05 VIỆC DOANH NGHIỆP CÓ THỂ BẮT ĐẦU NGAY ĐỂ TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ PHÁP LÝ

Việc nhận diện những rủi ro pháp lý thường bị bỏ sót mới chỉ là một phần nhỏ. Để làm tốt việc kiểm soát rủi ro trong thực tế, doanh nghiệp cần quan tâm đến nhiều yếu tố trong quá trình hoạt động: cách rủi ro được phân loại, trách nhiệm được phân định, các điểm kiểm soát được thiết lập, cũng như việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu và theo dõi thông tin. Nói cách khác, doanh nghiệp cần nhìn nhận lại cách toàn bộ hệ thống quản trị pháp lý của mình đang được tổ chức và vận hành.

Trong SENLAW Legal Brief tuần này, Ban Biên tập SENLAW gợi ý 05 việc doanh nghiệp có thể bắt đầu thực hiện ngay để từng bước đưa quản trị pháp lý vào thực tiễn hoặc rà soát, củng cố hệ thống hiện có.

1. RÀ SOÁT CÁCH DOANH NGHIỆP ĐANG NHẬN DIỆN VÀ PHÂN LOẠI RỦI RO

Bắt đầu từ các hoạt động, giao dịch và quyết định đang thực tế phát sinh trong doanh nghiệp, rà soát xem doanh nghiệp hiện đang nhận diện và phân loại rủi ro pháp lý như thế nào.

Với từng nhóm công việc, cần xác định:

• Những yếu tố nào có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý?

• Tiêu chí nào được sử dụng để xác định mức độ rủi ro?

• Trường hợp nào có thể xử lý theo quy trình hoặc mẫu chuẩn?

• Trường hợp nào cần được rà soát, tham vấn hoặc phê duyệt ở mức cao hơn?

Mục tiêu không phải là kiểm soát mọi công việc theo cùng một cách, mà là bảo đảm mức độ kiểm soát phù hợp với tính chất và mức độ rủi ro của từng vấn đề.

2. VẼ LẠI “ĐƯỜNG ĐI CỦA QUYẾT ĐỊNH”

Chọn một quy trình đang được doanh nghiệp thực hiện và rà soát “đường đi” của một vấn đề từ khi phát sinh đến khi được xử lý:

Ai phát hiện → Khi nào phải báo cáo → Ai đánh giá → Khi nào cần tham vấn/kiểm soát → Ai quyết định → Khi nào được thực hiện → Ai theo dõi đến khi hoàn tất.

Sau đó kiểm tra:

• Ai phát hiện: Đã xác định rõ ai/bộ phận nào có trách nhiệm phát hiện và báo cáo vấn đề chưa? Khi nào phải báo cáo?

• Ai đánh giá: Đã xác định rõ ai/bộ phận nào đánh giá vấn đề chưa? Trường hợp nào cần tham vấn và tham vấn ai/bộ phận nào?

• Ai quyết định: Đã xác định rõ ai có thẩm quyền quyết định và trường hợp nào cần phê duyệt hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền chưa?

• Ai thực hiện: Đã xác định rõ khi nào được thực hiện và điều kiện nào phải được đáp ứng trước khi thực hiện chưa?

• Ai theo dõi: Đã xác định rõ ai theo dõi và đến thời điểm nào thì công việc được xem là hoàn tất chưa?

3. LƯỜNG TRƯỚC CÁCH ỨNG PHÓ VỚI NHỮNG TÌNH HUỐNG CÓ THỂ PHÁT SINH

Sau khi xác định và phân loại các rủi ro, doanh nghiệp nên lường trước một số tình huống có thể phát sinh và cách thức ứng phó phù hợp, đặc biệt đối với những rủi ro có khả năng ảnh hưởng đáng kể đến việc vận hành của doanh nghiệp.

Với mỗi nhóm công việc có rủi ro đáng kể, có thể đặt ra một số câu hỏi:

• Nếu rủi ro này xảy ra, doanh nghiệp có những phương án xử lý nào?

• Phương án nào có thể được thực hiện ngay khi vấn đề phát sinh, và phương án nào cần chuẩn bị từ trước?

•  Để thực hiện các phương án đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều kiện hoặc bước nào?

Mục tiêu không phải là dự liệu mọi tình huống có thể xảy ra, mà là chuẩn bị trước định hướng xử lý đối với một số rủi ro, đặc biệt là những rủi ro khi phát sinh có thể khó xử lý hoặc khắc phục. Nhờ đó, khi vấn đề xảy ra, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh và phù hợp, thay vì phải bắt đầu tìm phương án từ đầu.

4. RÀ SOÁT CÁCH DOANH NGHIỆP LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ

Tương tự, doanh nghiệp hãy chọn một nhóm giao dịch hoặc công việc quan trọng và kiểm tra xem hồ sơ, tài liệu liên quan đang được lưu trữ và quản lý như thế nào.

Với mỗi nhóm hồ sơ, cần kiểm tra:

• Đã có checklist xác định đầy đủ các loại hồ sơ, tài liệu cần được lập và lưu giữ theo từng giai đoạn của công việc chưa?

•  Ai chịu trách nhiệm tập hợp và cập nhật hồ sơ?

• Hồ sơ được lưu ở đâu và có thể dễ dàng tìm lại khi cần không?

• Thông tin, tài liệu có được cập nhật khi công việc phát sinh thay đổi hoặc có tài liệu mới không?

• Khi nhân sự phụ trách thay đổi, người tiếp nhận có thể tiếp tục công việc dựa trên hồ sơ hiện có không?

Mục tiêu không chỉ là bảo đảm doanh nghiệp “có lưu hồ sơ”, mà là bảo đảm hồ sơ được tổ chức đầy đủ, cập nhật và có thể tiếp tục sử dụng trong suốt quá trình thực hiện công việc.

5. THIẾT LẬP NGUYÊN TẮC PHỐI HỢP GIỮA CÁC BỘ PHẬN

Doanh nghiệp nên rà soát một số trường hợp gần đây có sự tham gia của nhiều bộ phận để xem thông tin và các vấn đề pháp lý được chuyển tiếp, trao đổi và xử lý giữa các bên như thế nào:

• Bộ phận nào là đầu mối chính và chịu trách nhiệm điều phối công việc?

• Bộ phận nào có trách nhiệm cung cấp thông tin hoặc phát hiện vấn đề trong phạm vi công việc của mình?

• Bộ phận pháp chế tham gia ở bước nào và với vai trò gì?

• Các bộ phận cần thống nhất hoặc trao đổi những thông tin bắt buộc nào trước khi đưa ra quyết định?

Mục tiêu không phải là đưa mọi vấn đề về cho pháp chế xử lý, mà là bảo đảm các bộ phận biết cần trao đổi thông tin gì, phối hợp với ai, phối hợp vào thời điểm nào và pháp chế cần tham gia ở đâu, để việc xử lý vấn đề pháp lý không bị chậm, bỏ sót hoặc đứt đoạn trong quá trình vận hành.

ĐỌC CHUYÊN SÂU

Bài phân tích: Các thành phần của một hệ thống quản trị pháp lý hiệu quả

Doanh nghiệp có thể có đầy đủ hợp đồng mẫu, quy chế nội bộ và bộ phận pháp chế nhưng vẫn để lọt rủi ro trong quá trình vận hành. Bài phân tích của SENLAW làm rõ các thành phần quan trọng để tạo nên một hệ thống quản trị pháp lý hiệu quả — từ thiết kế quy trình, nhận diện và phân loại rủi ro, phân định thẩm quyền và trách nhiệm, thiết lập điểm kiểm soát, đến lưu trữ, theo dõi tài liệu, hồ sơ và việc phối hợp giữa các bộ phận.

Góc nhìn chuyên gia: Từ tranh chấp nhìn lại quản trị pháp lý trong doanh nghiệp

Từ kinh nghiệm ở cả ba vai trò luật sư tranh tụng, người phụ trách pháp lý tại doanh nghiệp và trọng tài viên, LS. Phạm Xuân Sang chia sẻ góc nhìn thực tiễn về cách những “lỗ hổng” trong quản trị pháp lý có thể trở thành bất lợi khi tranh chấp phát sinh. Bài phỏng vấn cũng làm rõ vai trò của người lãnh đạo, cách doanh nghiệp phân bổ trách nhiệm và phối hợp với pháp chế, cũng như cách xây dựng cơ chế quản trị phù hợp với quy mô và mức độ rủi ro của doanh nghiệp.

KẾT

Quản trị pháp lý hiệu quả không phải là việc doanh nghiệp xây dựng được thật nhiều quy trình hay phải ngăn chặn được mọi rủi ro. Điều quan trọng là doanh nghiệp có một cách thức phù hợp để nhận diện rủi ro, chuẩn bị phương án ứng phó, phân định trách nhiệm, lưu giữ thông tin và phối hợp xử lý trong quá trình hoạt động.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những vấn đề thực tế đang phát sinh, từng bước rà soát và hoàn thiện những điểm còn thiếu. Khi các cơ chế này được tích hợp vào cách công việc được thực hiện hằng ngày, quản trị pháp lý mới thực sự trở thành một phần của hệ thống vận hành doanh nghiệp.

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Tp.Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại: LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW