Trao đổi cùng
LS. Nguyễn Phương Liên
Luật sư | SENLAW

Thực hiện: Ban Biên tập SENLAW

“Pháp lý không thể tự mình quản trị toàn bộ hợp đồng. Hợp đồng chỉ được quản trị hiệu quả khi mỗi bộ phận hiểu rõ phần việc của mình, chia sẻ đầy đủ thông tin và cùng chịu trách nhiệm đối với quyết định của doanh nghiệp.”

Có những hợp đồng được rà soát rất kỹ nhưng vẫn phát sinh vấn đề trong quá trình thực hiện. Đến khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp mới nhận ra thông tin nằm rải rác ở nhiều nơi, mỗi bộ phận chỉ nắm một phần và không ai có được bức tranh đầy đủ về giao dịch.

Vấn đề trong những trường hợp này không nhất thiết nằm ở nội dung hợp đồng, mà có thể bắt nguồn từ cách doanh nghiệp phân công trách nhiệm, chuyển tiếp thông tin và theo dõi việc thực hiện.

Trong cuộc trao đổi với Ban Biên tập SENLAW, LS. Nguyễn Phương Liên chia sẻ góc nhìn từ thực tiễn tư vấn và giải quyết tranh chấp về vai trò của bộ phận pháp lý, trách nhiệm của các bộ phận khác và cách để pháp lý tham gia đúng lúc mà không làm chậm hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp thường hiểu chưa đúng điều gì về vai trò của pháp lý trong quản trị hợp đồng?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Theo tôi, có hai cách hiểu khá phổ biến.

Thứ nhất, pháp lý chỉ cần tham gia khi hợp đồng đã gần hoàn tất. Trên thực tế, bộ phận pháp lý thường nhận được hồ sơ sau khi các điều kiện thương mại quan trọng đã được thống nhất với đối tác và thời điểm ký kết cũng đã được ấn định. Khi đó, pháp lý có thể rà soát câu chữ và cảnh báo rủi ro, nhưng dư địa để điều chỉnh phương án thường không còn nhiều. Một số quyết định có ảnh hưởng lớn đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đã được đưa ra trước khi yếu tố pháp lý được xem xét đầy đủ.

Thứ hai, sau khi hợp đồng được ký, phần việc của pháp lý được xem như đã kết thúc. Việc thực hiện sau đó được giao về từng bộ phận: kinh doanh tiếp tục trao đổi với đối tác, bộ phận chuyên môn theo dõi tiến độ và nghiệm thu, còn tài chính – kế toán kiểm soát thanh toán và công nợ. Cách phân công này không có gì bất hợp lý nếu doanh nghiệp có cơ chế kết nối thông tin và báo cáo vấn đề. Nhưng nếu mỗi bộ phận chỉ theo dõi phần việc của mình theo một cách riêng, doanh nghiệp sẽ khó nắm được đầy đủ tình trạng của hợp đồng.

Trong nhiều vụ việc tôi từng tham gia, doanh nghiệp không hoàn toàn thiếu căn cứ để bảo vệ quyền lợi. Vấn đề là các thông tin quan trọng không được ghi nhận và theo dõi đến cùng. Có thay đổi đã được các bên thống nhất nhưng không được cập nhật vào hồ sơ; có vi phạm đã được phát hiện nhưng không được thông báo hoặc xử lý kịp thời. Đến khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp phải quay lại tìm kiếm email, biên bản, phụ lục và xác nhận công nợ để xác định điều gì đã thực sự xảy ra.

Vì vậy, quản trị hợp đồng không kết thúc tại thời điểm ký. Việc rà soát nội dung chỉ là một phần; phần còn lại nằm ở cách doanh nghiệp tổ chức thực hiện, ghi nhận thay đổi và xử lý vấn đề trong suốt quá trình giao dịch.

Vì sao bộ phận pháp lý không thể tự mình quản trị toàn bộ hợp đồng?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Trước hết, hợp đồng là kết quả của một quyết định kinh doanh. Việc chuẩn bị và thực hiện quyết định đó luôn cần thông tin và chuyên môn của nhiều bộ phận. Pháp lý chỉ là một trong những đầu mối tham gia vào quá trình này.

Bộ phận pháp lý có thể phân tích quyền, nghĩa vụ, yêu cầu của pháp luật và hệ quả pháp lý của từng phương án. Tuy nhiên, pháp lý không thể thay bộ phận kinh doanh đánh giá mức giá đã thỏa thuận với đối tác có bảo đảm hiệu quả của giao dịch hay không; không thể thay bộ phận chuyên môn xác nhận thời hạn giao hàng hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật có khả năng đáp ứng hay không; cũng không thể thay tài chính – kế toán đánh giá lịch sử thanh toán, dòng tiền hoặc khả năng kiểm soát công nợ của đối tác.

Chất lượng rà soát pháp lý vì thế phụ thuộc đáng kể vào chất lượng thông tin đầu vào. Một điều khoản nghiệm thu có thể hợp lý về mặt pháp lý nhưng không phản ánh đúng quy trình kỹ thuật mà doanh nghiệp đang áp dụng. Một điều khoản thanh toán có thể được viết rõ ràng nhưng chưa phù hợp với dòng tiền hoặc hạn mức tín dụng mà doanh nghiệp dự kiến dành cho đối tác. Nếu những thông tin này không được cung cấp đầy đủ, pháp lý khó có thể đánh giá chính xác tác động của điều khoản đối với giao dịch.

Theo tôi, pháp lý cần được tham gia với vai trò nhận diện rủi ro, làm rõ hệ quả pháp lý và đề xuất phương án. Nhưng quyết định cuối cùng vẫn phải được đưa ra trên cơ sở cân nhắc đồng thời hiệu quả kinh doanh, khả năng tài chính, điều kiện vận hành và mức độ rủi ro mà doanh nghiệp sẵn sàng chấp nhận.

Điều đó cũng có nghĩa bộ phận đưa ra quyết định không nên mặc nhiên chuyển toàn bộ trách nhiệm sang pháp lý chỉ vì hợp đồng đã được rà soát. Pháp lý chịu trách nhiệm về ý kiến chuyên môn của mình; các bộ phận khác vẫn phải chịu trách nhiệm đối với thông tin, đánh giá và quyết định thuộc phạm vi chuyên môn hoặc thẩm quyền của họ.

Theo chị, trách nhiệm giữa các bộ phận nên được phân định như thế nào?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Tôi không nghĩ có một bộ phận nào có thể “gánh” toàn bộ hợp đồng. Mỗi bộ phận cần chịu trách nhiệm về nội dung thuộc chuyên môn của mình, nhưng không được giữ thông tin đó riêng trong phạm vi bộ phận.

Bộ phận kinh doanh cần làm rõ mục tiêu của giao dịch, những nội dung đã trao đổi với đối tác và các điều kiện thương mại cốt lõi. Khi một điều kiện thương mại ảnh hưởng đến khả năng thực hiện, bộ phận chuyên môn cần được tham vấn. Khi điều kiện đó làm phát sinh quyền, nghĩa vụ hoặc rủi ro pháp lý, pháp lý phải được tham gia. Nếu vấn đề ảnh hưởng đến dòng tiền, thanh toán hoặc công nợ, tài chính – kế toán cần có ý kiến.

Như vậy, trách nhiệm của mỗi bộ phận không chỉ là hoàn thành phần việc của mình. Họ còn phải nhận diện khi nào một vấn đề vượt ra ngoài chuyên môn hoặc thẩm quyền của mình để chuyển thông tin đến đúng người cần tham gia. Nhiều khoảng trống trong quản trị hợp đồng phát sinh không phải vì không ai làm việc, mà vì mỗi người chỉ làm phần việc riêng mà không kết nối với phần việc của người khác.

Sau khi hợp đồng được ký, doanh nghiệp cũng nên xác định một đầu mối theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện. Đầu mối này thường là đơn vị trực tiếp quản lý quan hệ với đối tác hoặc tổ chức thực hiện hợp đồng, chứ không nhất thiết phải là bộ phận pháp lý.

Đầu mối theo dõi không có nghĩa là người đó phải tự mình xử lý mọi vấn đề. Trách nhiệm của họ là duy trì bức tranh chung của hợp đồng: nghĩa vụ nào đã hoàn thành, thời hạn nào sắp đến, thay đổi nào đã được thống nhất, hồ sơ nào còn thiếu và vấn đề nào cần được chuyển đến người có thẩm quyền. Khi vai trò này được xác định rõ, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tình trạng mỗi bộ phận nắm một phần thông tin nhưng không ai theo dõi giao dịch đến cùng.

Pháp lý nên tham gia vào thời điểm nào để không làm chậm hoạt động kinh doanh?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Pháp lý nên được tham gia trước khi doanh nghiệp đã chốt những nội dung có ảnh hưởng đáng kể đến quyền, nghĩa vụ và mức độ rủi ro của giao dịch. Nếu chỉ được đưa vào ở bước cuối, pháp lý thường chỉ còn hai lựa chọn: chấp nhận phương án đã thống nhất hoặc đề nghị điều chỉnh khi thời gian và vị thế đàm phán đều không còn thuận lợi.

Tuy nhiên, tham gia sớm không có nghĩa mọi giao dịch phải trải qua cùng một quy trình rà soát. Một doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn hợp đồng mỗi năm sẽ không thể vận hành hiệu quả nếu mọi hợp đồng, bất kể giá trị và mức độ rủi ro, đều phải đi qua một quy trình giống nhau.

Với những giao dịch đã được thực hiện nhiều lần, sử dụng mẫu hợp đồng đã được phê duyệt, không có thay đổi đáng kể và nằm trong hạn mức được phân quyền, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình đơn giản hơn. Các bộ phận chuyên môn được chủ động xử lý trên cơ sở tiêu chí và hướng dẫn đã thống nhất.

Ngược lại, pháp lý nên tham gia sớm đối với những giao dịch có giá trị lớn, có cách thức thực hiện khác với thông lệ của doanh nghiệp, đặt ra cam kết dài hạn hoặc có yếu tố pháp lý đặc thù. Chẳng hạn, giao dịch có yếu tố nước ngoài; chuyển giao hoặc khai thác quyền sở hữu trí tuệ; xử lý dữ liệu cá nhân; thỏa thuận độc quyền; giới hạn trách nhiệm ở mức bất thường; hoặc có cơ chế thanh toán, bảo đảm hay chấm dứt khác với các giao dịch thông thường.

Thay vì yêu cầu mọi hợp đồng đều phải chuyển qua pháp lý, doanh nghiệp nên phân loại giao dịch theo giá trị, mức độ phức tạp, tính chất khác thường và hậu quả nếu rủi ro xảy ra. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp xác định trường hợp nào các bộ phận được tự chủ, trường hợp nào cần tham vấn pháp lý và trường hợp nào phải trình cấp có thẩm quyền cao hơn.

Pháp lý tham gia sớm cũng không đồng nghĩa với việc pháp lý phải có mặt ở mọi bước. Điều quan trọng là pháp lý được tham vấn khi doanh nghiệp vẫn còn khả năng lựa chọn và điều chỉnh phương án, thay vì chỉ được yêu cầu xử lý sau khi những nội dung quan trọng đã trở thành cam kết với đối tác.

Làm thế nào để sự phối hợp không chỉ nằm trong quy trình trên giấy?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Theo kinh nghiệm của tôi, một quy trình chỉ thực sự có giá trị khi người thực hiện hiểu vì sao cần có bước kiểm soát đó và có thể áp dụng trong công việc hằng ngày. Nếu quy trình quá phức tạp, yêu cầu quá nhiều cấp phê duyệt hoặc không phản ánh cách doanh nghiệp đang vận hành, các bộ phận sẽ có xu hướng tìm cách đi vòng để bảo đảm tiến độ giao dịch.

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng những điểm kiểm soát thực sự cần thiết: trường hợp nào phải có ý kiến pháp lý; ai xác nhận điều kiện kỹ thuật và thương mại; ai phê duyệt ngoại lệ; ai theo dõi thời hạn; thay đổi nào phải được lập thành phụ lục hoặc văn bản; và vấn đề nào cần được báo cáo ngay.

Trách nhiệm cũng cần gắn với một đầu mối cụ thể. Nếu quy trình chỉ ghi chung rằng “bộ phận liên quan có trách nhiệm theo dõi” thì khi phát sinh vấn đề, rất khó xác định ai phải hành động. Ngược lại, nếu người phụ trách được xác định rõ và có cơ chế báo cáo đơn giản, thông tin sẽ được chuyển tiếp nhanh hơn.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần nhìn lại các hợp đồng đã xảy ra vấn đề để điều chỉnh cách quản trị. Một thời hạn từng bị bỏ sót, một thay đổi không được lập thành văn bản hay một bộ hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ đều có thể cho thấy quy trình đang thiếu điểm kiểm soát nào. Quản trị hợp đồng không phải là xây dựng quy trình một lần rồi giữ nguyên, mà là liên tục hoàn thiện từ chính thực tiễn của doanh nghiệp.

Thông điệp chị muốn gửi đến doanh nghiệp là gì?

LS. Nguyễn Phương Liên:

Quản trị hợp đồng hiệu quả không có nghĩa là doanh nghiệp không còn rủi ro. Điều quan trọng là doanh nghiệp biết mình đang chấp nhận rủi ro nào, vì sao chấp nhận, ai có thẩm quyền quyết định và ai chịu trách nhiệm theo dõi rủi ro đó trong quá trình thực hiện.

Khi các bộ phận cùng tham gia đúng thời điểm và chia sẻ đầy đủ thông tin, pháp lý không còn là “chốt chặn” ở cuối quy trình. Pháp lý trở thành một phần của quá trình ra quyết định, giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án khi vẫn còn khả năng điều chỉnh, thay vì chỉ xử lý hậu quả sau khi vấn đề đã phát sinh.

Một hợp đồng chỉ thực sự được quản trị khi mỗi bộ phận làm đúng phần việc của mình, nhưng không làm việc tách rời. Đó cũng là nền tảng để quản trị hợp đồng trở thành một phần của hệ thống quản trị pháp lý, thay vì chỉ là công việc rà soát văn bản trước khi ký.

Về chuyên gia

LS. Nguyễn Phương Liên là Luật sư của SENLAW, Thạc sĩ Luật chuyên ngành Luật Dân sự và Tố tụng dân sự. Luật sư Liên có kinh nghiệm tư vấn cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực lao động, quản trị doanh nghiệp và các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; đồng thời tham gia giải quyết các tranh chấp và vấn đề pháp lý đặc thù.

Tại SENLAW, Luật sư Liên phụ trách lĩnh vực giải quyết tranh chấp, trực tiếp đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng tại Tòa án và các trung tâm trọng tài.

Đọc thêm

• Quản trị hợp đồng thương mại: Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát toàn bộ quá trình giao dịch?

• Các thành phần của một hệ thống quản trị pháp lý hiệu quả

• Dịch vụ Pháp chế doanh nghiệp của SENLAW

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW