Trong quá trình tham gia giải quyết tranh chấp, tôi nhận thấy doanh nghiệp không phải lúc nào cũng thiếu phương án. Khó khăn thường nằm ở chỗ phương án đã được luật sư phân tích nhưng quyết định cần thiết chưa được đưa ra đúng lúc.

Một đề nghị hòa giải có thể chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định. Một tài liệu mới có thể làm thay đổi cách đánh giá yêu cầu. Một vấn đề phát sinh tại buổi làm việc, phiên tòa hoặc phiên họp trọng tài có thể cần được phản hồi trong thời gian ngắn. Nếu người tham gia không có đủ thẩm quyền hoặc quy trình phê duyệt nội bộ kéo dài, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ phương án vốn phù hợp với mục tiêu của mình.

Theo tôi, “quyết định đúng lúc” không có nghĩa là quyết định vội vàng. Đó là việc doanh nghiệp nhận diện được vấn đề cần quyết định, có đủ thông tin cần thiết, xác định trước thẩm quyền và tổ chức cơ chế phản hồi phù hợp với tiến trình giải quyết tranh chấp.

1. Muốn quyết định đúng lúc, trước hết phải xác định đúng vấn đề

Để đưa ra khuyến nghị phù hợp, luật sư cần hiểu rõ kết quả doanh nghiệp thực sự muốn đạt được. Khi xem xét một phương án thương lượng, câu hỏi không chỉ là doanh nghiệp có chấp nhận giảm số tiền yêu cầu hay không. Doanh nghiệp còn phải xác định mình ưu tiên thu hồi sớm một phần, tiếp tục yêu cầu toàn bộ khoản nợ, duy trì quan hệ hợp tác hay chấm dứt tranh chấp trong một thời hạn nhất định.

Mỗi mục tiêu dẫn đến một cách tiếp cận khác nhau. Doanh nghiệp không nên chỉ giao cho luật sư một yêu cầu chung như “phải thắng” hoặc “phải thu hồi đủ”, mà cần làm rõ thứ tự ưu tiên, giới hạn có thể chấp nhận và những hệ quả kinh doanh cần tránh.

Ở chiều ngược lại, luật sư cần chỉ rõ thông tin, tài liệu còn thiếu và giải thích vì sao những nội dung đó cần thiết cho việc đánh giá. Thay vì gửi cho doanh nghiệp một bản phân tích dài nhưng không xác định rõ việc cần quyết định, luật sư nên trình bày cụ thể:

• Vấn đề doanh nghiệp cần quyết định;
• Thời điểm cần có quyết định;
• Các phương án có thể lựa chọn;
• Hệ quả pháp lý và tác động chính của từng phương án;
• Thông tin còn thiếu hoặc điểm chưa chắc chắn; và
• Khuyến nghị của luật sư.

Cách trình bày này giúp người có thẩm quyền hiểu rõ mình đang quyết định việc gì, trên cơ sở nào và quyết định đó cần được đưa ra trước thời điểm nào.

2. Thông tin bất lợi cần được chia sẻ trước khi đối phương sử dụng

Trong quá trình tố tụng, thông tin mới hoặc những tình tiết trước đây chưa được làm rõ có thể ảnh hưởng đến yêu cầu và lập luận mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Đối phương có thể viện dẫn trao đổi của nhân viên, tài liệu thể hiện doanh nghiệp chưa hoàn thành một phần nghĩa vụ hoặc cách các bên đã thực hiện khác với nội dung được ghi trong hợp đồng.

Khi đó, doanh nghiệp không nên mặc nhiên bác bỏ thông tin hoặc tự loại bỏ tài liệu mà mình cho rằng bất lợi. Việc cần làm là cung cấp cho luật sư đầy đủ bối cảnh để kiểm tra nguồn thông tin, thẩm quyền của người trao đổi, diễn biến thực tế và mối liên hệ với các tài liệu khác trong hồ sơ.

Theo kinh nghiệm của tôi, luật sư có thể xử lý một tình tiết bất lợi đã được biết và chuẩn bị từ trước; nhưng rất khó bảo vệ doanh nghiệp trước một thông tin quan trọng chỉ xuất hiện khi thời hạn phản hồi đã cận kề.

Sau khi rà soát, luật sư cần giải thích rõ căn cứ nào vẫn có thể sử dụng, nhận định nào cần được điều chỉnh và thông tin mới làm thay đổi mức độ rủi ro đến đâu. Việc đánh giá lại không đồng nghĩa doanh nghiệp phải từ bỏ yêu cầu hoặc thay đổi toàn bộ chiến lược. Điều quan trọng là phương án tiếp tục được thực hiện phải phù hợp với những tình tiết đã được xác minh.

3. Thẩm quyền quyết định phải được chuẩn bị trước tình huống phát sinh

Không phải vấn đề nào cũng có thể chờ doanh nghiệp hoàn tất một quy trình xin ý kiến kéo dài. Trong khi đó, luật sư hoặc người trực tiếp tham gia tố tụng không đương nhiên có quyền quyết định thay doanh nghiệp.

Trước các buổi làm việc, phiên tòa hoặc phiên họp trọng tài, doanh nghiệp nên thống nhất rõ ba nhóm vấn đề:

• Những việc người đại diện được chủ động quyết định;
• Những việc phải xin ý kiến bổ sung; và
• Những cam kết không được đưa ra nếu chưa có phê duyệt của người có thẩm quyền.

Phạm vi thương lượng cũng không nên chỉ được xác định bằng một mức tiền tối thiểu. Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời thời hạn và phương thức thanh toán; lãi, phạt và chi phí; biện pháp bảo đảm; hậu quả nếu đối phương vi phạm; thời điểm rút hoặc thay đổi yêu cầu; và cách xử lý phần nghĩa vụ còn lại.

Chẳng hạn, việc chấp nhận thanh toán một phần có thể phù hợp nếu khoản tiền được trả ngay và phần còn lại được bảo đảm. Nhưng cùng một tỷ lệ thanh toán có thể không phù hợp nếu thời hạn kéo dài, không có biện pháp bảo đảm hoặc doanh nghiệp phải rút yêu cầu trước khi nghĩa vụ được thực hiện.

Nếu đề nghị của đối phương vượt ngoài phạm vi đã được phê duyệt, người đại diện cần báo cáo ngay, nêu rõ điểm khác biệt, hệ quả và khuyến nghị của luật sư. Doanh nghiệp cũng cần bố trí người có thẩm quyền hoặc người thay thế có thể phản hồi trong thời gian cần thiết. Nhờ đó, quyết định vừa được kiểm soát đúng thẩm quyền, vừa không bị trì hoãn đến mức mất đi ý nghĩa đối với vụ việc.

4. Cơ chế ra quyết định phải được duy trì trong suốt vụ việc

Quá trình tố tụng có thể kéo dài qua nhiều giai đoạn. Người phụ trách phía doanh nghiệp có thể thay đổi, trong khi mục tiêu kinh doanh, tình trạng tài chính của đối phương hoặc triển vọng thi hành cũng có thể biến động. Vì vậy, cơ chế phối hợp và ra quyết định không thể chỉ được thiết lập ở thời điểm bắt đầu vụ việc.

Doanh nghiệp nên duy trì một đầu mối xuyên suốt, theo dõi các mốc thời gian và ghi nhận những vấn đề đang chờ quyết định. Khi thay đổi nhân sự, việc bàn giao không nên chỉ gồm hồ sơ và danh mục công việc, mà còn phải bao gồm “lịch sử quyết định”: phương án nào đã được cân nhắc, vì sao được lựa chọn hoặc không được lựa chọn, giới hạn nào đã được ban lãnh đạo xác lập và vấn đề nào cần tiếp tục theo dõi.

Luật sư cần cập nhật khi đánh giá pháp lý, rủi ro, chi phí hoặc khả năng đạt được kết quả đã thay đổi. Doanh nghiệp cần phản hồi đúng thời hạn, thông báo kịp thời những diễn biến ngoài tố tụng và bố trí nguồn lực cho bước tiếp theo. Đối với vấn đề khẩn hoặc có thể ảnh hưởng đáng kể đến quyền lợi, hai bên cần có cơ chế báo cáo ngay, thay vì chờ kỳ cập nhật định kỳ.

Sự phối hợp xuyên suốt giúp doanh nghiệp không phải bắt đầu lại việc đánh giá mỗi khi nhân sự hoặc tình huống thay đổi, đồng thời bảo đảm quyết định ở từng giai đoạn vẫn phù hợp với mục tiêu chung của vụ việc.

Quyết định đúng lúc không đồng nghĩa với quyết định vội vàng

Theo tôi, ra quyết định đúng lúc không có nghĩa là lựa chọn phương án nhanh nhất. Điều quan trọng là doanh nghiệp nhận diện được thời điểm không thể tiếp tục trì hoãn, có đủ thông tin cần thiết và chuyển vấn đề đến đúng người có thẩm quyền.

Luật sư phải giúp doanh nghiệp nhìn rõ các lựa chọn và hệ quả; doanh nghiệp phải tổ chức cơ chế để quyết định được đưa ra khi quyết định đó vẫn còn giá trị đối với vụ việc. Khi hai phía thực hiện đúng vai trò của mình, chiến lược pháp lý mới có thể được triển khai nhất quán và phục vụ kết quả thực tế doanh nghiệp cần đạt được.

Về chuyên gia

LS. Nguyễn Phương Liên là Luật sư của SENLAW, Thạc sĩ Luật chuyên ngành Luật Dân sự và Tố tụng dân sự. Luật sư Liên có kinh nghiệm tư vấn cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực lao động, quản trị doanh nghiệp và hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; đồng thời tham gia xử lý các tranh chấp và vấn đề pháp lý đặc thù.

Tại SENLAW, Luật sư Liên phụ trách lĩnh vực giải quyết tranh chấp, trực tiếp đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng tại Tòa án và trọng tài. Kinh nghiệm trực tiếp làm việc với hồ sơ tranh chấp giúp Luật sư Liên tiếp cận quá trình giải quyết vụ việc không chỉ từ căn cứ pháp lý, mà còn từ yêu cầu chứng minh, thời điểm ra quyết định, khả năng thi hành và kết quả thực tế doanh nghiệp cần đạt được.

Đọc thêm

Bài phân tích: Doanh nghiệp cần phối hợp với luật sư như thế nào trong quá trình tố tụng?

SENLAW Legal Brief: Checklist chuẩn bị cùng luật sư trước buổi làm việc, phiên tòa hoặc phiên họp trọng tài

Liên hệ và trao đổi với SENLAW:

• Địa chỉ: Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 028 7307 3579
• Email: luatsu@senlaw.vn
• Website: senlaw.vn
• LinkedIn SENLAW | Facebook SENLAW