Trao đổi cùng
LS. Đặng Diệu Phương
Luật sư Thành viên | SENLAW

Thực hiện: Ban Biên tập SENLAW

“Một ý kiến pháp lý chỉ thực sự có giá trị khi giúp người có thẩm quyền hiểu rõ rủi ro, hệ quả và các lựa chọn còn lại để đưa ra quyết định kinh doanh.”

Trong doanh nghiệp, pháp lý đôi khi bị xem là bộ phận làm chậm giao dịch khi đặt thêm câu hỏi hoặc đề nghị sửa những nội dung mà kinh doanh đã gần chốt với đối tác. Nhưng từ kinh nghiệm trực tiếp phụ trách pháp lý nội bộ, LS. Đặng Diệu Phương cho rằng vấn đề không nhất thiết nằm ở việc pháp lý quá thận trọng hay kinh doanh quá vội vàng. Khoảng cách thường xuất hiện khi hai bộ phận chưa đưa cơ hội, chi phí và rủi ro về cùng một cơ sở để trao đổi.

Trong cuộc trao đổi với Ban Biên tập SENLAW, LS. Phương chia sẻ cách pháp lý có thể tham gia vào quyết định kinh doanh mà không quyết định thay doanh nghiệp; những thông tin ban lãnh đạo thực sự cần khi xem xét một rủi ro; và cách tổ chức phối hợp để doanh nghiệp vừa nắm bắt cơ hội, vừa kiểm soát được những cam kết sau khi hợp đồng được ký.

Vì sao pháp lý đôi khi bị nhìn nhận là đang làm chậm kinh doanh?

LS. Đặng Diệu Phương:

Tôi nghĩ nhiều người làm pháp lý nội bộ đã từng nghe nhận xét này. Nhưng khi nhìn lại, tôi thấy nguyên nhân thường không nằm ở việc hai bộ phận theo đuổi hai mục tiêu đối lập. Kinh doanh và pháp lý đều mong muốn giao dịch tạo ra giá trị cho doanh nghiệp và không dẫn đến những tổn thất đáng lẽ có thể phòng tránh.

Khác biệt nằm ở loại thông tin mà mỗi bên quan tâm. Kinh doanh nhìn vào khách hàng, doanh thu, tốc độ triển khai và cơ hội trên thị trường. Pháp lý nhìn vào quyền, nghĩa vụ, giới hạn trách nhiệm, khả năng phát sinh tranh chấp và việc doanh nghiệp có thể thực hiện những gì đang dự kiến cam kết hay không.

Cảm giác pháp lý làm chậm giao dịch thường rõ nhất khi pháp lý được tham gia quá muộn. Giá, tiến độ, điều kiện thanh toán hoặc những cam kết quan trọng đã gần như được thống nhất; thời điểm ký cũng đã được ấn định. Khi đó, mỗi đề nghị sửa đổi đều có thể khiến kinh doanh phải quay lại trao đổi với đối tác. Đây là một tình huống khó cho cả hai bên: kinh doanh chịu áp lực chốt giao dịch, còn pháp lý không thể bỏ qua một rủi ro chỉ vì hồ sơ được chuyển đến muộn.

Vì vậy, trước khi nói pháp lý đang cản trở kinh doanh, doanh nghiệp nên xem lại hai vấn đề: pháp lý được tham gia vào thời điểm nào và đã nhận đủ thông tin về giao dịch hay chưa. Một bản hợp đồng không đi kèm mục tiêu, bối cảnh đàm phán, điều kiện thương mại và khả năng thực hiện sẽ rất khó được đánh giá đúng.

Pháp lý cũng cần thay đổi cách trao đổi. Nếu chỉ nói “điều khoản này rủi ro cao” hoặc “không nên ký”, kinh doanh sẽ không biết phải làm gì tiếp theo. Ý kiến pháp lý cần cho thấy rủi ro nằm ở đâu, khi nào có thể xảy ra, tác động đến doanh nghiệp như thế nào và còn phương án nào để giao dịch có thể tiếp tục.

Khi hai bên có cùng dữ liệu để trao đổi, pháp lý không còn đứng ở cuối quy trình để ngăn một quyết định. Pháp lý trở thành một phần của quá trình xây dựng phương án ngay từ đầu.

Một hợp đồng tốt có phải là hợp đồng chuyển càng nhiều rủi ro sang đối tác càng tốt?

LS. Đặng Diệu Phương:

Một hợp đồng tốt không phải là hợp đồng đưa toàn bộ rủi ro sang phía đối tác. Đó là hợp đồng phân bổ rủi ro rõ ràng, hợp lý và có thể thực hiện được.

Trong một giao dịch, mỗi bên có khả năng kiểm soát những loại rủi ro khác nhau. Nhà cung cấp có thể kiểm soát tốt hơn chất lượng và tiến độ sản xuất. Bên mua có thể kiểm soát quy trình phê duyệt, nghiệm thu và thanh toán của mình. Rủi ro nên được giao cho bên có khả năng phòng ngừa hoặc xử lý tốt hơn, đồng thời phải tương xứng với giá và lợi ích mà mỗi bên nhận được.

Nếu một bên cố gắng chuyển mọi trách nhiệm cho bên còn lại, kết quả chưa chắc có lợi. Đối tác có thể yêu cầu tăng giá, bổ sung ngoại lệ, giảm phạm vi cam kết hoặc từ chối giao dịch. Cũng có trường hợp đối tác chấp nhận điều khoản rất nặng để ký hợp đồng nhưng trên thực tế lại không có khả năng thực hiện. Khi đó, một điều khoản có vẻ bảo vệ doanh nghiệp trên giấy không bảo đảm doanh nghiệp sẽ nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản bồi thường mình cần.

Pháp lý cần phân biệt ba tầng vấn đề.

Thứ nhất là những điểm phải được xử lý trước khi giao dịch tiếp tục, chẳng hạn nội dung có thể làm giao dịch không hợp pháp, không có hiệu lực hoặc không thể thực hiện. Đây không phải là phạm vi để đánh đổi bằng một lợi ích thương mại.

Thứ hai là những rủi ro có thể thương lượng và phân bổ. Thời hạn thanh toán, thời gian bảo hành, cơ chế điều chỉnh giá hoặc giới hạn trách nhiệm có thể được thiết kế theo nhiều cách. Nhưng khả năng linh hoạt luôn phụ thuộc vào từng giao dịch, năng lực của doanh nghiệp và biện pháp kiểm soát đi kèm.

Thứ ba là những rủi ro có thể gây tác động lớn đến tài sản, dòng tiền hoặc hoạt động kinh doanh. Với nhóm này, pháp lý cần làm rõ mức tổn thất có thể xảy ra và liệu mức đó có vượt quá khả năng chịu đựng hoặc giới hạn rủi ro đã được doanh nghiệp phê duyệt hay không. Quyết định cuối cùng thuộc về người có thẩm quyền, không thuộc riêng bộ phận pháp lý.

Vì vậy, mục tiêu của đàm phán không phải là thắng từng điều khoản. Điều cần bảo vệ là mục tiêu cốt lõi của giao dịch và khả năng kiểm soát hậu quả nếu một cam kết không được thực hiện như dự kiến.

Pháp lý nên trình bày rủi ro như thế nào để ban lãnh đạo có thể quyết định?

LS. Đặng Diệu Phương:

Khi làm việc với ban lãnh đạo, tôi thường tránh những kết luận đứng một mình như “điều khoản này bất lợi” hoặc “rủi ro cao”. Những nhận định đó có thể đúng nhưng chưa đủ cho một quyết định kinh doanh.

Ban lãnh đạo không cần nhận một danh sách dài tất cả điều khoản pháp lý cho là chưa phù hợp. Họ cần biết vấn đề nào thực sự cần quyết định, nếu giữ nguyên thì điều gì có thể xảy ra, nếu sửa thì lợi ích thay đổi thế nào và nếu đối tác không đồng ý thì còn phương án nào khác.

Theo tôi, một vấn đề trình người có thẩm quyền nên làm rõ ít nhất sáu nội dung:

1. Điều khoản hoặc vấn đề cần quyết định;
2. Lợi ích doanh nghiệp có khả năng nhận được;
3. Rủi ro, khả năng xảy ra và cơ sở của đánh giá;
4. Mức độ tác động nếu rủi ro xảy ra;
5. Phương án đề xuất và phương án thay thế;
6. Nội dung cụ thể cần người có thẩm quyền phê duyệt.

Chẳng hạn, nếu khách hàng đề nghị thời hạn thanh toán dài hơn, pháp lý không thể tự đánh giá toàn bộ vấn đề. Kinh doanh cần làm rõ sản lượng và giá trị của khách hàng. Tài chính phải tính chi phí vốn, hạn mức công nợ và tác động đến dòng tiền. Pháp lý xem xét quyền yêu cầu thanh toán, lãi chậm trả, điều kiện tạm dừng cung cấp và khả năng thu hồi công nợ nếu vi phạm xảy ra.

Nếu không thể rút ngắn thời hạn thanh toán, doanh nghiệp vẫn có thể xem xét các phương án khác: tăng tỷ lệ thanh toán trước, thanh toán theo từng đợt, quy định hạn mức công nợ, yêu cầu biện pháp bảo đảm, đối chiếu công nợ định kỳ hoặc có quyền dừng cung cấp khi dư nợ vượt ngưỡng.

Một điểm tôi cho rằng rất quan trọng là phải tách phương án ưu tiên với phương án dự phòng. Pháp lý không nên chỉ nêu điều mình muốn đối tác chấp nhận. Cần chuẩn bị thêm phương án nếu đề xuất đầu tiên bị từ chối, và làm rõ phần rủi ro còn lại nếu doanh nghiệp lựa chọn phương án đó.

Khi thông tin được trình bày theo cách này, pháp lý không quyết định thay ban lãnh đạo. Pháp lý giúp người quyết định nhìn thấy đầy đủ sự đánh đổi trước khi lựa chọn.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để đàm phán nhanh hơn mà vẫn kiểm soát được rủi ro?

LS. Đặng Diệu Phương:

Đàm phán thường kéo dài khi doanh nghiệp chưa xác định rõ điều gì phải giữ, điều gì có thể linh hoạt và ai có quyền quyết định khi phương án thay đổi.

Trước khi làm việc với đối tác, doanh nghiệp nên phân loại các nội dung thành ba tầng.

Tầng thứ nhất là điểm giới hạn: những vấn đề không thể chấp nhận nếu chưa được xử lý vì có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp, hiệu lực, khả năng thực hiện hoặc khiến doanh nghiệp chịu tổn thất vượt quá giới hạn cho phép.

Tầng thứ hai là điểm cần ưu tiên bảo vệ: những điều khoản tác động trực tiếp đến mục tiêu giao dịch, dòng tiền, tài sản cốt lõi hoặc khả năng vận hành. Doanh nghiệp có thể thương lượng, nhưng chỉ nên nhượng bộ khi lợi ích nhận lại đủ rõ và có biện pháp kiểm soát.

Tầng thứ ba là điểm có thể linh hoạt: những nội dung có thể thay đổi mà không làm mất mục tiêu cốt lõi. Ở nhóm này, doanh nghiệp có thể chủ động trao đổi để đổi lấy một điều kiện khác hoặc sử dụng một cơ chế thay thế.

Đối với các giao dịch lặp lại, doanh nghiệp nên xác định trước phạm vi mà kinh doanh được chủ động. Có những điều khoản có thể sử dụng theo mẫu hoặc thay đổi trong một giới hạn đã phê duyệt. Có những nội dung phải tham vấn pháp lý, tài chính hoặc bộ phận chuyên môn. Những vấn đề vượt ngưỡng phải được trình đúng cấp có thẩm quyền.

Ngưỡng này có thể được xác định theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, chẳng hạn:

• Thời hạn thanh toán vượt chính sách tín dụng;
• Giá trị công nợ hoặc trách nhiệm vượt hạn mức;
• Cam kết độc quyền hoặc hạn chế cạnh tranh;
• Chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ;
• Thu thập, xử lý hoặc chuyển dữ liệu;
• Giao dịch có yếu tố nước ngoài;
• Cam kết dài hạn hoặc khó kết thúc;
• Điều khoản khác với mẫu đã được phê duyệt và có tác động đáng kể.

Cách làm này giúp kinh doanh biết phần nào mình có thể chủ động, thay vì phải hỏi pháp lý về mọi thay đổi. Pháp lý cũng có thể tập trung vào những vấn đề thực sự cần chuyên môn và sự cân nhắc kỹ hơn.

Cuối cùng, mỗi đề xuất trong đàm phán nên có ít nhất một phương án thay thế. Khi không chỉ nói “không đồng ý” mà chỉ rõ mục tiêu cần bảo vệ và một cách khác để đạt mục tiêu đó, pháp lý sẽ giúp cuộc đàm phán tiến lên thay vì đưa các bên vào bế tắc.

Ai có quyền chấp nhận rủi ro và quyết định đó cần được quản lý như thế nào sau khi ký?

LS. Đặng Diệu Phương:

Đây là điểm doanh nghiệp rất dễ bỏ qua. Một rủi ro được phát hiện trong quá trình rà soát có thể không được đối tác chấp nhận sửa. Khi đó, nếu giao dịch vẫn tiếp tục, cần có một quyết định rõ ràng về việc ai chấp nhận phần rủi ro còn lại.

Bộ phận pháp lý có trách nhiệm nhận diện rủi ro, làm rõ hệ quả và đề xuất phương án. Pháp lý không có trách nhiệm quyết định thay doanh nghiệp có nên đánh đổi rủi ro để nhận một lợi ích thương mại hay không. Tương tự, kinh doanh không nên tự chấp nhận một điều kiện vượt quá phạm vi được phân quyền chỉ vì cần hoàn tất giao dịch.

Khi kinh doanh và pháp lý chưa thống nhất, người đứng đầu không cần đóng vai trọng tài để chọn bên nào đúng. Điều cần làm là yêu cầu mỗi bộ phận cung cấp đúng dữ liệu thuộc chuyên môn của mình. Kinh doanh làm rõ giá trị và tính khả thi của cơ hội. Tài chính lượng hóa ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng chịu đựng tổn thất. Vận hành xác nhận khả năng thực hiện. Pháp lý phân tích quyền, nghĩa vụ, hậu quả và phương án kiểm soát. Trên cơ sở đó, người có thẩm quyền quyết định doanh nghiệp có chấp nhận sự đánh đổi hay không.

Tùy giá trị và mức độ ảnh hưởng, việc chấp nhận rủi ro có thể được ghi nhận trong tờ trình giao dịch, bảng tổng hợp kết quả rà soát, biên bản phê duyệt hoặc cơ chế nội bộ phù hợp. Hồ sơ nên cho biết rủi ro nào được chấp nhận, vì sao chấp nhận, giới hạn ở đâu, điều kiện kèm theo là gì và ai chịu trách nhiệm theo dõi.

Việc quản lý sau khi ký cũng quan trọng không kém quyết định ban đầu. Nếu doanh nghiệp chấp nhận thời hạn thanh toán dài hơn để đổi lấy sản lượng tối thiểu, cần có người theo dõi cả công nợ lẫn sản lượng. Nếu sản lượng không đạt nhưng doanh nghiệp vẫn tiếp tục cho hưởng thời hạn thanh toán dài, cơ sở của sự đánh đổi ban đầu đã thay đổi và giao dịch cần được đánh giá lại.

Tôi cho rằng kinh doanh cần pháp lý để biết giới hạn của một quyết định; pháp lý cần kinh doanh để hiểu giá trị doanh nghiệp đang theo đuổi. Khi mỗi bên cung cấp đúng thông tin và người có thẩm quyền chịu trách nhiệm về lựa chọn cuối cùng, doanh nghiệp có thể đi nhanh mà không phải quyết định trong tình trạng chưa hiểu rõ rủi ro.

Về chuyên gia

LS. Đặng Diệu Phương là Luật sư Thành viên của SENLAW, có nhiều năm kinh nghiệm đảm nhiệm các vị trí pháp lý cấp cao trong doanh nghiệp. Bà từng trực tiếp tư vấn và đồng hành cùng ban lãnh đạo trong quản trị doanh nghiệp, đầu tư, giao dịch thương mại, quản trị rủi ro và giải quyết tranh chấp.

Lĩnh vực hành nghề của LS. Phương tập trung vào doanh nghiệp và quản trị, mua bán và sáp nhập, công nghệ — bao gồm thương mại điện tử, fintech, trí tuệ nhân tạo và bảo vệ dữ liệu cá nhân — cùng các giao dịch trong ngành công nghiệp ô tô và cơ khí.

LS. Phương hiện đồng thời là Phó Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) và tham gia giải quyết các tranh chấp thương mại trong nước, quốc tế với tư cách trọng tài viên.

Đọc thêm

Bài phân tích: Hợp đồng thương mại: Doanh nghiệp cân bằng mục tiêu kinh doanh và rủi ro pháp lý như thế nào?

SENLAW Legal Brief: Khi nào doanh nghiệp có thể chấp nhận một điều khoản bất lợi trong hợp đồng?

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW