DOANH NGHIỆP ĐANG QUẢN TRỊ HỢP ĐỒNG HAY CHỈ ĐANG LƯU GIỮ HỢP ĐỒNG?

Phần lớn doanh nghiệp đều có nơi lưu trữ các hợp đồng đã ký. Tuy nhiên, khi cần kiểm tra một nghĩa vụ sắp đến hạn, một thay đổi đã thống nhất với đối tác hoặc hồ sơ chứng minh quá trình thực hiện, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tìm được câu trả lời nhanh chóng và đầy đủ.

Lưu giữ hợp đồng là lưu văn bản. Quản trị hợp đồng đòi hỏi doanh nghiệp phải biết ai đang phụ trách, hợp đồng được thực hiện đến đâu, việc gì sắp đến hạn và những hồ sơ nào cần được ghi nhận. Năm câu hỏi dưới đây có thể giúp doanh nghiệp tự rà soát cách mình đang quản lý hợp đồng trong thực tế.

05 CÂU HỎI GIÚP DOANH NGHIỆP TỰ RÀ SOÁT

1. Pháp lý có được tham gia trước khi những nội dung quan trọng được chốt với đối tác không?

Khi hợp đồng được chuyển sang pháp lý, giá, tiến độ và các điều kiện thương mại quan trọng có thể đã gần như được thống nhất. Pháp lý chỉ còn rà soát ở bước cuối, trong khi thời gian và dư địa để điều chỉnh phương án không còn nhiều.

Đây là dấu hiệu cho thấy yếu tố pháp lý chưa được đưa vào quá trình ra quyết định đúng thời điểm. Pháp lý không nhất thiết phải tham gia vào mọi bước, nhưng cần được tham vấn khi doanh nghiệp vẫn còn khả năng lựa chọn và điều chỉnh những nội dung có ảnh hưởng đáng kể đến quyền, nghĩa vụ và mức độ rủi ro của giao dịch.

2. Sau khi ký, hợp đồng có một đầu mối theo dõi rõ ràng không?

Nhiều hợp đồng được chuyển về lưu trữ ngay sau khi ký mà không xác định rõ ai chịu trách nhiệm duy trì bức tranh chung về quá trình thực hiện. Khi đó, các nghĩa vụ như giao hàng, nghiệm thu, thanh toán, gửi thông báo hoặc gia hạn dễ bị chậm hoặc bỏ sót.

Đầu mối theo dõi không có nghĩa là người đó phải tự mình xử lý mọi vấn đề. Trách nhiệm của họ là cập nhật tình trạng thực hiện, theo dõi các mốc quan trọng và chuyển vấn đề đến đúng bộ phận hoặc người có thẩm quyền khi cần xử lý.

3. Thời hạn và nghĩa vụ quan trọng có được cập nhật tại một nơi doanh nghiệp cùng kiểm soát không?

Có người phụ trách chưa đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã có cơ chế theo dõi phù hợp. Các thời hạn và nghĩa vụ quan trọng có thể chỉ nằm trong email, lịch hoặc ghi chú cá nhân của người phụ trách.

Khi nhân sự vắng mặt, thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian để tiếp nhận thông tin và tiếp tục công việc. Việc quản lý hợp đồng khi đó vẫn phụ thuộc vào trí nhớ và cách làm của từng cá nhân, thay vì trở thành thông tin mà doanh nghiệp có thể tiếp cận và sử dụng khi cần.

4. Những thay đổi trong quá trình thực hiện có được xác nhận và cập nhật cho các bộ phận liên quan không?

Trong quá trình thực hiện, các bên có thể thống nhất thay đổi tiến độ, phạm vi công việc, phương thức thanh toán hoặc cách thức phối hợp. Nếu những thay đổi này chỉ nằm rải rác trong email, tin nhắn hoặc trao đổi trực tiếp mà không được xác nhận, tập hợp và cập nhật cho các bộ phận liên quan, doanh nghiệp sẽ khó xác định nội dung nào đang được áp dụng.

Không phải mọi thay đổi đều cần được xử lý theo cùng một cách. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định thay đổi nào phải được lập thành phụ lục hoặc văn bản, thay đổi nào cần được xác nhận và ai có trách nhiệm cập nhật thông tin cho những người trực tiếp thực hiện.

5. Hồ sơ hợp đồng có phản ánh cả quá trình thực hiện hay chỉ có bản hợp đồng đã ký?

Bản hợp đồng chỉ ghi nhận những gì các bên thỏa thuận tại thời điểm ký kết. Để biết giao dịch đã được thực hiện như thế nào, doanh nghiệp còn cần đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn, xác nhận công nợ, thông báo và các tài liệu trao đổi liên quan.

Nếu hồ sơ chỉ có bản hợp đồng đã ký, khi cần kiểm tra hoặc xử lý tranh chấp, doanh nghiệp phải tìm lại thông tin từ nhiều cá nhân, bộ phận và nguồn khác nhau. Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn có thể khiến doanh nghiệp thiếu tài liệu để xác định nghĩa vụ đã được thực hiện như thế nào và bên nào không thực hiện đúng cam kết.

Nếu nhiều câu trả lời là “không” hoặc “chưa rõ”, doanh nghiệp có thể đang lưu giữ hợp đồng nhiều hơn là thực sự quản trị quá trình thực hiện hợp đồng.

05 VIỆC DOANH NGHIỆP CÓ THỂ BẮT ĐẦU NGAY

Doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư ngay một phần mềm chuyên dụng hoặc xây dựng quy trình phức tạp. Có thể bắt đầu từ năm việc cơ bản:

1. Lập danh mục các hợp đồng đang còn hiệu lực

Danh mục nên ghi nhận những thông tin cần thiết để doanh nghiệp có thể theo dõi, như đối tác, loại hợp đồng, giá trị, thời hạn, người phụ trách, tình trạng thực hiện và các mốc quan trọng.

Doanh nghiệp có thể ưu tiên trước những hợp đồng ảnh hưởng lớn đến doanh thu, chi phí, tài sản hoặc tính liên tục của hoạt động kinh doanh.

2. Xác định đầu mối theo dõi từng hợp đồng

Đầu mối thường nên là đơn vị trực tiếp quản lý quan hệ với đối tác hoặc tổ chức thực hiện hợp đồng. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định các bộ phận phải phối hợp và cách thức bàn giao khi có thay đổi nhân sự.

3. Thiết lập cách theo dõi và cảnh báo thời hạn

Các mốc về giao hàng, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành, thông báo, gia hạn và chấm dứt cần được cập nhật tại một nơi thống nhất. Việc cảnh báo nên được thực hiện đủ sớm để người có trách nhiệm còn thời gian xem xét và lựa chọn phương án.

4. Ghi nhận và cập nhật các thay đổi

Doanh nghiệp cần xác định hình thức ghi nhận phù hợp đối với từng loại thay đổi, đồng thời chuyển thông tin đến những bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện. Bản hợp đồng, phụ lục và thông tin theo dõi cũng phải được cập nhật thống nhất để tránh mỗi bộ phận sử dụng một phiên bản khác nhau.

5. Lưu hồ sơ theo từng giao dịch

Hồ sơ nên bao gồm bản hợp đồng, phụ lục và các tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện. Cách đặt tên, phân loại và sắp xếp cần được thống nhất để người có trách nhiệm có thể tìm lại thông tin khi cần, kể cả khi người phụ trách ban đầu không còn trực tiếp theo dõi.

Năm việc trên chưa tạo thành một hệ thống quản trị hợp đồng hoàn chỉnh, nhưng có thể giúp doanh nghiệp thiết lập những nền tảng tối thiểu: biết mình có những hợp đồng nào, ai đang phụ trách, việc gì sắp đến hạn và hồ sơ đang được lưu ở đâu.

ĐỌC CHUYÊN SÂU

Bài phân tích: Quản trị hợp đồng thương mại: Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát toàn bộ quá trình giao dịch?

Quản trị hợp đồng không chỉ dừng ở việc soạn thảo và ký kết. Bài phân tích của SENLAW làm rõ vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát toàn bộ quá trình giao dịch, từ hình thành nhu cầu, phê duyệt và ký kết đến thực hiện, thay đổi, kết thúc và lưu trữ hồ sơ.

Góc nhìn chuyên gia: Quản trị hợp đồng không phải là việc riêng của bộ phận pháp lý

Từ thực tiễn tư vấn và giải quyết tranh chấp, LS. Nguyễn Phương Liên chia sẻ vì sao pháp lý không thể tự mình quản trị toàn bộ hợp đồng. Bài trao đổi cũng làm rõ trách nhiệm giữa các bộ phận và thời điểm pháp lý nên tham gia để hỗ trợ kiểm soát rủi ro mà không làm chậm giao dịch.

KẾT LUẬN

Doanh nghiệp chưa cần bắt đầu bằng một hệ thống phức tạp. Một danh mục hợp đồng đầy đủ, đầu mối phụ trách rõ ràng, cơ chế theo dõi thời hạn và hồ sơ được cập nhật theo từng giao dịch đã có thể tạo ra khác biệt đáng kể. Khi những nền tảng này được thiết lập, doanh nghiệp không chỉ tìm được hợp đồng khi cần, mà còn biết hợp đồng đang được thực hiện đến đâu và vấn đề nào cần được xử lý.

Trong tuần 2 của chuyên đề, SENLAW sẽ tiếp tục phân tích những nội dung pháp lý doanh nghiệp cần kiểm soát trước khi ký và trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại.

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW