“Rà soát hợp đồng không chỉ là tìm những điều khoản bất lợi. Doanh nghiệp cần đánh giá cả tính hợp pháp, sự rõ ràng, khả năng thực hiện và hệ quả của những cam kết mình dự kiến chấp nhận.”

Một doanh nghiệp chuẩn bị ký hợp đồng cung cấp thiết bị. Giá, số lượng và thời hạn giao hàng đã được thống nhất; dự thảo cũng có các điều khoản về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp. Vì cho rằng pháp lý chỉ cần kiểm tra lại câu chữ trước khi trình ký, bộ phận kinh doanh chuyển hồ sơ sang rà soát sau khi hầu hết nội dung quan trọng đã được chốt với đối tác.

Khi xem xét kỹ, nhiều khoảng trống mới bộc lộ: chưa rõ người ký phía đối tác có đủ thẩm quyền hay không; tiêu chuẩn kỹ thuật dẫn chiếu đến một tài liệu chưa được đính kèm; thanh toán phụ thuộc vào nghiệm thu nhưng tiêu chí và trình tự nghiệm thu chưa rõ; thời hạn bảo hành được quy định nhưng không xác định thời điểm bắt đầu.

Những vấn đề này có thể chưa gây trở ngại tại thời điểm ký nhưng dễ trở thành nguồn bất đồng khi hợp đồng được thực hiện. Vì vậy, rà soát pháp lý hợp đồng không chỉ là kiểm tra câu chữ, mà là đánh giá toàn bộ cấu trúc và khả năng vận hành của giao dịch trước khi doanh nghiệp chấp nhận cam kết.

Để việc rà soát thực sự hỗ trợ quá trình đàm phán và ra quyết định, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm thực hiện, cung cấp đủ thông tin về giao dịch và tập trung vào những nội dung có ảnh hưởng thực chất đến quyền lợi, nghĩa vụ và khả năng thực hiện hợp đồng.

BA LỚP KIỂM SOÁT TRONG RÀ SOÁT PHÁP LÝ HỢP ĐỒNG

Trước khi đi vào từng điều khoản, doanh nghiệp có thể xem xét hợp đồng qua ba lớp kiểm soát.

Lớp 1 – Giao dịch có đáp ứng các điều kiện pháp lý không?

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định giao dịch có đáp ứng các điều kiện có hiệu lực theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 hay không, bao gồm điều kiện về chủ thể, sự tự nguyện, mục đích và nội dung của giao dịch; hình thức cũng phải được tuân thủ nếu pháp luật quy định đó là điều kiện có hiệu lực.

Với một số loại hợp đồng thương mại, việc rà soát còn phải xác định pháp luật chuyên ngành điều chỉnh giao dịch; điều kiện kinh doanh đối với hàng hóa hoặc dịch vụ; yêu cầu về giấy phép; hạn chế chuyển giao; và các quy định liên quan đến ngoại hối, thuế, cạnh tranh, dữ liệu hoặc sở hữu trí tuệ.

Một hợp đồng có thể được viết rõ ràng nhưng vẫn tạo ra rủi ro nghiêm trọng nếu giao dịch thuộc trường hợp bị cấm, bị hạn chế hoặc do chủ thể không đáp ứng điều kiện thực hiện.

Lớp 2 – Các điều khoản có rõ ràng và thống nhất với nhau không?

Hợp đồng cần cho biết bên nào phải thực hiện nghĩa vụ, thực hiện vào thời điểm nào, theo tiêu chuẩn nào và hậu quả ra sao nếu nghĩa vụ không được thực hiện đúng. Vì vậy, rà soát không thể chỉ đọc từng điều khoản riêng lẻ mà phải xem xét mối liên hệ giữa các điều khoản trong toàn bộ giao dịch.

Chẳng hạn, điều khoản thanh toán cần được đọc cùng các quy định về giao hàng và nghiệm thu để xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Điều khoản trách nhiệm phải được xem xét trong mối liên hệ với phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, giới hạn trách nhiệm và miễn trách nhiệm. Quyền đơn phương chấm dứt cũng cần gắn với căn cứ áp dụng, thủ tục thông báo và cách xử lý các nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc.

Một điều khoản có vẻ có lợi khi đọc riêng vẫn có thể khó áp dụng nếu điều kiện thực hiện quyền đó không được quy định rõ hoặc mâu thuẫn với phần khác của hợp đồng.

Lớp 3 – Hợp đồng có thể thực hiện được trong thực tế không?

Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ vẫn có thể phát sinh vướng mắc nếu cơ chế thực hiện không phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành. Do đó, việc rà soát phải được đặt trong bối cảnh mục tiêu giao dịch, những nội dung đã trao đổi với đối tác và khả năng triển khai của các bộ phận liên quan.

Điều khoản nghiệm thu có thể đúng về pháp lý nhưng không phù hợp với quy trình kỹ thuật. Thời hạn giao hàng có thể rõ ràng nhưng vượt quá năng lực thực tế. Cơ chế thanh toán có thể đầy đủ nhưng không phù hợp với dòng tiền hoặc quy trình chứng từ của doanh nghiệp.

Đây cũng là lý do pháp lý không thể tự mình đánh giá toàn bộ hợp đồng. Những nội dung về kinh doanh, kỹ thuật, tài chính và vận hành cần được các bộ phận có chuyên môn rà soát và xác nhận trước khi ký.

08 NỘI DUNG TRỌNG TÂM CẦN RÀ SOÁT

Tùy tính chất và mức độ rủi ro của từng giao dịch, phạm vi rà soát có thể khác nhau. Tuy nhiên, một hợp đồng thương mại thường cần được xem xét ít nhất qua tám nhóm nội dung sau.

1. Chủ thể và tư cách pháp lý của các bên

Bước đầu tiên là xác định đúng chủ thể tham gia giao dịch. Doanh nghiệp cần kiểm tra tên, mã số doanh nghiệp hoặc thông tin định danh, địa chỉ và tư cách của đối tác để bảo đảm hợp đồng được ký với đúng chủ thể sẽ có quyền và nghĩa vụ liên quan.

Nếu giao dịch có sự tham gia của chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị phụ thuộc, đại lý hoặc bên trung gian, cần làm rõ đơn vị nào là bên ký kết, bên thực hiện và bên chịu trách nhiệm theo hợp đồng.

Tùy tính chất giao dịch, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra tình trạng hoạt động, ngành nghề và điều kiện kinh doanh của đối tác. Khả năng tài chính, lịch sử giao dịch và năng lực thực hiện nên được bộ phận kinh doanh, tài chính hoặc chuyên môn đánh giá song song với quá trình rà soát pháp lý.

2. Thẩm quyền đàm phán, phê duyệt và ký kết

Sau khi xác định đúng chủ thể, doanh nghiệp cần kiểm tra người ký hợp đồng có đủ thẩm quyền đại diện hay không. Việc này có thể cần đối chiếu với thông tin về người đại diện theo pháp luật, điều lệ, quyết định của chủ sở hữu hoặc cơ quan quản lý, giấy ủy quyền và các tài liệu liên quan.

Nếu ký theo ủy quyền, không nên chỉ kiểm tra sự tồn tại của văn bản ủy quyền. Phạm vi, thời hạn, điều kiện và hiệu lực của việc ủy quyền cũng cần được xem xét để bảo đảm người ký có quyền xác lập đúng giao dịch tại thời điểm ký.

Về phía doanh nghiệp, thẩm quyền ký và thẩm quyền phê duyệt giao dịch cần được xem xét riêng. Một người có thể được quyền ký, nhưng giao dịch hoặc một số điều kiện cụ thể vẫn phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo điều lệ, quy chế phân quyền hoặc quyết định nội bộ. Bản cuối cùng dự kiến ký cần thống nhất với nội dung đã được phê duyệt.

3. Đối tượng, phạm vi và tiêu chuẩn thực hiện

Hợp đồng cần mô tả rõ hàng hóa, dịch vụ, số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao và những nội dung không thuộc phạm vi thực hiện.

Nếu hợp đồng dẫn chiếu đến báo giá, phụ lục kỹ thuật, bản vẽ, chính sách hoặc tài liệu khác, các tài liệu này cần được xác định rõ và đính kèm đầy đủ. Khi có nhiều tài liệu cấu thành hợp đồng, cần quy định thứ tự ưu tiên áp dụng nếu giữa các tài liệu xuất hiện nội dung khác nhau.

Những cách diễn đạt như “đạt yêu cầu”, “theo tiêu chuẩn thông thường” hoặc “hoàn thành theo chỉ dẫn” chỉ đủ rõ khi hợp đồng xác định được tiêu chí đánh giá, người có quyền xác nhận và tài liệu làm căn cứ nghiệm thu. Nếu không, cùng một kết quả có thể được mỗi bên đánh giá theo một tiêu chuẩn khác nhau.

4. Giá, thuế, thanh toán và biện pháp bảo đảm

Doanh nghiệp cần làm rõ giá hợp đồng đã bao gồm những khoản nào; thuế, phí và chi phí phát sinh do bên nào chịu; đồng tiền và phương thức thanh toán; thành phần hồ sơ thanh toán; thời điểm xuất hóa đơn; thời hạn thanh toán; và cơ chế đối chiếu công nợ.

Thông tin tài khoản nhận tiền và quy trình xác nhận khi thay đổi tài khoản cũng cần được quy định hoặc kiểm soát rõ để hạn chế rủi ro gian lận thanh toán.

Nếu thanh toán phụ thuộc vào nghiệm thu, cần kiểm tra xem trình tự, tiêu chí và thời hạn nghiệm thu đã được quy định đầy đủ chưa. Hợp đồng cũng nên làm rõ lãi chậm trả, quyền tạm ngừng thanh toán, khấu trừ hoặc đối trừ công nợ nếu các bên có thỏa thuận và pháp luật cho phép.

Trường hợp có đặt cọc, bảo lãnh hoặc biện pháp bảo đảm khác, cần xác định rõ phạm vi bảo đảm, điều kiện yêu cầu thực hiện, thời hạn hiệu lực, thủ tục xử lý và hoàn trả hoặc giải tỏa biện pháp bảo đảm.

5. Tiến độ, giao nhận, nghiệm thu và chuyển giao rủi ro

Hợp đồng cần quy định thời điểm bắt đầu, các mốc tiến độ và thời hạn hoàn thành hoặc cách xác định các mốc này. Địa điểm giao nhận, người có quyền tiếp nhận, chứng từ cần cung cấp, quy trình kiểm tra, thời hạn phản hồi và cách xử lý khi phát hiện khiếm khuyết cũng phải đủ rõ để áp dụng.

Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, cần phân biệt thời điểm giao hàng, nghiệm thu, chuyển quyền sở hữu và chuyển giao rủi ro. Đây là những thời điểm có thể trùng nhau nhưng không mặc nhiên là một.

Đối với hợp đồng dịch vụ, cần làm rõ sản phẩm hoặc kết quả phải bàn giao, tiêu chí nghiệm thu, nghiệm thu từng phần hay toàn bộ, thời hạn phản hồi và hậu quả nếu một bên chậm hoặc không phản hồi. Quyền yêu cầu khắc phục, sửa chữa hoặc thực hiện lại cũng cần gắn với trình tự và thời hạn cụ thể.

6. Vi phạm, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và miễn trách nhiệm

Điều khoản về chế tài cần xác định hành vi nào được xem là vi phạm, có thời hạn khắc phục hay không, bên bị vi phạm được áp dụng biện pháp nào và phải thực hiện theo trình tự nào.

Theo Luật Thương mại 2005, phạt vi phạm chỉ được áp dụng khi các bên có thỏa thuận; mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng về nguyên tắc không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, trừ trường hợp luật có quy định khác.

Đối với bồi thường thiệt hại theo Luật Thương mại, doanh nghiệp cần xem xét hành vi vi phạm, thiệt hại thực tế và trực tiếp, mối quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm và thiệt hại, nghĩa vụ chứng minh tổn thất cũng như nghĩa vụ hạn chế tổn thất.

Một điều khoản chỉ quy định chung rằng bên vi phạm phải “bồi thường mọi thiệt hại” thường chưa giúp các bên dự liệu rõ phạm vi và cách xác định trách nhiệm khi vi phạm xảy ra. Doanh nghiệp nên xem xét thêm cơ chế chứng minh tổn thất, các khoản chi phí hợp lý, giới hạn trách nhiệm và những trường hợp không áp dụng giới hạn, nếu có.

Điều khoản bất khả kháng và miễn trách nhiệm cần làm rõ trường hợp áp dụng, nghĩa vụ thông báo, yêu cầu cung cấp tài liệu, biện pháp hạn chế tổn thất và quyền của các bên nếu sự kiện kéo dài đến mức mục tiêu giao dịch không còn đạt được.

7. Sửa đổi, tạm ngừng, đình chỉ, hủy bỏ và đơn phương chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng cần làm rõ cơ chế sửa đổi, người có quyền chấp thuận, hình thức sửa đổi được công nhận, hiệu lực của phụ lục và cách xử lý các đơn hàng hoặc công việc đang thực hiện.

Tạm ngừng, đình chỉ, hủy bỏ và đơn phương chấm dứt không phải là những cách gọi thay thế cho nhau. Mỗi cơ chế có căn cứ, điều kiện áp dụng và hậu quả pháp lý khác nhau. Vì vậy, hợp đồng cần quy định rõ quyền nào được áp dụng trong từng trường hợp, yêu cầu về thông báo và cách xử lý các nghĩa vụ, thanh toán, tài sản, dữ liệu hoặc công việc đang thực hiện.

Điều khoản quá rộng có thể bị sử dụng để làm ngừng hoặc kết thúc hợp đồng không đúng căn cứ. Ngược lại, điều khoản quá hạn chế có thể khiến doanh nghiệp tiếp tục bị ràng buộc trong một giao dịch không còn phù hợp hoặc khi bên kia đã vi phạm nghiêm trọng.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc, như bảo mật, bảo hành, thanh toán còn lại, hoàn trả tài sản, dữ liệu, tài liệu và giải quyết tranh chấp.

8. Thông báo và giải quyết tranh chấp

Hợp đồng cần quy định rõ địa chỉ nhận thông báo, phương thức gửi, thời điểm thông báo được xem là đã nhận và trách nhiệm cập nhật thông tin liên hệ. Nếu sử dụng email, cần xác định địa chỉ nào có giá trị và cách xử lý khi bên nhận không xác nhận hoặc từ chối nhận thông báo.

Đối với thông báo vi phạm, yêu cầu khắc phục, tạm ngừng, đình chỉ, hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt, việc tuân thủ đúng phương thức và thời hạn thông báo có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thực hiện quyền theo hợp đồng.

Điều khoản giải quyết tranh chấp cần xác định rõ phương thức được lựa chọn và trình tự thực hiện. Nếu các bên yêu cầu thương lượng hoặc hòa giải trước khi khởi kiện, hợp đồng nên quy định thời hạn và cách xác định khi nào bước này được xem là đã hoàn tất.

Trường hợp lựa chọn trọng tài, các bên cần ghi đúng tên tổ chức trọng tài nếu sử dụng trọng tài quy chế; đồng thời xem xét quy tắc tố tụng, số lượng trọng tài viên, địa điểm trọng tài, ngôn ngữ và luật áp dụng. Các nội dung này cần thống nhất với nhau và phù hợp với tính chất của giao dịch, nhất là khi hợp đồng có yếu tố nước ngoài.

QUY TRÌNH RÀ SOÁT NÊN ĐƯỢC TỔ CHỨC NHƯ THẾ NÀO?

Việc rà soát sẽ hiệu quả hơn khi được thực hiện theo một quy trình rõ ràng. Tùy cách tổ chức của từng doanh nghiệp, quy trình có thể gồm bốn bước cơ bản.

Bước 1 – Thu thập và làm rõ thông tin giao dịch

Đơn vị đề xuất cần cung cấp mục tiêu giao dịch, bối cảnh, thông tin về đối tác, tài liệu kỹ thuật, những nội dung đã trao đổi, khả năng triển khai và các điều kiện khó hoặc không thể thay đổi.

Bộ phận rà soát cũng cần biết doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào của cuộc đàm phán, thời hạn dự kiến ký và vấn đề nào có ý nghĩa quyết định đối với giao dịch. Một bản hợp đồng không đi kèm bối cảnh thường không cung cấp đủ thông tin để đánh giá rủi ro.

Bước 2 – Rà soát và trao đổi với các bộ phận liên quan

Pháp lý xác định quy định pháp luật áp dụng, xem xét các nhóm nội dung trọng yếu và nhận diện những điểm cần làm rõ. Với vấn đề thuộc về giá, kỹ thuật, thuế, dòng tiền hoặc khả năng thực hiện, bộ phận có chuyên môn tương ứng cần tham gia đánh giá.

Quá trình rà soát vì vậy không nên chỉ là việc pháp lý sửa trực tiếp trên văn bản, mà cần có trao đổi với đơn vị đề xuất và các bộ phận liên quan về mục tiêu, rủi ro và phương án xử lý.

Bước 3 – Phân loại rủi ro và phương án xử lý

Kết quả rà soát nên phân biệt:

• nội dung bắt buộc phải điều chỉnh để bảo đảm tuân thủ pháp luật hoặc khả năng thực hiện;

• nội dung cần tiếp tục thương lượng với đối tác;

• rủi ro có thể chấp nhận kèm theo biện pháp kiểm soát;

• vấn đề cần trình người có thẩm quyền quyết định.

Cách phân loại này giúp người ra quyết định tập trung vào những vấn đề có ảnh hưởng thực chất, thay vì phải xử lý một danh sách dài các chỉnh sửa có mức độ quan trọng khác nhau.

Bước 4 – Kiểm tra và xác nhận bản cuối cùng

Sau đàm phán, doanh nghiệp cần kiểm tra lại nội dung đã sửa, đối chiếu với phương án được phê duyệt và bảo đảm bản đưa ra ký là phiên bản cuối cùng mà các bên đã chấp thuận. Các phụ lục, tài liệu kỹ thuật và tài liệu dẫn chiếu cũng phải được tập hợp đầy đủ.

Đây là bước giúp hạn chế tình trạng ký nhầm phiên bản, bỏ sót nội dung đã thống nhất hoặc xuất hiện thay đổi ở bản cuối nhưng chưa được người có thẩm quyền xem xét.

Một bản rà soát có giá trị không chỉ chỉ ra điều khoản nào cần sửa, mà còn phải giúp người quyết định hiểu bản chất rủi ro, mức độ ảnh hưởng, phương án đề xuất và biện pháp kiểm soát nếu không thể đàm phán lại.

KẾT LUẬN

Rà soát pháp lý hợp đồng thương mại không chỉ nhằm kiểm tra hợp đồng có phù hợp với pháp luật hay không. Một bản rà soát có giá trị còn phải làm rõ các điều khoản có thống nhất với nhau, phản ánh đúng mục tiêu giao dịch và có thể thực hiện trong điều kiện vận hành thực tế của doanh nghiệp hay không.

Không phải mọi hợp đồng đều cần cùng một mức độ kiểm soát. Doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm rà soát, tập trung vào những vấn đề có ảnh hưởng đáng kể và phân loại rủi ro phù hợp với từng giao dịch. Khi pháp lý được tham gia từ lúc doanh nghiệp vẫn còn khả năng lựa chọn phương án, việc rà soát sẽ hỗ trợ cả đàm phán, ra quyết định và quá trình thực hiện sau khi ký. 

Đọc thêm

• Các thành phần của một hệ thống quản trị pháp lý hiệu quả

• Từ tranh chấp nhìn lại quản trị pháp lý trong doanh nghiệp

• Dịch vụ Pháp chế doanh nghiệp của SENLAW

• Quản trị hợp đồng không phải là việc riêng của bộ phận pháp lý

• Quản trị hợp đồng thương mại: vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát toàn bộ quá trình giao dịch?

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW