“Kiểm soát pháp lý không nhằm loại bỏ mọi rủi ro của giao dịch, mà giúp doanh nghiệp hiểu mình đang chấp nhận điều gì, hệ quả có thể xảy ra và cần kiểm soát rủi ro đó như thế nào.”

Một khách hàng chiến lược đề nghị được thanh toán chậm hơn thời hạn thông thường của doanh nghiệp. Đổi lại, khách hàng cam kết mua khối lượng hàng hóa lớn trong thời gian dài; việc trở thành nhà cung cấp của khách hàng này còn có thể mở ra cơ hội tiếp cận một thị trường mới.

Đề nghị đó đặt các bộ phận trước những mối quan tâm khác nhau. Kinh doanh muốn sớm chốt giao dịch vì cơ hội cạnh tranh không kéo dài. Tài chính lo ngại áp lực vốn lưu động và công nợ. Pháp lý nhận thấy hợp đồng chưa có cơ chế bảo đảm thanh toán đủ mạnh nếu khách hàng chậm trả.

Trong tình huống này, pháp lý không thể tự mình trả lời doanh nghiệp nên ký hay từ chối. Quyết định chỉ có cơ sở khi lợi ích thương mại, khả năng xảy ra rủi ro, mức độ tác động và phương án kiểm soát được đặt cạnh nhau. Khi đó, việc ký hợp đồng không còn chủ yếu dựa vào kỳ vọng hoặc sự thận trọng, mà là một sự lựa chọn đã được cân nhắc và phê duyệt đúng thẩm quyền.

Kiểm soát pháp lý không đồng nghĩa với loại bỏ mọi rủi ro

Không có hợp đồng thương mại nào hoàn toàn không có rủi ro. Đối tác có thể đề nghị một điều kiện bất lợi; thị trường có thể thay đổi; việc thực hiện có thể không diễn ra đúng dự kiến. Ngay cả một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ cũng không thể bảo đảm mọi cam kết đều được thực hiện đầy đủ.

Nếu mục tiêu của rà soát pháp lý là loại bỏ tất cả rủi ro, doanh nghiệp có thể mất cơ hội hoặc không thể hoàn tất giao dịch. Nhưng nếu chỉ nhìn vào doanh thu, thị phần hoặc một quan hệ chiến lược, doanh nghiệp có thể chấp nhận những nghĩa vụ vượt quá năng lực tài chính, vận hành hoặc khả năng chịu đựng tổn thất của mình.

Kiểm soát pháp lý vì vậy không phải là lựa chọn giữa “an toàn” và “kinh doanh”. Pháp lý cần giúp doanh nghiệp phân biệt:

• Rủi ro nào phải được xử lý trước khi giao dịch tiếp tục;
• Rủi ro nào có thể giảm thiểu hoặc phân bổ bằng hợp đồng;
• Rủi ro nào có thể chấp nhận để đổi lấy một lợi ích tương xứng;
• Rủi ro nào phải tiếp tục theo dõi sau khi hợp đồng được ký.

Muốn quyết định đúng, các bộ phận phải cung cấp đúng thông tin

Một điều khoản không tự thân là tốt hay xấu trong mọi giao dịch. Thời hạn thanh toán 60 ngày có thể phù hợp với doanh nghiệp có dòng tiền ổn định nhưng lại tạo áp lực lớn đối với một nhà cung cấp phải thanh toán trước cho nguyên liệu. Một giới hạn trách nhiệm có thể hợp lý với hợp đồng giá trị nhỏ, nhưng không phù hợp nếu một vi phạm có khả năng làm gián đoạn toàn bộ hoạt động sản xuất.

Do đó, đánh giá hợp đồng không phải là công việc riêng của pháp lý:

• Kinh doanh làm rõ giá trị doanh nghiệp kỳ vọng nhận được, điều kiện thương mại đã trao đổi và những nội dung có ý nghĩa quyết định đối với giao dịch;
• Tài chính – kế toán đánh giá dòng tiền, chi phí vốn, hạn mức công nợ, nghĩa vụ thuế và khả năng chịu đựng tổn thất;
• Bộ phận chuyên môn hoặc vận hành xác nhận tiêu chuẩn kỹ thuật, tiến độ, nguồn lực và khả năng thực hiện;
• Pháp lý xác định giới hạn của pháp luật, quyền và nghĩa vụ, hệ quả của từng phương án và cơ chế có thể sử dụng để kiểm soát rủi ro;
• Người có thẩm quyền quyết định có chấp nhận sự đánh đổi hay không trên cơ sở các thông tin đó.

Nếu kinh doanh chỉ nói “đây là khách hàng lớn” và pháp lý chỉ kết luận “điều khoản này rủi ro cao”, người quyết định vẫn chưa biết lợi ích lớn đến đâu, rủi ro có khả năng xảy ra thế nào và doanh nghiệp có thể làm gì để giảm tác động.

Năm nguyên tắc để cân bằng lợi ích và rủi ro

Trước khi xem xét từng điều khoản, doanh nghiệp có thể thống nhất năm nguyên tắc chung.

1. Không phải mọi rủi ro đều có thể hoặc nên loại bỏ

Có những rủi ro là một phần bình thường của hoạt động kinh doanh. Vấn đề không chỉ là hợp đồng có rủi ro hay không, mà là doanh nghiệp có nhận diện được rủi ro, hiểu hệ quả và chủ động lựa chọn phương án xử lý hay không.

2. Rủi ro phải được đánh giá trong bối cảnh cụ thể của giao dịch

Cùng một điều khoản có thể dẫn đến những quyết định khác nhau tùy thuộc vào giá trị hợp đồng, vị thế đàm phán, đặc điểm ngành, dòng tiền, năng lực vận hành và tầm quan trọng của đối tác.

3. Phải xem xét cả khả năng xảy ra và mức độ tác động

Một sự kiện có hậu quả lớn nhưng khả năng xảy ra rất thấp cần được nhìn khác với một rủi ro có giá trị nhỏ nhưng thường xuyên lặp lại. Chỉ gọi chung là “rủi ro cao” sẽ không đủ để hỗ trợ quyết định.

4. Mỗi rủi ro cần có một phương án xử lý

Tùy tính chất của vấn đề, doanh nghiệp có thể loại bỏ, giảm thiểu, phân bổ, chuyển giao hoặc chấp nhận rủi ro. Nếu một đề xuất sửa đổi không được đối tác đồng ý, cần xem còn cơ chế nào khác bảo vệ được cùng một mục tiêu hay không.

5. Rủi ro được chấp nhận phải đúng thẩm quyền và có người theo dõi

Một điều khoản bất lợi không nên được mặc nhiên chấp nhận chỉ vì thời điểm ký đã đến gần. Doanh nghiệp cần biết ai có quyền quyết định, điều kiện chấp nhận là gì và bộ phận nào chịu trách nhiệm theo dõi sau khi ký.

Bốn nhóm rủi ro và cách doanh nghiệp nên xử lý

1. Rủi ro phải được xử lý trước khi doanh nghiệp quyết định giao dịch

Trước khi cân nhắc lợi ích thương mại, doanh nghiệp cần kiểm tra giao dịch có thuộc trường hợp bị pháp luật cấm, có trái đạo đức xã hội hoặc có khiếm khuyết ảnh hưởng đến điều kiện có hiệu lực hay không. Tùy trường hợp, giao dịch có thể bị vô hiệu toàn bộ hoặc một phần. Khi đó, lợi ích kỳ vọng có thể không được bảo đảm; các bên phải xử lý hậu quả theo quy định của pháp luật và bên có lỗi có thể phải bồi thường thiệt hại.

Tuy nhiên, không phải mọi vấn đề pháp lý đều đương nhiên làm hợp đồng vô hiệu. Một số thiếu sót về phê duyệt, thẩm quyền, hình thức, giấy phép hoặc điều kiện thực hiện có thể được khắc phục nếu được phát hiện đúng lúc. Một số nghĩa vụ tuân thủ về cạnh tranh, phòng, chống tham nhũng, bảo vệ dữ liệu, ngoại hối, thuế hoặc pháp luật chuyên ngành không trực tiếp quyết định hiệu lực hợp đồng nhưng vẫn có thể dẫn đến xử phạt, biện pháp khắc phục, gián đoạn hoạt động hoặc ảnh hưởng uy tín.

Vì vậy, kết luận ở nhóm này không nên chỉ là “rủi ro cao”. Pháp lý cần chỉ rõ:

• Vấn đề có ảnh hưởng đến hiệu lực giao dịch hay không;
• Có thể khắc phục bằng cách nào và trước thời điểm nào;
• Nếu không khắc phục, doanh nghiệp có được phép tiếp tục hay không;
• Hệ quả pháp lý và kinh doanh có thể phát sinh.

2. Rủi ro có thể giảm thiểu hoặc phân bổ bằng hợp đồng

Trong nhiều trường hợp, rủi ro không thể biến mất nhưng có thể được giao cho bên có khả năng kiểm soát tốt hơn hoặc được giới hạn bằng một cơ chế phù hợp.

Với nguy cơ chậm giao hàng, hợp đồng có thể yêu cầu bên cung cấp cảnh báo sớm, cập nhật kế hoạch khắc phục, ưu tiên giao phần hàng thiết yếu và chịu chế tài nếu vi phạm. Nếu các bên thỏa thuận phạt vi phạm, hợp đồng cần xác định rõ hành vi, căn cứ tính phạt và giới hạn áp dụng theo pháp luật điều chỉnh. Trường hợp yêu cầu bồi thường, doanh nghiệp còn phải xem xét thiệt hại thực tế, mối quan hệ nhân quả, nghĩa vụ chứng minh và nghĩa vụ hạn chế tổn thất.

Với rủi ro chất lượng, doanh nghiệp có thể quy định tiêu chuẩn kỹ thuật, phương pháp kiểm tra, mẫu chuẩn, nghiệm thu từng giai đoạn, bảo hành, đổi trả hoặc thực hiện lại. Với rủi ro thanh toán, doanh nghiệp có thể sử dụng hạn mức công nợ, đặt cọc, bảo lãnh, thanh toán theo đợt, quyền tạm dừng giao hàng hoặc quyền khấu trừ trong phạm vi pháp luật và thỏa thuận cho phép.

Tùy giao dịch, các công cụ thường được sử dụng còn có:

• Điều kiện tiên quyết;
• Cam kết và bảo đảm của các bên;
• Cơ chế kiểm tra, báo cáo và nghiệm thu;
• Bảo hiểm hoặc biện pháp bảo đảm;
• Giới hạn trách nhiệm và các trường hợp loại trừ giới hạn;
• Quyền yêu cầu khắc phục, tạm ngừng hoặc kết thúc hợp đồng;
• Cơ chế điều chỉnh giá, tiến độ hoặc phạm vi công việc.

Mục tiêu không phải là dồn mọi rủi ro cho đối tác. Một cơ chế phân bổ thiếu hợp lý có thể khiến đối tác tăng giá, từ chối giao dịch hoặc chấp nhận điều khoản nhưng không có khả năng thực hiện. Rủi ro nên được phân bổ cho bên có khả năng phòng ngừa, kiểm soát hoặc bảo hiểm tốt hơn, đồng thời phù hợp với giá trị mà mỗi bên nhận được.

3. Rủi ro có thể được chấp nhận để đổi lấy lợi ích thương mại

Không phải điều khoản bất lợi nào cũng cần loại bỏ. Doanh nghiệp có thể chủ động nhận một mức rủi ro nhất định để đổi lấy giá, sản lượng, thị trường, tốc độ hoặc một quan hệ chiến lược. Nhưng lợi ích phải được kiểm chứng thay vì chỉ dừng ở kỳ vọng.

Quay lại tình huống khách hàng đề nghị kéo dài thời hạn thanh toán thêm 30 ngày để đổi lấy sản lượng lớn. Trước khi chấp nhận, doanh nghiệp cần tính đến:

• Biên lợi nhuận thực tế sau khi trừ chi phí vốn;
• Mức công nợ tối đa có thể phát sinh;
• Khả năng khách hàng thực hiện cam kết sản lượng;
• Lịch sử và năng lực thanh toán của khách hàng;
• Tác động nếu doanh nghiệp vừa phải tiếp tục cung cấp vừa chưa thu được tiền;
• Khả năng thu hồi công nợ nếu hợp đồng bị vi phạm hoặc kết thúc sớm.

Nếu lợi ích vẫn tương xứng, doanh nghiệp có thể chấp nhận thời hạn thanh toán dài hơn nhưng kèm theo hạn mức công nợ, đơn hàng tối thiểu, thanh toán theo đợt, biện pháp bảo đảm hoặc quyền dừng cung cấp khi dư nợ vượt ngưỡng. Nếu cam kết sản lượng chỉ mang tính dự kiến trong khi nghĩa vụ thanh toán chậm là chắc chắn, sự đánh đổi đó cần được xem xét lại.

Điều cần so sánh không phải là doanh thu kỳ vọng với một khái niệm rủi ro chung chung, mà là giá trị thực doanh nghiệp có khả năng nhận được với tổn thất doanh nghiệp có thể phải gánh chịu sau khi đã áp dụng biện pháp kiểm soát.

4. Rủi ro phải được quản trị sau khi hợp đồng được ký

Một số rủi ro đã được nhận diện và chấp nhận tại thời điểm phê duyệt. Một số khác phát sinh do doanh nghiệp không thực hiện đúng cơ chế của chính hợp đồng: bỏ lỡ thời hạn thông báo, nghiệm thu không đúng trình tự, để bảo lãnh hết hiệu lực, không đối chiếu công nợ hoặc không ghi nhận thay đổi đã thống nhất với đối tác.

Đối với những rủi ro này, sửa câu chữ trong hợp đồng là chưa đủ. Doanh nghiệp cần chuyển các cam kết thành đầu việc quản lý:

• Lập danh mục nghĩa vụ, điều kiện và mốc thời hạn quan trọng;
• Xác định đầu mối quản lý hợp đồng và người phụ trách từng nghĩa vụ;
• Thiết lập cảnh báo đối với thanh toán, công nợ, bảo lãnh, gia hạn và thông báo;
• Quy định trường hợp phải báo cáo lại cho pháp lý hoặc người phê duyệt;
• Lưu giữ email, biên bản, chứng từ và tài liệu chứng minh quá trình thực hiện;
• Đánh giá lại rủi ro khi phạm vi, giá, tiến độ hoặc tình trạng đối tác thay đổi.

Quản trị sau khi ký đặc biệt quan trọng với những điều kiện mà doanh nghiệp đã chủ động chấp nhận. Nếu cơ chế bù đắp không được theo dõi, doanh nghiệp có thể phải gánh phần bất lợi nhưng không nhận được lợi ích đã dùng làm căn cứ cho quyết định ban đầu.

Sáu câu hỏi trước khi chấp nhận một rủi ro hợp đồng

Việc đánh giá không nhất thiết phải bắt đầu bằng một mô hình định lượng phức tạp. Trong nhiều giao dịch, người có thẩm quyền đã có thể đưa ra quyết định tốt hơn nếu sáu câu hỏi sau được trả lời rõ ràng.

1. Doanh nghiệp thực sự nhận được lợi ích gì?

Cần xác định lợi ích cụ thể: doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền, sản lượng, khách hàng, thị trường, tốc độ triển khai hay lợi thế cạnh tranh. Nếu lợi ích phụ thuộc vào một cam kết của đối tác, cam kết đó có đủ rõ và có thể thực hiện hay không?

2. Rủi ro cụ thể là gì?

Rủi ro phát sinh từ điều khoản hoặc tình huống nào? Khi nào có thể xảy ra? Quyền, nghĩa vụ và bộ phận nào của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng?

3. Khả năng rủi ro xảy ra đến đâu?

Việc đánh giá có thể dựa trên lịch sử giao dịch, năng lực của đối tác, đặc điểm thị trường, mức độ phụ thuộc, tính phức tạp của công việc và khả năng kiểm soát của mỗi bên. Nếu chưa đủ dữ liệu, doanh nghiệp cần ghi nhận rõ giả định đang được sử dụng.

4. Nếu xảy ra, mức độ tác động như thế nào?

Không nên chỉ tính giá trị phải thanh toán hoặc bồi thường. Tác động có thể bao gồm gián đoạn hoạt động, mất khách hàng, chi phí thay thế, nghĩa vụ với bên thứ ba, xử phạt, tranh chấp và ảnh hưởng uy tín.

5. Rủi ro có thể được xử lý bằng phương án nào?

Doanh nghiệp có thể loại bỏ, giảm thiểu, phân bổ, chuyển giao hoặc chấp nhận. Mỗi phương án cần được xem xét cả về hiệu quả, chi phí và khả năng thực hiện trên thực tế.

6. Ai có thẩm quyền quyết định và điều kiện chấp nhận là gì?

Kết quả cuối cùng có thể là chấp nhận, tiếp tục thương lượng hoặc không tiếp tục giao dịch. Dù lựa chọn phương án nào, doanh nghiệp cần xác định đúng người phê duyệt và những điều kiện phải hoàn thành trước hoặc sau khi ký.

Chấp nhận rủi ro phải là một quyết định có thẩm quyền

Bộ phận pháp lý có trách nhiệm nhận diện rủi ro, làm rõ hệ quả và đề xuất phương án. Pháp lý không quyết định thay doanh nghiệp có nên đánh đổi một rủi ro để nhận lợi ích thương mại hay không. Tương tự, bộ phận kinh doanh không nên tự chấp nhận một điều kiện vượt quá thẩm quyền chỉ vì cần hoàn tất giao dịch.

Tùy theo giá trị và mức độ ảnh hưởng, doanh nghiệp cần quy định cấp có thẩm quyền chấp nhận rủi ro. Một quyết định có thể được ghi nhận trong tờ trình giao dịch, bảng tổng hợp kết quả rà soát, biên bản phê duyệt hoặc cơ chế nội bộ phù hợp. Điều quan trọng là hồ sơ phải cho biết:

• Rủi ro được chấp nhận là gì;
• Lợi ích hoặc lý do của quyết định;
• Giới hạn và điều kiện kèm theo;
• Bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi;
• Trường hợp nào phải báo cáo hoặc xin phê duyệt lại.

Việc ghi nhận không nhằm làm quy trình nặng hơn. Nó giúp người quyết định nhìn thấy đầy đủ vấn đề, tránh tình trạng một rủi ro được chấp nhận một cách mặc nhiên và tạo căn cứ để các bộ phận tiếp tục quản lý sau khi hợp đồng được ký.

Đàm phán theo thứ tự ưu tiên, không cố thắng mọi điều khoản

Trong thực tế, doanh nghiệp hiếm khi có thể sửa tất cả điều khoản theo mong muốn. Đàm phán hiệu quả đòi hỏi phải biết nội dung nào cần giữ, nội dung nào có thể trao đổi và mục tiêu nào có thể bảo vệ bằng một cơ chế khác.

Điểm giới hạn

Đây là những vấn đề không thể chấp nhận nếu chưa được xử lý, vì có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp, hiệu lực, khả năng thực hiện hoặc mức tổn thất vượt quá giới hạn của doanh nghiệp.

Điểm trọng yếu

Đây là những điều khoản ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu, dòng tiền, tài sản cốt lõi hoặc khả năng thực hiện. Doanh nghiệp cần ưu tiên bảo vệ hoặc chỉ nhượng bộ khi nhận được lợi ích tương xứng và có biện pháp kiểm soát.

Điểm linh hoạt

Đây là những nội dung có thể điều chỉnh mà không làm mất mục tiêu cốt lõi. Doanh nghiệp có thể nhượng bộ để đổi lấy điều kiện khác hoặc sử dụng một cơ chế thay thế. Chẳng hạn, nếu đối tác không chấp nhận báo cáo tiến độ định kỳ, doanh nghiệp có thể đề xuất nghiệm thu theo từng mốc, kèm quyền kiểm tra và nghĩa vụ khắc phục.

Mỗi đề xuất trong đàm phán nên đi kèm ít nhất một phương án thay thế. Pháp lý không nên chỉ trả lời “đồng ý” hoặc “không đồng ý”. Với mỗi điểm không thể chấp nhận, cần chỉ ra mục tiêu phải bảo vệ và đề xuất một cách khác để cuộc đàm phán có thể tiếp tục.

Kết luận

Không phải giao dịch nào cũng mang lại một phương án hoàn toàn có lợi cho doanh nghiệp. Kết quả đàm phán phụ thuộc vào vị thế của các bên, bối cảnh thương mại và nhiều yếu tố doanh nghiệp không thể kiểm soát.

Điều doanh nghiệp có thể chủ động là bảo đảm quyết định cuối cùng được đưa ra sau khi đã xác định giá trị thực của giao dịch, khả năng xảy ra và mức độ tác động của rủi ro, phương án kiểm soát và người có thẩm quyền chấp nhận.

Một bản rà soát pháp lý có giá trị vì vậy không chỉ đánh dấu điều khoản nào bất lợi. Nó phải giúp doanh nghiệp trả lời ba câu hỏi: Nếu giữ nguyên thì điều gì có thể xảy ra? Nếu sửa thì lợi ích và chi phí thay đổi thế nào? Nếu đối tác không đồng ý thì còn phương án nào khác?

Khi những câu hỏi đó được trả lời rõ, pháp lý không trở thành lực cản của giao dịch. Pháp lý trở thành một phần của quá trình ra quyết định, giúp doanh nghiệp theo đuổi cơ hội kinh doanh trong giới hạn rủi ro đã được hiểu, lựa chọn và kiểm soát.

Đọc thêm

• Rà soát pháp lý hợp đồng thương mại: 08 nội dung doanh nghiệp cần kiểm soát
• Rà soát hợp đồng từ góc nhìn giải quyết tranh chấp
• Quản trị hợp đồng không phải là việc riêng của bộ phận pháp lý

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
 Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
 ✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
 LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW