CHECKLIST CHUẨN BỊ CÙNG LUẬT SƯ TRƯỚC BUỔI LÀM VIỆC PHIÊN TÒA HOẶC PHIÊN HỌP TRỌNG TÀI

Tại buổi làm việc, phiên tòa hoặc phiên họp trọng tài, doanh nghiệp có thể phải giải thích tình tiết, phản hồi lập luận và tài liệu của bên đối phương hoặc xem xét một phương án hòa giải. Nếu người tham gia chưa nắm chắc hồ sơ, không có đủ thẩm quyền hoặc chưa dự liệu cách xử lý tình huống phát sinh, doanh nghiệp có thể đưa ra thông tin thiếu nhất quán hoặc bỏ lỡ thời điểm cần quyết định.

Checklist dưới đây giúp doanh nghiệp phối hợp với luật sư để chuẩn bị nội dung, tài liệu, người tham gia, phạm vi quyết định và công việc tiếp theo. Việc áp dụng cần căn cứ vào giấy triệu tập, thông báo, yêu cầu của cơ quan giải quyết tranh chấp và quy tắc tố tụng áp dụng cho từng vụ việc.

1. Đã nắm rõ mục đích, nội dung và yêu cầu chuẩn bị chưa?

Cùng luật sư rà soát giấy triệu tập, thông báo hoặc văn bản liên quan để xác định cơ quan hoặc người chủ trì; thời gian, địa điểm và hình thức tham gia; mục đích của buổi làm việc; vấn đề sẽ được xem xét; và nội dung doanh nghiệp cần trình bày hoặc phản hồi.

Doanh nghiệp cũng cần làm rõ tài liệu phải chuẩn bị hoặc nộp trước, thời hạn gửi tài liệu, yêu cầu về bản gốc hoặc bản sao, ngôn ngữ, phiên dịch và điều kiện kỹ thuật nếu tham gia trực tuyến. Nếu nội dung hoặc yêu cầu chuẩn bị chưa rõ, doanh nghiệp cần trao đổi với luật sư để làm rõ trước buổi làm việc.

2. Đã xác định đúng người tham gia và tư cách tham gia chưa?

Cùng luật sư xác định người cần tham gia, tư cách của từng người và yêu cầu về sự có mặt theo thủ tục áp dụng. Kiểm tra giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh chức danh hoặc thẩm quyền ký, văn bản ủy quyền và phạm vi ủy quyền để bảo đảm người tham gia có thể thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.

Việc doanh nghiệp phê duyệt nội bộ không đương nhiên làm phát sinh quyền đại diện trong tố tụng. Phạm vi người đại diện được thực hiện phải phù hợp với tư cách đại diện, văn bản ủy quyền và thủ tục áp dụng.

Đối với vấn đề chuyên môn, kỹ thuật hoặc tài chính, doanh nghiệp cần xác định nhân sự nắm giữ thông tin để phối hợp chuẩn bị nội dung và tài liệu. Việc hỗ trợ nội bộ cần được phân biệt với tư cách tham gia tố tụng của người đại diện, người làm chứng, chuyên gia hoặc người tham gia khác theo quy định áp dụng.

3. Người tham gia đã nắm rõ hồ sơ và phạm vi thông tin mình có thể xác nhận chưa?

Trước buổi làm việc, doanh nghiệp cần cùng luật sư rà soát dòng thời gian, tài liệu có thể được viện dẫn, nội dung đã trình bày và những điểm còn bất đồng. Người được giao cung cấp thông tin cần biết rõ căn cứ của thông tin mình cung cấp, phân biệt sự việc mình trực tiếp biết, thông tin được người khác cung cấp và nội dung chưa thể xác nhận.

Việc chuẩn bị nhằm giúp người tham gia hiểu hồ sơ và trình bày trung thực trong phạm vi mình biết, không nhằm thống nhất một câu trả lời có sẵn. Nếu phát hiện thông tin chưa thống nhất giữa các bộ phận, nội dung khác với trình bày trước đây hoặc tài liệu có thể gây bất lợi, doanh nghiệp cần trao đổi với luật sư để kiểm tra và đánh giá trước buổi làm việc.

4. Đã thống nhất cách xử lý khi phát sinh vấn đề ngoài dự kiến chưa?

Cùng luật sư dự liệu tình huống bên đối phương đưa ra lập luận hoặc tài liệu mới, xuất hiện yêu cầu chưa được trao đổi, hoặc người tham gia được hỏi về vấn đề chưa có đủ thông tin để trả lời.

Với mỗi tình huống, cần xác định nội dung có thể phản hồi ngay trên cơ sở thông tin đã được kiểm tra; vấn đề cần xem lại hồ sơ hoặc xin ý kiến; và cách phối hợp nếu cần bổ sung tài liệu. Người tham gia không nên suy đoán hoặc cung cấp tài liệu mới khi chưa rà soát nguồn gốc, tính đầy đủ và tác động của tài liệu. Nếu cần thêm thời gian phản hồi, doanh nghiệp trao đổi với luật sư về cách xử lý phù hợp với thủ tục áp dụng.

5. Thẩm quyền quyết định và giới hạn chấp thuận đã được thống nhất chưa?

Trước buổi làm việc, doanh nghiệp cần xác định những việc người đại diện được chủ động quyết định, những việc phải xin ý kiến và những cam kết không được đưa ra nếu chưa có phê duyệt của người có thẩm quyền.

Nội dung cần phê duyệt có thể bao gồm việc thay đổi, bổ sung hoặc rút yêu cầu; công nhận một phần yêu cầu của bên đối phương; chấp nhận mức và lịch thanh toán; miễn, giảm lãi, phạt hoặc chi phí; chấp nhận biện pháp bảo đảm; thỏa thuận hòa giải; từ bỏ quyền; hoặc xác lập nghĩa vụ mới.

Phạm vi chấp thuận không nên chỉ được xác định bằng một mức tiền. Doanh nghiệp cần làm rõ thời hạn và phương thức thực hiện, biện pháp bảo đảm, hậu quả khi vi phạm và thời điểm thực hiện các bước như rút yêu cầu hoặc chấm dứt thủ tục. Nếu xuất hiện phương án vượt ngoài phạm vi đã thống nhất, người đại diện cần trao đổi với luật sư và xin ý kiến người có thẩm quyền trước khi quyết định.

6. Đã phân công người theo dõi và thực hiện công việc sau buổi làm việc chưa?

Doanh nghiệp cần thống nhất người ghi nhận kết quả, yêu cầu của cơ quan giải quyết tranh chấp, quyết định hoặc cam kết đã được đưa ra, thời hạn cần lưu ý và công việc tiếp theo.

Sau buổi làm việc, doanh nghiệp phối hợp với luật sư kiểm tra biên bản hoặc tài liệu ghi nhận; phản ánh kịp thời điểm chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ theo thủ tục áp dụng; cập nhật dòng thời gian và bảng theo dõi; phân công người phụ trách; và theo dõi từng công việc đến khi hoàn tất.

Phiếu chuẩn bị cho từng buổi làm việc

Đầu mối nội bộ sử dụng phiếu dưới đây để phối hợp với luật sư, xác định nội dung cần chuẩn bị, người phụ trách và thời hạn hoàn thành.

Sử dụng checklist

• Checklist nên được lập cho từng buổi làm việc và cập nhật ngay khi có thông báo, tài liệu hoặc diễn biến mới. Đầu mối nội bộ phối hợp với luật sư xác định công việc cần ưu tiên, người phụ trách, thời hạn hoàn thành và nội dung cần phê duyệt.
• Checklist không thay thế việc nghiên cứu hồ sơ hoặc tư vấn cho từng vụ việc. Tùy thủ tục tại Tòa án hoặc trọng tài, luật sư và doanh nghiệp cần điều chỉnh thành phần tham gia, tài liệu, phạm vi trình bày và cơ chế ra quyết định cho phù hợp.
• Chuẩn bị trước mỗi buổi làm việc là điểm mà chiến lược pháp lý được chuyển thành hành động cụ thể. Một checklist hiệu quả phải giúp doanh nghiệp biết rõ ai tham gia, cần chuẩn bị gì, vấn đề nào có thể quyết định và công việc nào phải tiếp tục theo dõi sau buổi làm việc.

Đọc thêm

Bài phân tích: Doanh nghiệp cần phối hợp với luật sư như thế nào trong quá trình tố tụng?

Góc nhìn chuyên gia: Doanh nghiệp cần ra quyết định đúng lúc trong quá trình tố tụng

Liên hệ và trao đổi với SENLAW:

• Địa chỉ: Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 028 7307 3579
• Email: luatsu@senlaw.vn
• Website: senlaw.vn
• LinkedIn SENLAW | Facebook SENLAW