, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác giải trình bằng văn bản trước khi đưa ra quyết định có thể làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của mình.

Việc rà soát trách nhiệm của chính doanh nghiệp cũng rất quan trọng. Nếu nhà thầu chậm vì mặt bằng chưa được bàn giao, thiết kế chưa được phê duyệt hoặc khoản thanh toán đến hạn chưa được thực hiện, kết luận về trách nhiệm có thể thay đổi đáng kể.

2. Kiểm tra doanh nghiệp đang còn những quyền lựa chọn nào

Trước khi hỏi “nên làm gì”, doanh nghiệp cần biết mình còn có thể làm gì.

Hợp đồng thường đặt ra những thời hạn ngắn để thông báo khiếm khuyết, yêu cầu khắc phục, phản đối nghiệm thu, không gia hạn hoặc áp dụng một biện pháp xử lý. Một số quyền còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có cho đối tác thời gian khắc phục hay đã gửi thông báo theo đúng phương thức hay không.

Doanh nghiệp nên kiểm tra ngay:

• Sự kiện vừa phát sinh có phải là vi phạm theo hợp đồng không;

• Vi phạm đó có được thỏa thuận là căn cứ để tạm ngừng, đình chỉ, hủy bỏ hoặc áp dụng chế tài khác không;

• Đối tác có thuộc trường hợp được miễn trách nhiệm hay không;

• Doanh nghiệp phải thông báo hoặc thực hiện quyền trong thời hạn nào;

• Hợp đồng có yêu cầu phải cho bên vi phạm một khoảng thời gian khắc phục không;

• Bảo lãnh, bảo hiểm hoặc biện pháp bảo đảm nào sắp hết hiệu lực;

• Việc tiếp tục nhận hàng, nghiệm thu, thanh toán hoặc im lặng có thể ảnh hưởng thế nào đến quyền đang có;

• Thời hiệu khởi kiện và các bước thương lượng, hòa giải bắt buộc trước tố tụng, nếu có.

Đây là giai đoạn cần đặc biệt thận trọng với hành vi của các bộ phận trực tiếp thực hiện. Một email mang tính hỗ trợ vận hành đôi khi có thể bị hiểu là doanh nghiệp đã chấp thuận thay đổi tiến độ. Việc tiếp tục nhận hàng hoặc thanh toán cũng có thể tạo ra tranh luận về phạm vi doanh nghiệp đã chấp nhận. Vì vậy, phản hồi đối tác phải thể hiện đúng quyết định chung của doanh nghiệp, không chỉ là quan điểm riêng của một đầu mối.

3. Xác định điều cần được bảo vệ trước tiên

Mục tiêu pháp lý và mục tiêu kinh doanh không phải lúc nào cũng trùng nhau.

Doanh nghiệp có thể có căn cứ kết thúc hợp đồng nhưng vẫn lựa chọn cho đối tác thêm thời gian vì thay nhà cung cấp ở thời điểm đó gây thiệt hại lớn hơn. Ngược lại, doanh nghiệp có thể muốn giữ quan hệ hợp tác nhưng không thể tiếp tục giao thêm hàng khi công nợ đã vượt ngưỡng an toàn.

Trước khi chọn phương án, doanh nghiệp cần xác định ưu tiên của mình:

• Duy trì tiến độ hoặc tính liên tục của hoạt động kinh doanh;

• Thu hồi tiền, hàng hóa, dữ liệu hoặc tài sản đang có nguy cơ thất thoát;

• Ngăn thiệt hại tiếp tục gia tăng;

• Duy trì quan hệ với một đối tác còn khả năng khắc phục;

• Bảo vệ quyền áp dụng phạt vi phạm, yêu cầu bồi thường hoặc biện pháp khác;

• Chuẩn bị phương án thay thế để giảm phụ thuộc vào bên đang vi phạm.

Ưu tiên này phải được đánh giá cùng với chi phí, thời gian và khả năng thực thi. Một phương án có căn cứ pháp lý chưa chắc là phương án tốt nhất nếu khiến hoạt động của doanh nghiệp bị đình trệ hoặc làm tổn thất lớn hơn.

4. Bốn hướng xử lý doanh nghiệp có thể cân nhắc

4.1. Tiếp tục thực hiện nhưng đặt điều kiện khắc phục

Phương án này phù hợp khi nghĩa vụ vẫn có thể hoàn thành, sai lệch chưa làm mất mục tiêu của giao dịch và việc duy trì đối tác còn có lợi hơn thay thế.

Doanh nghiệp không nên chỉ đồng ý bằng lời nói hoặc trả lời chung chung rằng “có thể linh động”. Văn bản phản hồi cần ghi rõ:

• Sai lệch phải khắc phục;

• Thời hạn và tiêu chuẩn hoàn thành;

• Cơ chế báo cáo tiến độ;

• Biện pháp bảo đảm bổ sung, nếu cần;

• Hậu quả nếu đối tác không hoàn thành đúng cam kết mới.

Quan trọng nhất là phân biệt thời gian dành cho khắc phục với việc sửa đổi chính thức thời hạn hợp đồng. Doanh nghiệp cần nêu rõ việc cho thêm thời gian có làm thay đổi cách tính phạt, lãi, bồi thường hoặc các quyền đã phát sinh hay không. Nếu muốn giữ các quyền đó, doanh nghiệp phải bảo lưu rõ ràng và hành xử nhất quán với nội dung đã bảo lưu.

Bộ phận vận hành cũng không nên tự cam kết những nội dung ảnh hưởng đến tiến độ, thanh toán hoặc chế tài khi chưa có phê duyệt phù hợp.

4.2. Sửa đổi hoặc gia hạn hợp đồng

Khi phương án tiếp tục thực hiện đòi hỏi thay đổi quyền, nghĩa vụ, giá, phạm vi công việc hoặc tiến độ, các bên cần ghi nhận bằng phụ lục hoặc thỏa thuận sửa đổi phù hợp.

Văn bản sửa đổi nên làm rõ:

• Nội dung nào được thay thế, bổ sung hoặc giữ nguyên;

• Phần việc còn lại và tiến độ mới;

• Giá, chi phí phát sinh và điều kiện thanh toán;

• Tiêu chuẩn nghiệm thu;

• Trách nhiệm đối với vi phạm hoặc chậm trễ đã xảy ra;

• Hiệu lực của bảo lãnh, bảo hiểm và biện pháp bảo đảm;

• Thời điểm sửa đổi có hiệu lực;

• Cách xử lý nếu phương án mới tiếp tục không được thực hiện.

Việc sửa một điều khoản có thể kéo theo thay đổi ở nhiều nội dung khác. Gia hạn tiến độ có thể ảnh hưởng đến thời hạn bảo lãnh, lịch thanh toán, thời điểm nghiệm thu, thời hạn bảo hành và quyền chấm dứt. Vì vậy, không nên chỉ sửa con số ngày tháng mà bỏ qua mối liên hệ với toàn bộ hợp đồng.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra yêu cầu về hình thức, thẩm quyền ký với đối tác và quy trình phê duyệt nội bộ. Phần sửa đổi phải thống nhất với hợp đồng chính; nếu có khác biệt, văn bản cần xác định rõ nội dung nào được ưu tiên áp dụng.

4.3. Tạm ngừng thực hiện hợp đồng

Tạm ngừng có thể được cân nhắc khi tiếp tục thực hiện khiến rủi ro hoặc thiệt hại tăng thêm, trong khi doanh nghiệp vẫn muốn giữ khả năng khôi phục quan hệ sau khi nguyên nhân được xử lý.

Theo Luật Thương mại, tạm ngừng thực hiện hợp đồng có thể được áp dụng khi xảy ra hành vi vi phạm mà các bên đã thỏa thuận là điều kiện để tạm ngừng hoặc khi một bên vi phạm cơ bản nghĩa vụ hợp đồng. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra các trường hợp miễn trách nhiệm, luật chuyên ngành và điều khoản cụ thể của giao dịch trước khi quyết định.

Thông báo tạm ngừng nên nêu rõ:

• Căn cứ và sự kiện dẫn đến việc tạm ngừng;

• Phạm vi nghĩa vụ bị tạm ngừng;

• Thời điểm bắt đầu và điều kiện tiếp tục thực hiện;

• Yêu cầu và thời hạn khắc phục;

• Cách xử lý hàng hóa, tài sản, dữ liệu và công việc dở dang;

• Các quyền mà doanh nghiệp tiếp tục bảo lưu.

Tạm ngừng không làm hợp đồng chấm dứt. Hợp đồng vẫn còn hiệu lực và có thể tiếp tục được thực hiện khi căn cứ tạm ngừng không còn hoặc theo thỏa thuận của các bên. Việc tạm ngừng cũng phải được thông báo ngay; nếu không thông báo mà gây thiệt hại, bên áp dụng có thể phải bồi thường phần thiệt hại phát sinh.

4.4. Kết thúc quan hệ hợp đồng

Khi mục tiêu giao dịch không còn đạt được hoặc rủi ro của việc tiếp tục lớn hơn lợi ích mang lại, doanh nghiệp có thể cân nhắc kết thúc quan hệ hợp đồng.

Tuy nhiên, “chấm dứt”, “đình chỉ”, “đơn phương chấm dứt” và “hủy bỏ” không phải là những cách gọi có thể sử dụng thay thế cho nhau. Mỗi phương án có căn cứ và hệ quả riêng; nội dung thông báo và cách doanh nghiệp hành động trên thực tế cũng được xem xét khi xác định bản chất biện pháp đã áp dụng.

Chấm dứt theo thỏa thuận thường là phương án dễ kiểm soát nhất nếu hai bên còn khả năng thương lượng. Thỏa thuận cần giải quyết đầy đủ thời điểm chấm dứt, thanh toán, công việc dở dang, hoàn trả tài sản và dữ liệu, bảo mật, bảo hành, trách nhiệm đã phát sinh và các yêu cầu còn bảo lưu.

Đình chỉ thực hiện hợp đồng theo Luật Thương mại làm hợp đồng chấm dứt từ thời điểm bên còn lại nhận được thông báo. Các bên không tiếp tục thực hiện nghĩa vụ, nhưng bên đã thực hiện vẫn có quyền yêu cầu bên kia thanh toán hoặc thực hiện nghĩa vụ đối ứng; quyền yêu cầu bồi thường vẫn có thể được đặt ra khi đủ căn cứ. Doanh nghiệp cần xác định chính xác thời điểm thông báo được nhận và xử lý các nghĩa vụ, tài sản hoặc công việc đã phát sinh trước đó.

Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng có thể được đặt ra theo Bộ luật Dân sự, thỏa thuận của các bên hoặc pháp luật chuyên ngành. Căn cứ, nghĩa vụ thông báo và hệ quả phải được kiểm tra theo loại hợp đồng cụ thể; không nên mặc nhiên đồng nhất biện pháp này với đình chỉ theo Luật Thương mại.

Hủy bỏ hợp đồng có thể áp dụng với toàn bộ hoặc một phần hợp đồng khi có căn cứ. Khi hủy bỏ toàn bộ, về nguyên tắc hợp đồng không có hiệu lực từ thời điểm giao kết; các bên không phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ, trừ thỏa thuận về quyền và nghĩa vụ sau khi hủy bỏ và giải quyết tranh chấp. Các bên phải xử lý việc hoàn trả lợi ích đã nhận, tài sản, tài liệu, dữ liệu và thiệt hại phát sinh. Nếu chỉ hủy bỏ một phần, phần còn lại vẫn có thể tiếp tục có hiệu lực.

Trước khi ban hành bất kỳ thông báo nào làm kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra căn cứ, thẩm quyền, hình thức, thời điểm có hiệu lực và kế hoạch xử lý hậu quả. Áp dụng sai biện pháp không chỉ làm mất hiệu quả của thông báo mà còn có thể khiến chính doanh nghiệp bị xem là bên vi phạm.

5. Một doanh nghiệp chỉ nên có một phương án và một tiếng nói

Sau khi chọn hướng xử lý, các bộ phận liên quan phải cùng hiểu phương án đã được phê duyệt và giới hạn thẩm quyền của mình.

Nếu bộ phận kinh doanh đồng ý gia hạn, bộ phận vận hành tiếp tục nghiệm thu, kế toán vẫn thanh toán, trong khi pháp lý chuẩn bị thông báo chấm dứt vì chính hành vi chậm tiến độ đó, doanh nghiệp sẽ tạo ra các thông điệp mâu thuẫn. Đối tác có thể dựa vào những trao đổi này để phản đối căn cứ hoặc phạm vi của biện pháp xử lý.

Doanh nghiệp nên thống nhất:

• Một đầu mối điều phối vụ việc;

• Nội dung được phép trao đổi với đối tác;

• Những vấn đề phải xin ý kiến trước khi phản hồi;

• Trách nhiệm của kinh doanh, vận hành, tài chính, kỹ thuật và pháp lý;

• Người có thẩm quyền phê duyệt sửa đổi hoặc áp dụng biện pháp xử lý.

Quá trình ra quyết định cũng cần được ghi nhận: thông tin đã xem xét, phương án thay thế, rủi ro, người phê duyệt và kế hoạch triển khai. Việc này vừa giúp tổ chức thực hiện thống nhất, vừa làm rõ cơ sở của quyết định nếu tranh chấp phát sinh.

6. Bảo toàn hồ sơ, bảo lưu quyền và hạn chế thiệt hại

Doanh nghiệp không nên đợi đến khi tranh chấp xảy ra mới tập hợp tài liệu. Hợp đồng, phụ lục, đơn hàng, biên bản, email, tin nhắn công việc, dữ liệu hệ thống, hình ảnh, chứng từ và báo cáo kỹ thuật cần được lưu theo đúng nguồn, thời điểm tạo lập và người quản lý.

Với tài liệu điện tử, nên bảo toàn nội dung gốc, thông tin người gửi, người nhận, thời gian và tệp đính kèm; tránh chỉ lưu ảnh chụp rời rạc làm mất bối cảnh. Không chỉnh sửa tài liệu đã có hoặc tạo văn bản lùi ngày để hoàn thiện hồ sơ. Những tài liệu được lưu giữ có thể trở thành nguồn chứng cứ quan trọng, nhưng giá trị chứng minh còn phụ thuộc vào nguồn gốc, tính toàn vẹn, tính liên quan và cách thu thập, xuất trình.

Bảo lưu quyền cũng không chỉ nằm ở một câu viết trong email. Nội dung bảo lưu phải cụ thể và phù hợp với hành vi sau đó. Nếu doanh nghiệp tuyên bố không chấp nhận việc giao hàng trễ nhưng vẫn nghiệm thu không điều kiện, thanh toán toàn bộ và không phản đối trong thời gian dài, vị thế về sau có thể trở nên khó khăn hơn.

Song song với việc giữ hồ sơ, doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp hợp lý để hạn chế tổn thất. Tùy vụ việc, đó có thể là tìm nguồn cung thay thế, bảo quản hàng hóa, bảo vệ tài sản và dữ liệu, dừng chi phí không cần thiết hoặc thông báo kịp thời cho các bên liên quan. Chủ động hạn chế tổn thất vừa bảo vệ hoạt động kinh doanh, vừa có ý nghĩa khi doanh nghiệp yêu cầu bồi thường sau này.

7. Khi nào cần chuẩn bị cho tranh chấp?

Không phải mọi vi phạm đều cần đưa ngay ra Tòa án hoặc trọng tài. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chuyển từ xử lý vận hành sang chuẩn bị tranh chấp khi:

• Đối tác phủ nhận trách nhiệm hoặc từ chối khắc phục;

• Vi phạm tiếp tục lặp lại hoặc thiệt hại tăng nhanh;

• Các bên không còn khả năng thống nhất phương án;

• Tài sản, hàng hóa, dữ liệu hoặc khả năng thanh toán có dấu hiệu bị đe dọa;

• Việc chờ đợi có thể làm hết thời hạn thực hiện quyền hoặc thời hiệu khởi kiện.

Ở thời điểm này, doanh nghiệp cần rà soát điều khoản giải quyết tranh chấp, các bước thương lượng hoặc hòa giải tiền tố tụng, thời hiệu, hồ sơ và thiệt hại. Nếu hợp đồng có thỏa thuận trọng tài, cần xác định đúng tổ chức trọng tài hoặc phương thức thành lập Hội đồng Trọng tài. Trường hợp quyền lợi có nguy cơ bị ảnh hưởng ngay, doanh nghiệp cũng nên đánh giá khả năng yêu cầu biện pháp khẩn cấp tạm thời hoặc biện pháp bảo toàn tài sản phù hợp.

Chuẩn bị cho tranh chấp không đồng nghĩa doanh nghiệp phải chấm dứt thương lượng. Ngược lại, một hồ sơ rõ ràng và đánh giá pháp lý đầy đủ thường giúp doanh nghiệp thương lượng thực chất hơn, đồng thời sẵn sàng chuyển sang tố tụng nếu giải pháp thương mại không còn khả thi.

Một quyết định phù hợp không nhất thiết là quyết định cứng rắn nhất

Khi hợp đồng không còn được thực hiện như dự kiến, doanh nghiệp không chỉ cần xác định bên nào vi phạm. Điều quan trọng hơn là nhận diện quyền đang có, lợi ích cần bảo vệ và hệ quả của từng phương án trước khi hành động.

Một quyết định hiệu quả có thể là tiếp tục thực hiện với điều kiện chặt chẽ hơn, sửa đổi hợp đồng để cứu giao dịch, tạm ngừng để kiểm soát rủi ro hoặc kết thúc quan hệ khi không còn khả năng đạt mục tiêu. Quyết định đó chỉ thực sự bảo vệ doanh nghiệp khi có căn cứ, được phê duyệt đúng thẩm quyền, truyền đạt thống nhất và đi kèm kế hoạch xử lý hậu quả.

Mục tiêu không phải là phản ứng cứng rắn nhất, mà là giữ cho doanh nghiệp còn quyền lựa chọn và không tự tạo thêm tổn thất trong quá trình bảo vệ quyền lợi của mình.

Đọc thêm

• Quản trị hợp đồng không phải là việc riêng của bộ phận pháp lý

• Quản trị hợp đồng thương mại: Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát toàn bộ quá trình giao dịch?

• Hợp đồng thương mại: Doanh nghiệp cân bằng mục tiêu kinh doanh và rủi ro pháp lý như thế nào?

• Quản trị thực hiện hợp đồng – Khâu doanh nghiệp dễ bỏ quên sau khi ký

• Dịch vụ Pháp chế doanh nghiệp của SENLAW

Liên hệ và trao đổi với SENLAW:

• Địa chỉ: Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 028 7307 3579
• Email: luatsu@senlaw.vn
• Website: senlaw.vn
• LinkedIn SENLAW | Facebook SENLAW