Trao đổi cùng 

LS.Nguyễn Phương Liên
Luật sư | SENLAW

Thực hiện: Ban Biên tập SENLAW

“Quản trị pháp lý không bắt đầu khi tranh chấp xảy ra. Nó cần được bắt đầu từ cách doanh nghiệp ghi nhận, phân công và kiểm soát công việc mỗi ngày."

Trong quá trình tham gia giải quyết tranh chấp và tư vấn cho doanh nghiệp, LS. Nguyễn Phương Liên đã không ít lần bắt gặp những vụ việc không bắt đầu từ một vi phạm nghiêm trọng, mà từ những thiếu sót rất nhỏ trong cách thức vận hành "vốn đã vào guồng" của doanh nghiệp.

Trong cuộc trao đổi dưới đây, từ chính những trăn trở và trải nghiệm thực tế của mình, LS. Liên đã có một vài chia sẻ với Ban biên tập SENLAW về việc: vì sao những sai sót tưởng chừng rất nhỏ đó có thể trở thành bất lợi đáng kể khi phát sinh tranh chấp hoặc hoạt động thanh tra, kiểm tra đối với doanh nghiệp. Chị cũng chia sẻ thêm về cách thức để pháp chế nội bộ hoặc luật sư có thể phối hợp với các bộ phận chuyên môn, sao cho việc nhận diện rủi ro được thực hiện hiệu quả mà không phát sinh thêm quá nhiều quy trình rắc rối cho doanh nghiệp.

Khi trực tiếp tham gia giải quyết tranh chấp, chị thường thấy rủi ro được hình thành từ đâu?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Nhiều người cho rằng tranh chấp chỉ phát sinh khi có một hành vi vi phạm rõ ràng hoặc một quyết định quan trọng làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Nhưng trong thực tế, phần lớn tranh chấp mà doanh nghiệp gặp phải lại hình thành từ khoảng cách giữa những gì các bên đã thỏa thuận, đã thực hiện trên thực tế và những gì được ghi nhận bằng hồ sơ, tài liệu.

Khoảng cách đó thường bắt đầu từ những việc rất nhỏ và quen thuộc: một cuộc họp không có biên bản; một nội dung đã được các bên thống nhất nhưng chưa được thông qua bằng nghị quyết hoặc quyết định đúng thẩm quyền; một thông báo được gửi không đúng địa chỉ hoặc quá thời hạn; hay việc thay đổi công việc, mức lương của nhân sự chỉ được trao đổi bằng lời nói.

Ở thời điểm đó, những thiếu sót này thường chưa gây ra bất kỳ trở ngại nào trong hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp và đối tác vẫn tiếp tục hợp tác, nhân sự vẫn làm việc, hợp đồng vẫn được thực hiện như bình thường. Vì vậy, doanh nghiệp thường không thấy cần phải quay lại hoàn thiện hồ sơ hoặc chuẩn hóa các thủ tục liên quan.

Chỉ đến khi quan hệ giữa các bên phát sinh mâu thuẫn hoặc tranh chấp, những công việc từng bị xem là không đáng kể mới trở thành yếu tố quyết định. Khi đó, doanh nghiệp phải chứng minh mình đã thực hiện đúng quy trình, đúng thẩm quyền, đúng thời hạn và có đủ căn cứ để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không phản ánh đúng những gì đã diễn ra trên thực tế, doanh nghiệp sẽ rơi vào thế bất lợi ngay cả khi bản chất sự việc đứng về phía họ.

Theo chị, vì sao CEO là người cần quan tâm trước hết đến những rủi ro này?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Bởi vì CEO là người chịu trách nhiệm về cách doanh nghiệp được tổ chức và vận hành. CEO không nhất thiết phải trực tiếp kiểm tra từng hợp đồng, hồ sơ nhân sự, tài khoản hệ thống hay chứng từ thanh toán, nhưng là người quyết định cách phân công trách nhiệm, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận và quy trình kiểm soát để những công việc đó được thực hiện đầy đủ.

Trong thực tế, rủi ro pháp lý hiếm khi nằm trọn trong một phòng ban. Bộ phận kinh doanh có thể cho rằng công việc đã hoàn tất khi hợp đồng được ký; bộ phận vận hành tập trung vào việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ; kế toán chỉ thực hiện thanh toán khi nhận đủ chứng từ; còn bộ phận pháp chế hoặc luật sư lại không được cập nhật những thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện giao dịch. Mỗi bộ phận đều hoàn thành phần việc của mình, nhưng những nghĩa vụ cần được theo dõi xuyên suốt của doanh nghiệp lại có thể bị bỏ sót do không có cơ chế phối hợp và kiểm soát phù hợp.

Đó là lý do CEO cần quan tâm đến những rủi ro này. Điều CEO cần thiết lập không phải là trực tiếp kiểm soát hoặc xử lý từng công việc, mà là một hệ thống quản trị trong đó trách nhiệm được phân định rõ ràng, tài liệu cần được lập đầy đủ, quy trình phối hợp được xác định cụ thể và những trường hợp bắt buộc phải tham vấn pháp chế nội bộ, luật sư hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền được quy định rõ ngay từ đầu. Khi cơ chế này được thiết lập và vận hành hiệu quả, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể nguy cơ phát sinh những tranh chấp khó lường trước, đồng thời có cơ sở vững chắc hơn để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình khi có vấn đề xảy ra.

Từ góc độ tố tụng, vì sao có những công việc doanh nghiệp đã thực hiện nhưng vẫn không thể chứng minh được khi xảy ra tranh chấp?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Khi tranh chấp xảy ra, việc chỉ nói miệng rằng: các bên đã từng hiểu hoặc thống nhất với nhau như thế nào thường không bao giờ là đủ để doanh nghiệp bảo vệ được quyền và lợi ích của mình. Điều Tòa án hoặc Hội đồng Trọng tài xem xét là những tài liệu, chứng cứ phản ánh quá trình giao kết và thực hiện giao dịch, như quyết định, hợp đồng, thông báo, biên bản, chứng từ và các trao đổi được ghi nhận rõ ràng giữa các bên.

Trong thực tế, có những trường hợp doanh nghiệp thực sự đã thực hiện công việc nhưng lại không có tài liệu tương ứng để chứng minh. Chẳng hạn, doanh nghiệp cho rằng mình đã nhiều lần nhắc nhở đối tác nhưng chỉ trao đổi bằng lời nói nên không có thông báo hoặc email để đối chiếu; đã điều chuyển người lao động sang vị trí hoặc công việc khác nhưng không cập nhật hồ sơ lao động; hoặc một khoản tiền đã được chuyển vào doanh nghiệp nhưng không có tài liệu thể hiện đó là khoản tạm ứng, khoản vay hay vốn góp.

Tài liệu được lập sau khi mâu thuẫn hoặc tranh chấp xảy ra rất khó có giá trị chứng minh như những hồ sơ được lập đầy đủ và đúng thời điểm trong quá trình công việc được thực hiện. Vì vậy, công tác quản trị pháp lý không bắt đầu khi có tranh chấp phát sinh, mà bắt đầu từ việc doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ và đúng thời điểm mọi quyết định, giao dịch và hoạt động của mình. 

Như vậy, pháp chế hoặc luật sư có cần tham gia vào mọi công việc hằng ngày của doanh nghiệp không?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Theo tôi thì không. Nếu mọi quyết định đều phải chờ ý kiến của người phụ trách pháp lý, quá trình xử lý công việc sẽ trở nên chậm hơn và các bộ phận cũng khó chủ động trong phạm vi chuyên môn của mình.

Vai trò của pháp chế nội bộ hoặc luật sư không phải là tham gia vào mọi công việc, mà là cùng các bộ phận xác định từ đầu những công việc hoặc tình huống cần được kiểm soát về mặt pháp lý. Mỗi bộ phận vẫn chịu trách nhiệm đối với chuyên môn của mình. Pháp chế hoặc luật sư giúp nhận diện những rủi ro pháp lý có thể phát sinh, xác định hồ sơ cần được lập và những trường hợp cần được tham vấn trước khi doanh nghiệp đưa ra quyết định hoặc triển khai công việc.

Chẳng hạn, người phụ trách pháp lý không cần tham gia mỗi lần cấp tài khoản, nhưng cần cùng bộ phận IT và nhân sự thiết lập quy trình quản lý, thu hồi hoặc thay đổi quyền truy cập khi người dùng chuyển vị trí hoặc chấm dứt công việc. Tương tự, pháp chế hoặc luật sư không cần theo dõi mọi khoản thanh toán, nhưng cần giúp doanh nghiệp xác định những giao dịch có dấu hiệu bất thường, giao dịch với bên liên quan hoặc các khoản tiền chưa có đủ hồ sơ xác định bản chất để có cơ chế rà soát và xử lý phù hợp.

Nếu gửi một thông điệp tới các nhà quản trị doanh nghiệp, chị muốn nhấn mạnh điều gì?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Tôi nghĩ doanh nghiệp không cần làm tất cả ngay từ đầu. Điều quan trọng là bắt đầu từ những quy trình có nhiều rủi ro nhất và tự đặt ra ba câu hỏi: ai là người chịu trách nhiệm theo dõi đến cùng; cần những hồ sơ nào để chứng minh công việc đã được thực hiện; và trong trường hợp nào cần báo cáo hoặc tham vấn pháp chế nội bộ, luật sư.

Từ kinh nghiệm trực tiếp tham gia giải quyết tranh chấp, tôi nhận thấy những tài liệu có giá trị nhất thường là những tài liệu được lập trước khi tranh chấp xuất hiện. Một biên bản bàn giao, một nghị quyết được ban hành đúng thẩm quyền, một thông báo được gửi đúng thời hạn hay một hồ sơ được cập nhật kịp thời có thể chưa cho thấy nhiều giá trị ở thời điểm được lập. Nhưng khi có tranh chấp, đó lại có thể là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp chứng minh mình đã thực hiện đúng công việc, đúng quy trình và đúng thẩm quyền.

Cuối cùng, tôi luôn có một lời khuyên dành cho doanh nghiệp: trước mỗi quyết định hoặc giao dịch quan trọng, hãy tự hỏi nếu một ngày phải giải thích việc này trước Tòa án hoặc Hội đồng Trọng tài thì doanh nghiệp sẽ dựa vào các hồ sơ, tài liệu nào để chứng minh? Nếu câu trả lời chưa rõ, đó thường là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ hoặc quy trình của mình ngay từ bây giờ, thay vì đợi đến khi những việc này thật sự xảy ra.

—----------------

Về chuyên gia

LS. Nguyễn Phương Liên là Luật sư của SENLAW, Thạc sĩ Luật chuyên ngành Dân sự và Tố tụng dân sự. Luật sư Liên có kinh nghiệm tư vấn cho doanh nghiệp về lao động, quản trị doanh nghiệp và hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; đồng thời tham gia tư vấn, hỗ trợ khách hàng giải quyết các tranh chấp phức tạp và những vấn đề pháp lý đặc thù.

Tại SENLAW, Luật sư Liên phụ trách hoạt động giải quyết tranh chấp, trực tiếp đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng tại Tòa án và các Trung tâm Trọng tài. Với tinh thần trách nhiệm, sự tận tâm và cách tiếp cận chặt chẽ, Luật sư Liên được khách hàng tin tưởng và đánh giá cao trong quá trình đồng hành cùng doanh nghiệp.

Đọc thêm:

📖 Bài phân tích:  07 rủi ro pháp lý mà CEO dễ bỏ sót trong quá trình vận hành doanh nghiệp

SENLAW Legal Brief: Checklist giúp CEO tự rà soát những rủi ro pháp lý trong doanh nghiệp

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW