GÓC NHÌN CHUYÊN GIA

LS. Nguyễn Phương Liên
Luật sư | SENLAW

“Doanh nghiệp không cần đợi đến khi đủ lớn mới cần luật sư đồng hành. Điều quan trọng hơn là nhận ra khi nào nhu cầu pháp lý đã thay đổi và mức độ đồng hành nào thực sự phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành.”

Trong quá trình tư vấn, tôi thường gặp một cách sử dụng dịch vụ pháp lý khá phổ biến: doanh nghiệp chỉ tìm đến luật sư khi phát sinh một công việc cụ thể, chẳng hạn rà soát hợp đồng, xử lý vấn đề lao động, thu hồi công nợ hoặc giải quyết tranh chấp.

Cách làm này hoàn toàn phù hợp trong một số giai đoạn. Khi nhu cầu pháp lý chưa phát sinh thường xuyên, các vụ việc có phạm vi tương đối độc lập và doanh nghiệp vẫn có thể tự xử lý phần lớn công việc hằng ngày, sử dụng luật sư theo từng vụ việc là lựa chọn hợp lý cả về nhu cầu lẫn chi phí.

Tuy nhiên, có một giá trị khác của việc luật sư đồng hành thường xuyên mà doanh nghiệp không phải lúc nào cũng nhìn thấy ngay: sự thấu hiểu về doanh nghiệp được tích lũy theo thời gian.

Luật sư cần hiểu nhiều hơn câu hỏi đang được đặt ra

Một vấn đề pháp lý trong doanh nghiệp thường không tồn tại hoàn toàn độc lập với bối cảnh đã làm phát sinh nó.

Tôi từng gặp một trường hợp doanh nghiệp đề nghị rà soát hồ sơ quyết toán giữa hai bên để xác định số tiền thanh toán cuối cùng. Ban đầu, yêu cầu tưởng như khá đơn giản: kiểm tra xem con số cuối cùng có phù hợp với hồ sơ hay không.

Nhưng khi xem xét toàn bộ quá trình giao dịch, câu chuyện lại khác. Trong quá trình thương thảo, doanh nghiệp đã nhiều lần chấp nhận giảm giá trị thanh toán thông qua các trao đổi rời rạc; một số khoản cấn trừ chưa được ghi nhận thống nhất; có tài sản được sử dụng để cấn trừ nhưng cơ sở pháp lý và chứng từ đi kèm chưa thật sự rõ ràng.

Lúc đó, vấn đề không còn nằm ở việc kiểm tra một con số cuối cùng. Điều cần làm là hiểu toàn bộ diễn biến của giao dịch để xác định quyền, nghĩa vụ của các bên và những rủi ro pháp lý còn tồn tại trước khi đưa ra kết luận.

Nếu luật sư chỉ được mời tham gia khi vấn đề đã phát sinh, việc đầu tiên thường là dành thời gian tìm hiểu lại toàn bộ bối cảnh. Ngược lại, khi đã đồng hành với doanh nghiệp trong một thời gian đủ dài, luật sư có thể nắm được những thông tin rất quan trọng: doanh nghiệp vận hành như thế nào, ai có thẩm quyền quyết định việc gì, doanh nghiệp thường giao dịch với đối tác theo cách nào, những rủi ro nào có thể chấp nhận và những vấn đề nào Ban lãnh đạo đặc biệt thận trọng.

Theo tôi, khác biệt lớn nhất không nằm ở việc luật sư có biết câu trả lời hay không, mà ở khả năng hiểu đủ bối cảnh để đưa ra câu trả lời phù hợp với cách doanh nghiệp thực sự đang vận hành.

Doanh nghiệp nhỏ cũng có những quyết định pháp lý quan trọng

Có một quan niệm khá phổ biến rằng chỉ khi doanh nghiệp lớn, có nhiều hợp đồng hoặc thường xuyên phát sinh tranh chấp thì mới cần luật sư đồng hành.

Tôi không hoàn toàn đồng ý với cách nhìn này.

Có những doanh nghiệp quy mô chưa lớn nhưng nhu cầu pháp lý đã xuất hiện rất sớm, thậm chí tập trung ngay từ giai đoạn thiết lập ban đầu. Chẳng hạn, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh có điều kiện thường phải đồng thời đáp ứng nhiều yêu cầu về giấy phép, tuân thủ chuyên ngành và điều kiện vận hành trước khi có thể triển khai hoạt động.

Tương tự, doanh nghiệp có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài hoặc áp dụng những cấu trúc đầu tư đặc thù cũng thường phải xử lý nhiều vấn đề pháp lý ngay từ khi thiết kế giao dịch và tổ chức hoạt động.

Trong những trường hợp đó, phần lớn công việc pháp lý có thể tập trung ở giai đoạn đầu. Khi nền tảng pháp lý được thiết lập phù hợp và doanh nghiệp đi vào vận hành ổn định, nhiều vấn đề có thể được xử lý theo những cơ chế đã xây dựng. Ngược lại, nếu các quyết định ban đầu chưa được chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp có thể phải bỏ nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực để điều chỉnh hoặc xử lý rủi ro ở các bước tiếp theo.

Vì vậy, nhu cầu pháp lý không chỉ phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, mà còn được quyết định bởi mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh và tính chất của những quyết định doanh nghiệp phải đưa ra trong từng giai đoạn.

“Đồng hành thường xuyên” không có nghĩa là mọi việc đều phải hỏi luật sư

Đây là một nội dung tôi khá thường xuyên phải trao đổi với doanh nghiệp.

Một cơ chế hỗ trợ pháp lý hiệu quả không khiến doanh nghiệp trở nên phụ thuộc vào việc tham vấn luật sư trong mọi quyết định. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp biết đâu là những vấn đề cần được rà soát và đâu là những công việc có thể chủ động xử lý trong một khuôn khổ đã được kiểm soát rủi ro.

Trong quá trình làm việc, tôi thường hỗ trợ doanh nghiệp xác định trước những tình huống cần tham vấn pháp lý. Đó có thể là một giao dịch có giá trị lớn, một thay đổi về cơ cấu quản trị, một quyết định liên quan đến nhân sự chủ chốt, một vấn đề doanh nghiệp chưa từng xử lý hoặc một sự việc có khả năng ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh.

Nói cách khác, luật sư và doanh nghiệp cần thống nhất trước các ngưỡng tham vấn: việc nào đội ngũ nội bộ có thể chủ động quyết định, việc nào cần được rà soát pháp lý và việc nào phải có ý kiến của luật sư trước khi thực hiện.

Với những công việc có thể chuẩn hóa, luật sư có thể hỗ trợ xây dựng biểu mẫu, nguyên tắc và quy trình để đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp chủ động xử lý mà không cần xin ý kiến cho từng trường hợp.

Mục tiêu của việc đồng hành pháp lý thường xuyên không phải là khiến doanh nghiệp phải hỏi luật sư nhiều hơn. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp chủ động xử lý công việc hằng ngày trong một khuôn khổ phù hợp, đồng thời biết khi nào cần dừng lại để tham vấn trước khi đưa ra quyết định.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn mức độ đồng hành nào?

Tùy vào nhu cầu pháp lý và cách thức vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn những mức độ hỗ trợ khác nhau.

Tư vấn theo từng vụ việc

Hình thức này phù hợp khi nhu cầu pháp lý phát sinh không thường xuyên, các vụ việc có phạm vi tương đối độc lập và doanh nghiệp vẫn có thể chủ động xử lý phần lớn hoạt động hằng ngày.

Doanh nghiệp có thể tìm đến luật sư khi cần rà soát một hợp đồng quan trọng, xử lý một vấn đề lao động, thực hiện thủ tục đầu tư, thu hồi công nợ hoặc giải quyết một tranh chấp cụ thể.

Ở mức độ này, phạm vi công việc thường được xác định riêng cho từng vụ việc. Doanh nghiệp chỉ sử dụng dịch vụ khi có nhu cầu và không phải duy trì một cơ chế tư vấn thường xuyên.

Tư vấn pháp lý thường xuyên

Hình thức này phù hợp khi hợp đồng, lao động, quản trị, tuân thủ hoặc công nợ đã phát sinh tương đối đều đặn; doanh nghiệp cần một đầu mối hiểu hoạt động của mình để tư vấn kịp thời và hỗ trợ chuẩn hóa cách xử lý.

Luật sư không nhất thiết tham gia vào mọi quyết định, nhưng có thể theo dõi những nhóm vấn đề quan trọng, hỗ trợ xây dựng biểu mẫu và quy trình, cảnh báo rủi ro, đồng thời sẵn sàng tham gia khi sự việc vượt quá khả năng xử lý thông thường của đội ngũ nội bộ.

Giá trị của hình thức này nằm ở tính liên tục. Thay vì phải tìm hiểu lại doanh nghiệp từ đầu cho mỗi vụ việc, luật sư có thể kế thừa những hiểu biết đã được tích lũy để tư vấn nhanh hơn và sát hơn với thực tế vận hành.

Pháp chế nội bộ kết hợp với luật sư bên ngoài

Mô hình này thường phù hợp với doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, nhiều đơn vị hoặc lĩnh vực kinh doanh, giao dịch phức tạp hay nhu cầu pháp lý chuyên sâu.

Bộ phận pháp chế nội bộ có lợi thế theo sát hoạt động hằng ngày, hiểu cơ cấu tổ chức và tham gia trực tiếp vào quá trình ra quyết định. Trong khi đó, luật sư bên ngoài có thể hỗ trợ đối với những vấn đề chuyên biệt, giao dịch quan trọng, dự án mới, hoạt động tái cấu trúc hoặc các tranh chấp phức tạp.

Sự kết hợp này giúp doanh nghiệp vừa duy trì được năng lực pháp lý bên trong, vừa tiếp cận được nguồn lực và kinh nghiệm chuyên sâu từ bên ngoài khi cần thiết.

Ba hình thức trên không loại trừ nhau. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng tư vấn theo từng vụ việc, chuyển sang tư vấn thường xuyên và xây dựng bộ phận pháp chế khi nhu cầu thay đổi. Doanh nghiệp cũng có thể đồng thời sử dụng nhiều hình thức đối với những nhóm công việc khác nhau.

Điều cần thiết là cơ chế hỗ trợ pháp lý phải theo kịp mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh.

Điều quan trọng không chỉ là “có luật sư hay không”

Nếu phải đưa ra một lời khuyên, tôi sẽ không bắt đầu bằng câu hỏi doanh nghiệp đã đủ lớn để có luật sư đồng hành thường xuyên hay chưa.

Điều tôi quan tâm hơn là: nhu cầu pháp lý của doanh nghiệp hiện đã đến đâu và, với cơ chế vận hành hiện tại, doanh nghiệp còn có thể chủ động xử lý những nhu cầu đó hay không.

Ở một thời điểm nhất định, điều doanh nghiệp cần không chỉ là xử lý riêng lẻ từng vụ việc phát sinh, mà là một cơ chế hỗ trợ pháp lý phù hợp với cách mình đang vận hành. Tùy vào quy mô, mô hình tổ chức, lĩnh vực kinh doanh và nhu cầu thực tế, cơ chế đó có thể được xây dựng theo nhiều cách khác nhau.

Nếu doanh nghiệp đã có bộ phận pháp chế dày dạn kinh nghiệm, bộ phận này có thể hỗ trợ pháp lý xuyên suốt các hoạt động. Ngược lại, nếu chưa có nguồn lực nội bộ đủ mạnh, doanh nghiệp có thể lựa chọn một cơ chế tư vấn thường xuyên với phạm vi phù hợp trong từng giai đoạn.

Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp có một đầu mối hiểu được bối cảnh hoạt động và có thể tham gia kịp thời khi cần, thay vì mỗi khi xuất hiện một vấn đề mới, cả doanh nghiệp và luật sư lại phải bắt đầu từ đầu.

Giá trị của một cơ chế hỗ trợ pháp lý phù hợp không nằm ở việc luật sư hiện diện trong mọi quyết định. Giá trị đó nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công việc hằng ngày, đưa ra quyết định nhanh hơn và nhận biết đúng thời điểm cần tham vấn để phòng ngừa những rủi ro hoặc chi phí điều chỉnh đáng lẽ có thể tránh được từ sớm.

Về chuyên gia

LS. Nguyễn Phương Liên là Luật sư của SENLAW, Thạc sĩ Luật chuyên ngành Dân sự và Tố tụng dân sự. Luật sư Liên có kinh nghiệm tư vấn cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực lao động, quản trị doanh nghiệp và hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; đồng thời tham gia giải quyết các tranh chấp và vấn đề pháp lý đặc thù.

Tại SENLAW, Luật sư Liên phụ trách hoạt động giải quyết tranh chấp, trực tiếp đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng tại Tòa án và các Trung tâm Trọng tài.

Đọc thêm:

📖 Bài phân tích: Doanh nghiệp có thực sự cần một luật sư đồng hành thường xuyên?

📰 SENLAW Legal Brief: Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho một hệ thống quản trị pháp lý hiệu quả chưa?

___

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW