10 NHÓM NỘI DUNG DOANH NGHIỆP CẦN KIỂM TRA TRƯỚC KHI KÝ HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI

Nhiều doanh nghiệp vẫn rà soát hợp đồng bằng cách đọc lần lượt từ đầu đến cuối, sửa những điều khoản chưa rõ và bổ sung nội dung còn thiếu. Cách làm này phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của người đọc và có thể bỏ sót những rủi ro nằm trong chính cơ chế thực hiện giao dịch.

Một hợp đồng có câu chữ chặt chẽ chưa chắc đã là một hợp đồng phù hợp. Trước khi ký, doanh nghiệp còn phải xác định đúng chủ thể, kiểm tra thẩm quyền, đối chiếu điều khoản với phương án kinh doanh và bảo đảm rằng các bộ phận liên quan có thể thực hiện những gì hợp đồng quy định.

Thay vì chỉ đọc theo thứ tự các điều khoản, doanh nghiệp có thể sử dụng khung rà soát theo từng nhóm vấn đề. Với mỗi nhóm, câu hỏi cần đặt ra không chỉ là “quy định này có đúng pháp luật không?”, mà còn là “ai sẽ thực hiện, thực hiện bằng cách nào và doanh nghiệp sẽ dựa vào tài liệu nào nếu phát sinh bất đồng?”.

Dưới đây là 10 nhóm nội dung SENLAW khuyến nghị doanh nghiệp kiểm tra trước khi ký hợp đồng

1. Chủ thể, tư cách pháp lý và năng lực thực hiện

Việc ghi đúng tên và mã số doanh nghiệp mới chỉ là bước đầu. Doanh nghiệp cần biết mình đang giao dịch với ai, chủ thể đó có được phép thực hiện công việc theo hợp đồng và có đủ năng lực để hoàn thành cam kết hay không.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Tên pháp lý, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và tình trạng hoạt động của đối tác;
• Điều kiện kinh doanh, giấy phép, chứng nhận hoặc chấp thuận chuyên ngành cần có đối với hàng hóa, dịch vụ;
• Vai trò của chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị phụ thuộc, đại lý hoặc bên trung gian trong giao dịch;
• Chủ thể nào ký hợp đồng, chủ thể nào trực tiếp thực hiện và chủ thể nào chịu trách nhiệm về thanh toán, vi phạm hoặc bồi thường;
• Những thông tin có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện hợp đồng của đối tác, như kinh nghiệm, nguồn lực, lịch sử giao dịch hoặc tình trạng tài chính, trong phạm vi doanh nghiệp có thể kiểm tra hợp pháp.

Kết quả cần đạt: Doanh nghiệp xác định được đúng đối tác, đúng chủ thể chịu trách nhiệm và những điều kiện phải được đáp ứng trước khi giao dịch được triển khai.

2. Thẩm quyền ký kết và phê duyệt nội bộ

Một giao dịch có thể gặp rủi ro ngay từ đầu nếu người ký không có thẩm quyền hoặc bản hợp đồng được ký khác với phương án đã được phê duyệt.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Người ký có phải là người đại diện theo pháp luật hay không; nếu ký theo ủy quyền thì giấy ủy quyền có còn hiệu lực và bao quát đúng giao dịch không;
• Điều lệ, quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc quy định nội bộ có đặt ra yêu cầu phê duyệt riêng hay không;
• Giá trị giao dịch, tài sản liên quan hoặc quan hệ giữa các bên có làm phát sinh một cấp phê duyệt đặc biệt không;
• Bản cuối cùng đưa ra ký có đúng với nội dung đã được các bộ phận và người có thẩm quyền chấp thuận không;
• Người đàm phán, người ký và người được chỉ định xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện có phạm vi thẩm quyền đến đâu.

Kết quả cần đạt: Hồ sơ thể hiện rõ căn cứ ký kết, cấp phê duyệt và phiên bản hợp đồng đã được chấp thuận.

3. Đối tượng, phạm vi và tiêu chuẩn thực hiện

Hợp đồng phải phản ánh đúng giao dịch thực tế. Nếu doanh nghiệp sử dụng một mẫu có sẵn nhưng không cập nhật phạm vi công việc, cách tính giá hoặc quy trình giao nhận, văn bản và thực tế có thể đi theo hai hướng khác nhau ngay từ khi bắt đầu.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Hàng hóa, dịch vụ, số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, phạm vi công việc và sản phẩm bàn giao đã được mô tả đủ cụ thể chưa;
• Những công việc, chi phí hoặc trách nhiệm không thuộc phạm vi thực hiện đã được loại trừ rõ chưa;
• Báo giá, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật và tài liệu dẫn chiếu đã được đính kèm, ghi đúng ngày và đúng phiên bản chưa;
• Nếu các tài liệu có nội dung khác nhau, hợp đồng đã xác định thứ tự ưu tiên áp dụng chưa;
• Những tiêu chí như “đạt yêu cầu”, “chất lượng phù hợp” hoặc “theo chỉ dẫn” đã có căn cứ đo lường và người có quyền xác nhận chưa.

Kết quả cần đạt: Bộ phận thực hiện có thể xác định chính xác phải làm gì, theo tiêu chuẩn nào và nội dung nào nằm ngoài phạm vi đã cam kết.

4. Giá, thuế, thanh toán và biện pháp bảo đảm

Tranh chấp thanh toán không phải lúc nào cũng bắt đầu từ việc một bên không muốn trả tiền. Nhiều trường hợp phát sinh vì hợp đồng không làm rõ giá đã bao gồm khoản nào, hồ sơ nào là “hợp lệ” hoặc thời hạn thanh toán được tính từ thời điểm nào.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, phí, vận chuyển, bảo hiểm và các chi phí liên quan;
• Điều kiện điều chỉnh giá khi khối lượng, nguyên liệu, tỷ giá hoặc phạm vi công việc thay đổi;
• Đồng tiền, phương thức, tài khoản và thời hạn thanh toán;
• Thành phần hồ sơ thanh toán, người tiếp nhận và thời điểm hồ sơ được coi là đầy đủ;
• Mối liên hệ giữa giao nhận, nghiệm thu, xuất hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán;
• Cơ chế đối chiếu công nợ, lãi chậm trả, tạm giữ hoặc khấu trừ, nếu có;
• Điều kiện phát hành, duy trì, thực hiện và hoàn trả tiền đặt cọc, bảo lãnh hoặc biện pháp bảo đảm khác.

Kết quả cần đạt: Doanh nghiệp tính được dòng tiền của giao dịch và biết rõ điều kiện nào làm phát sinh hoặc trì hoãn nghĩa vụ thanh toán.

5. Tiến độ, giao nhận, nghiệm thu và chuyển giao rủi ro

Tiến độ chỉ có ý nghĩa khi gắn với một mốc có thể xác định. Tương tự, việc “đã giao” hoặc “đã hoàn thành” cần được chứng minh bằng tiêu chí, chứng từ và người có thẩm quyền xác nhận.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Ngày bắt đầu, các mốc trung gian, thời hạn hoàn thành và điều kiện được gia hạn;
• Địa điểm giao nhận, người tiếp nhận, chứng từ cần lập và thời hạn kiểm tra;
• Quy trình phản hồi khi hàng hóa, dịch vụ hoặc kết quả công việc có sai sót;
• Tiêu chí nghiệm thu, nghiệm thu từng phần hay toàn bộ, thời hạn phản hồi và hậu quả nếu một bên chậm hoặc không phản hồi;
• Quyền yêu cầu sửa chữa, thay thế, thực hiện lại hoặc từ chối nghiệm thu;
• Đối với hàng hóa, thời điểm chuyển quyền sở hữu và thời điểm chuyển giao rủi ro;
• Mối liên hệ giữa các mốc tiến độ với thanh toán, phạt vi phạm hoặc quyền chấm dứt hợp đồng.

Kết quả cần đạt: Mỗi mốc thực hiện đều có người phụ trách, tiêu chí đánh giá, thời hạn phản hồi và tài liệu ghi nhận.

6. Bảo hành, bảo mật, dữ liệu và sở hữu trí tuệ

Không phải mọi nghĩa vụ đều kết thúc khi hàng hóa được giao hoặc công việc được nghiệm thu. Nghĩa vụ bảo hành, bảo mật và các quyền đối với dữ liệu, tài liệu hoặc sản phẩm được tạo ra có thể tiếp tục trong nhiều năm sau đó.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Phạm vi bảo hành, thời hạn, thời điểm bắt đầu tính bảo hành và thời gian xử lý yêu cầu;
• Chi phí tháo dỡ, vận chuyển, sửa chữa, thay thế hoặc thực hiện lại thuộc về bên nào;
• Chủ thể sở hữu hàng hóa, tài liệu, dữ liệu, phần mềm và các kết quả được tạo ra trong quá trình thực hiện;
• Quyền sở hữu trí tuệ có sẵn của mỗi bên và quyền đối với sản phẩm hình thành từ giao dịch;
• Phạm vi, thời hạn, lãnh thổ, mục đích và tính độc quyền của quyền sử dụng được cấp;
• Loại thông tin được bảo mật, người được phép tiếp cận, trường hợp được phép tiết lộ và thời hạn bảo mật;
• Yêu cầu thu thập, sử dụng, lưu trữ, chuyển giao, hoàn trả hoặc xóa dữ liệu khi thực hiện và kết thúc hợp đồng.

Kết quả cần đạt: Doanh nghiệp biết mình sở hữu, được sử dụng và phải bảo vệ những tài sản, thông tin hoặc dữ liệu nào trong và sau giao dịch.

7. Vi phạm hợp đồng, chế tài và giới hạn trách nhiệm

Một tỷ lệ phạt cao không tự tạo ra khả năng xử lý vi phạm. Doanh nghiệp vẫn cần xác định được nghĩa vụ nào bị vi phạm, cách ghi nhận sự kiện, thủ tục thông báo và căn cứ chứng minh thiệt hại.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Hành vi nào được coi là vi phạm; hành vi nào là vi phạm cơ bản hoặc làm phát sinh quyền kết thúc hợp đồng;
• Bên vi phạm có thời hạn khắc phục hay không và thời hạn đó được tính từ thời điểm nào;
• Trình tự thông báo, tài liệu ghi nhận và người có quyền quyết định áp dụng chế tài;
• Căn cứ tính phạt vi phạm và giới hạn áp dụng theo pháp luật điều chỉnh cũng như loại hợp đồng cụ thể;
• Điều kiện yêu cầu bồi thường, phạm vi thiệt hại, chi phí hợp lý, nghĩa vụ hạn chế tổn thất và tài liệu cần lưu giữ;
• Các trường hợp miễn trách nhiệm, loại trừ thiệt hại hoặc giới hạn tổng trách nhiệm;
• Mối quan hệ giữa phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, buộc thực hiện đúng hợp đồng và các biện pháp xử lý khác.

Kết quả cần đạt: Doanh nghiệp không chỉ biết mình có quyền gì khi đối tác vi phạm, mà còn biết phải thực hiện thủ tục nào và chuẩn bị chứng cứ gì để sử dụng quyền đó.

8. Bất khả kháng và hoàn cảnh thay đổi cơ bản

Không phải mọi khó khăn trong thực hiện hợp đồng đều là bất khả kháng. Việc chi phí tăng, thị trường biến động hoặc phương án kinh doanh không còn hiệu quả cũng không mặc nhiên giúp một bên được miễn trách nhiệm.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Sự kiện nào được coi là bất khả kháng và điều kiện để một bên được viện dẫn;
• Nghĩa vụ thông báo, cung cấp chứng cứ và áp dụng biện pháp hạn chế ảnh hưởng;
• Nghĩa vụ nào được tạm hoãn và nghĩa vụ nào vẫn phải tiếp tục thực hiện;
• Cơ chế gia hạn, phân bổ chi phí và xử lý khi sự kiện kéo dài;
• Điều kiện yêu cầu đàm phán lại khi hoàn cảnh thay đổi cơ bản;
• Thời hạn đàm phán và phương án xử lý nếu các bên không đạt được thỏa thuận;
• Quyền tạm ngừng hoặc kết thúc hợp đồng và hệ quả tài chính tương ứng.

Kết quả cần đạt: Hợp đồng phân biệt được trường hợp không thể thực hiện với trường hợp việc thực hiện trở nên khó khăn hoặc tốn kém hơn, đồng thời quy định được cách xử lý cho từng tình huống.

9. Sửa đổi, tạm ngừng và kết thúc hợp đồng

Trong quá trình thực hiện, các bên thường thay đổi phạm vi, tiến độ hoặc giá qua email, tin nhắn và trao đổi tại cuộc họp. Nếu hợp đồng không quy định ai có quyền chấp thuận và thay đổi có hiệu lực từ khi nào, những thống nhất này rất dễ trở thành điểm tranh chấp.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Hình thức sửa đổi được chấp nhận và người có thẩm quyền chấp thuận thay đổi;
• Hiệu lực của phụ lục, đơn đặt hàng, biên bản họp, email và tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện;
• Cách xử lý khi nội dung sửa đổi mâu thuẫn với hợp đồng hoặc tài liệu trước đó;
• Căn cứ, trình tự và thời hạn thông báo khi tạm ngừng, đình chỉ, hủy bỏ hoặc chấm dứt hợp đồng;
• Quyền khắc phục của bên còn lại trước khi hợp đồng bị kết thúc;
• Việc thanh toán, hoàn trả, bàn giao công việc dở dang, xử lý hàng hóa, dữ liệu và hồ sơ sau khi hợp đồng kết thúc;
• Những điều khoản tiếp tục có hiệu lực, như bảo mật, sở hữu trí tuệ, bảo hành và giải quyết tranh chấp.

Kết quả cần đạt: Mọi thay đổi đều có dấu vết phê duyệt và doanh nghiệp biết rõ phải xử lý quyền, nghĩa vụ còn tồn đọng như thế nào khi hợp đồng không tiếp tục.

10. Thông báo, luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Doanh nghiệp có thể mất lợi thế dù đã phát hiện vi phạm nếu thông báo được gửi sai địa chỉ, sai phương thức hoặc quá thời hạn. Một điều khoản giải quyết tranh chấp không rõ ràng cũng có thể làm phát sinh tranh luận về cơ quan có thẩm quyền trước khi tranh chấp nội dung được xem xét.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Địa chỉ nhận thông báo, người hoặc bộ phận tiếp nhận và trách nhiệm cập nhật thông tin liên hệ;
• Phương thức gửi, thời điểm thông báo được coi là đã nhận và chứng cứ cần lưu;
• Yêu cầu riêng đối với thông báo vi phạm, yêu cầu khắc phục, tạm ngừng hoặc kết thúc hợp đồng;
• Trình tự thương lượng hoặc hòa giải và việc trình tự này có phải điều kiện bắt buộc trước khi khởi kiện không;
• Lựa chọn Tòa án hay Trọng tài và phạm vi tranh chấp thuộc cơ chế đã chọn;
• Khi lựa chọn Trọng tài, thỏa thuận đã thể hiện rõ ý chí của các bên, đúng hình thức và xác định được tổ chức trọng tài, quy tắc, địa điểm, ngôn ngữ cần thiết chưa;
• Với giao dịch có yếu tố nước ngoài, luật áp dụng cho hợp đồng, thỏa thuận trọng tài và các vấn đề liên quan đã được xem xét đầy đủ chưa;
• Điều khoản giải quyết tranh chấp có thống nhất với phụ lục, đơn đặt hàng, điều kiện giao dịch và các hợp đồng liên quan không.

Kết quả cần đạt: Khi phát sinh vấn đề, doanh nghiệp biết phải thông báo cho ai, bằng cách nào, trong thời hạn nào và tranh chấp sẽ được giải quyết tại đâu.

Sau khi rà soát, doanh nghiệp cần có được gì?

Kết quả rà soát không nên chỉ là một bản hợp đồng có nhiều ghi chú hoặc đề xuất sửa câu chữ. Người có thẩm quyền cần nhận được một bản tổng hợp ngắn gọn, ít nhất cho biết:

1. Nội dung phải điều chỉnh trước khi ký: Các vấn đề về hiệu lực, tuân thủ pháp luật, thẩm quyền hoặc rủi ro mà doanh nghiệp không thể chấp nhận;
2. Nội dung cần tiếp tục thương lượng: Các điều kiện thương mại hoặc cơ chế phân bổ rủi ro chưa phù hợp;
3. Rủi ro có thể chấp nhận: Lý do chấp nhận, cấp có thẩm quyền quyết định và giới hạn chấp nhận;
4. Biện pháp kiểm soát sau khi ký: Bộ phận phụ trách, mốc thời gian, tài liệu cần lập và trường hợp phải báo cáo hoặc xin ý kiến lại.

Cách phân loại này giúp bộ phận kinh doanh biết nội dung nào cần trao đổi tiếp với đối tác, bộ phận thực hiện biết nghĩa vụ nào phải theo dõi và người phê duyệt hiểu rõ hệ quả của quyết định ký kết.

Khuyến nghị của SENLAW

Khung 10 nhóm nội dung trên giúp doanh nghiệp hạn chế bỏ sót các vấn đề trọng yếu, nhưng không thay thế việc đánh giá từng giao dịch cụ thể. Một điều khoản phù hợp với hợp đồng mua bán hàng hóa chưa chắc phù hợp với hợp đồng dịch vụ, chuyển giao công nghệ, phân phối, gia công hoặc giao dịch có yếu tố nước ngoài.

Trước khi ký, doanh nghiệp nên đối chiếu hợp đồng với phương án kinh doanh, quy trình vận hành và yêu cầu của pháp luật chuyên ngành. Những giao dịch liên quan đến ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ngoại hối, thuế, cạnh tranh, dữ liệu cá nhân, sở hữu trí tuệ hoặc cam kết dài hạn cần được nhận diện sớm để có phạm vi rà soát phù hợp.

Rà soát pháp lý hợp đồng chỉ thực sự có giá trị khi giúp doanh nghiệp trả lời được ba câu hỏi: Doanh nghiệp đang cam kết điều gì? Rủi ro nào được chấp nhận? Ai chịu trách nhiệm kiểm soát rủi ro đó sau khi ký?

Đọc chuyên sâu

Bài phân tích: Rà soát pháp lý hợp đồng thương mại: 08 nội dung doanh nghiệp cần kiểm soát

Bài viết hệ thống ba lớp kiểm soát, tám nhóm nội dung trọng tâm và bốn bước tổ chức quy trình rà soát, giúp doanh nghiệp đánh giá điều kiện pháp lý của giao dịch, tính thống nhất của hợp đồng và khả năng triển khai trên thực tế.

Góc nhìn chuyên gia: Rà soát hợp đồng từ góc nhìn giải quyết tranh chấp

Từ kinh nghiệm quản trị pháp lý doanh nghiệp, tranh tụng và trọng tài, LS. Phạm Xuân Sang chia sẻ cách đọc hợp đồng từ cả quá trình thực hiện và một tranh chấp có thể phát sinh trong tương lai.

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW