GÓC NHÌN CHUYÊN GIA

LS. Phạm Xuân Sang
Luật sư Thành viên | SENLAW

“Rà soát hợp đồng không chỉ là kiểm tra câu chữ. Đó còn là cách doanh nghiệp thiết kế việc thực hiện, phân định trách nhiệm và chuẩn bị căn cứ để bảo vệ quyền lợi nếu bất đồng phát sinh.”

Trong quá trình hành nghề, tôi đã gặp nhiều tranh chấp mà nếu chỉ đọc bản hợp đồng, người ta có cảm giác quyền và nghĩa vụ của các bên đã được quy định khá đầy đủ. Nhưng khi đối chiếu với cách giao dịch được thực hiện, những vấn đề thực sự mới hiện ra: tiêu chuẩn công việc không thể đo lường; không rõ ai có quyền nghiệm thu; thay đổi chỉ được ghi nhận qua tin nhắn; thông báo vi phạm gửi không đúng đầu mối; hoặc thẩm quyền của người ký một văn bản quan trọng không được xác định rõ.

Những trải nghiệm đó khiến tôi thường nhìn việc rà soát hợp đồng từ hai hướng. Hướng thứ nhất là nhìn về phía trước: giao dịch sẽ được thực hiện như thế nào, ai chịu trách nhiệm và doanh nghiệp cần cơ chế gì để kiểm soát. Hướng thứ hai là nhìn ngược từ một tranh chấp có thể xảy ra: khi đó, điều khoản nào sẽ được viện dẫn, tài liệu nào chứng minh quá trình thực hiện và doanh nghiệp có đủ căn cứ để bảo vệ cách hiểu cũng như yêu cầu của mình hay không.

Nhìn từ cả hai hướng, hợp đồng không chỉ là văn bản ghi lại sự thống nhất của các bên. Đó còn là cơ chế tổ chức việc thực hiện, ra quyết định và ghi nhận những gì xảy ra trong suốt giao dịch.

Một điều khoản rõ về ngôn ngữ chưa chắc đã rõ trong thực hiện

Khi rà soát, tôi không chỉ hỏi câu chữ có thể được hiểu theo mấy nghĩa. Tôi còn hỏi bộ phận thực hiện sẽ hiểu và làm thế nào.

Chẳng hạn, hợp đồng quy định bên cung cấp phải hoàn thành công việc “đạt yêu cầu của bên sử dụng”. Câu này có vẻ trao quyền cho bên sử dụng, nhưng nếu không có tiêu chí đánh giá, thời hạn phản hồi và cơ chế xác nhận, bên cung cấp sẽ không biết khi nào nghĩa vụ được xem là hoàn tất; bên sử dụng cũng khó giải thích và chứng minh lý do từ chối nghiệm thu.

Hoặc hợp đồng quy định việc thanh toán được thực hiện trong một thời hạn nhất định kể từ khi bên mua nhận “đủ hồ sơ hợp lệ”, nhưng không liệt kê thành phần hồ sơ và không xác định ai có quyền xác nhận tính hợp lệ. Tranh chấp về thanh toán khi đó có thể bắt đầu từ chính một cụm từ mà lúc ký cả hai bên đều cho rằng đã đủ rõ.

Vì vậy, một điều khoản cần được xem xét ở ít nhất ba mức độ: rõ để các bên cùng hiểu, rõ để những người trực tiếp thực hiện có thể áp dụng và rõ để có thể đối chiếu, chứng minh nếu bất đồng phát sinh.

Người rà soát cần chuyển mỗi cam kết thành những câu hỏi vận hành: Ai thực hiện? Khi nào phải thực hiện? Theo tiêu chuẩn nào? Ai xác nhận? Tài liệu nào ghi nhận kết quả? Nếu nghĩa vụ không được thực hiện đúng, bên còn lại phải làm gì và trong thời hạn nào?

Bốn câu hỏi tôi thường đặt ra trước mỗi bản hợp đồng

Thứ nhất, hợp đồng có phản ánh đúng giao dịch thực tế không?

Nhiều hợp đồng được xây dựng từ một mẫu có sẵn, nhưng giao dịch thực tế đã thay đổi về phạm vi công việc, cách tính giá, vai trò của các bên hoặc quy trình giao nhận. Nếu mẫu không được điều chỉnh tương ứng, văn bản và cách thực hiện sẽ đi theo hai hướng khác nhau ngay từ đầu.

Việc sử dụng hợp đồng mẫu không có gì bất hợp lý. Mẫu giúp doanh nghiệp chuẩn hóa những điều khoản thường gặp và rút ngắn thời gian chuẩn bị. Nhưng người rà soát cần nhận biết đâu là nội dung có thể giữ nguyên và đâu là nội dung phải điều chỉnh cho giao dịch cụ thể.

Một hợp đồng được trình bày đầy đủ nhưng không phản ánh đúng cách giao dịch sẽ diễn ra thường tạo ra cảm giác an toàn nhiều hơn là sự an toàn thực sự.

Thứ hai, các nghĩa vụ quan trọng có đủ cụ thể để thực hiện và chứng minh không?

Nghĩa vụ càng quan trọng càng cần được xác định rõ về đối tượng, tiêu chuẩn, mốc thời gian, hồ sơ và người có quyền xác nhận.

Một quyền yêu cầu phạt vi phạm sẽ khó thực hiện nếu hợp đồng không giúp xác định nghĩa vụ nào đã bị vi phạm và giá trị phần nghĩa vụ liên quan. Một yêu cầu bồi thường cũng khó được bảo vệ nếu doanh nghiệp không có cơ chế ghi nhận tổn thất và mối liên hệ giữa hành vi vi phạm với thiệt hại phát sinh.

Từ góc nhìn giải quyết tranh chấp, sự rõ ràng không chỉ nằm ở nội dung quyền và nghĩa vụ. Nó còn nằm ở việc doanh nghiệp có thể dùng tài liệu nào để chứng minh rằng một nghĩa vụ đã đến hạn, đã được thực hiện hoặc đã bị vi phạm.

Thứ ba, hợp đồng có cơ chế xử lý khi thực tế thay đổi không?

Giao dịch dài hạn hiếm khi diễn ra hoàn toàn đúng với dự kiến ban đầu. Phạm vi công việc có thể thay đổi; giá hoặc chi phí đầu vào có thể biến động; tiến độ bị ảnh hưởng; nhân sự chủ chốt được thay thế; hoặc các bên muốn điều chỉnh phương thức thực hiện.

Hợp đồng cần dự liệu ai có quyền đề xuất và chấp thuận thay đổi, hình thức ghi nhận, thời điểm có hiệu lực và hồ sơ phải được lập. Cơ chế này vừa tạo không gian để giao dịch thích ứng, vừa hạn chế tình trạng một bên cho rằng thay đổi đã được thống nhất trong khi bên kia không thừa nhận.

Tôi cho rằng đây là một điểm doanh nghiệp thường bỏ qua. Các bên dành nhiều thời gian để quy định nghĩa vụ ban đầu nhưng ít quan tâm đến cách điều chỉnh nghĩa vụ khi hoàn cảnh thay đổi. Đến khi thực tế không còn giống dự kiến, họ xử lý bằng email, tin nhắn hoặc sự thống nhất của những người không có đủ thẩm quyền. Khoảng cách giữa hợp đồng và quá trình thực hiện từ đó ngày càng lớn.

Thứ tư, doanh nghiệp có đủ khả năng thực hiện những nghĩa vụ và cơ chế mình đang cam kết không?

Rà soát không thể chỉ đặt doanh nghiệp vào vị trí bên có quyền. Trong mỗi giao dịch, doanh nghiệp đồng thời phải thực hiện nhiều nghĩa vụ về thông báo, phản hồi, nghiệm thu, phê duyệt, thanh toán hoặc lưu giữ hồ sơ.

Nếu hợp đồng thiết kế một quy trình quá phức tạp nhưng bộ máy không có người theo dõi hoặc không thể đáp ứng đúng thời hạn, chính doanh nghiệp có thể trở thành bên vi phạm. Tương tự, một thời hạn rất ngắn có thể tạo lợi thế khi áp dụng cho đối tác nhưng lại trở thành bất lợi nếu nghĩa vụ phản hồi thuộc về doanh nghiệp.

Vì vậy, một điều khoản không nên được đánh giá chỉ dựa trên việc nó có tạo lợi thế pháp lý hay không. Người rà soát còn phải xem doanh nghiệp có đủ khả năng vận hành điều khoản đó một cách nhất quán trong thực tế hay không.

Điều khoản chế tài không thể thay thế việc ghi nhận và xử lý vi phạm

Trong nhiều cuộc đàm phán, các bên dành nhiều thời gian cho tỷ lệ phạt, mức bồi thường hoặc giới hạn trách nhiệm. Đây là những nội dung quan trọng. Nhưng từ kinh nghiệm giải quyết tranh chấp, tôi cho rằng doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến con đường đi từ một vi phạm thực tế đến quyền áp dụng chế tài.

Doanh nghiệp cần biết sự kiện nào được xem là vi phạm; ai có trách nhiệm phát hiện và ghi nhận; tài liệu nào làm căn cứ; bên bị vi phạm có phải thông báo hoặc cho thời hạn khắc phục không; thiệt hại được xác định như thế nào; và ai có thẩm quyền quyết định biện pháp tiếp theo.

Nếu thiếu những mắt xích này, một điều khoản chế tài mạnh có thể chỉ nằm trên giấy. Để yêu cầu phạt vi phạm, doanh nghiệp trước hết phải chỉ ra thỏa thuận về phạt và hành vi vi phạm tương ứng. Nếu yêu cầu bồi thường, doanh nghiệp còn phải chứng minh thiệt hại thực tế, mối quan hệ nhân quả và những căn cứ khác theo pháp luật áp dụng. Trong cả hai trường hợp, việc ghi nhận vi phạm và tuân thủ đúng cơ chế thông báo theo hợp đồng đều có ý nghĩa quan trọng.

Tôi từng thấy những vụ việc mà vi phạm thực tế có xảy ra, nhưng biên bản giao nhận không ghi nhận tình trạng giao hàng; email trao đổi chỉ đề nghị đối tác “hỗ trợ xử lý” mà không xác định hành vi vi phạm; hoặc thông báo chính thức được gửi khi thời hạn áp dụng quyền đã qua. Khi đó, khó khăn không nằm ở việc hợp đồng có điều khoản chế tài hay không, mà ở chỗ doanh nghiệp đã không tạo được hồ sơ cần thiết trong quá trình thực hiện.

Kết quả rà soát phải phục vụ một quyết định kinh doanh

Kinh doanh luôn có rủi ro. Đối tác có thể không chấp thuận mọi đề xuất sửa đổi; doanh nghiệp cũng có thể chủ động chấp nhận một điều kiện bất lợi để đổi lấy giá, thị trường, tiến độ hoặc một quan hệ chiến lược.

Vì vậy, mục tiêu của việc rà soát không phải là loại bỏ mọi rủi ro hoặc tạo ra một bản hợp đồng chỉ có lợi cho một bên. Vai trò của người rà soát là làm rõ rủi ro và hệ quả, đề xuất phương án giảm thiểu, xác định điều kiện cần theo dõi và đưa vấn đề đến đúng người có thẩm quyền quyết định.

Theo tôi, người ra quyết định không cần nhận một danh sách dài những câu chữ đã được sửa. Họ cần nhìn thấy rõ ba điều: nếu giữ nguyên thì điều gì có thể xảy ra; nếu đề nghị sửa thì lợi ích và chi phí là gì; và nếu đối tác không đồng ý thì doanh nghiệp còn phương án nào khác.

Một ý kiến rà soát có giá trị vì thế không nên kết thúc ở việc “đã có ý kiến pháp lý”. Nó phải giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định trên cơ sở hiểu rõ mình đang chấp nhận điều gì và cần kiểm soát rủi ro đó như thế nào sau khi hợp đồng được ký.

Điều này cũng đòi hỏi người rà soát biết phân loại vấn đề. Có nội dung phải sửa để bảo đảm tuân thủ pháp luật hoặc hiệu lực của giao dịch. Có nội dung cần tiếp tục thương lượng. Có rủi ro doanh nghiệp có thể chấp nhận nếu bổ sung một biện pháp kiểm soát. Và có những vấn đề cần trình người có thẩm quyền vì tác động của nó vượt quá phạm vi xử lý của bộ phận pháp lý.

Luật sư có thể phân tích, cảnh báo và đề xuất phương án, nhưng không thay thế trách nhiệm của người đưa ra quyết định kinh doanh. Giá trị của pháp lý nằm ở việc giúp quyết định đó được đưa ra với thông tin đầy đủ hơn, chứ không phải quyết định thay doanh nghiệp.

Hãy thử đọc hợp đồng từ một tranh chấp chưa xảy ra

Trước khi chấp thuận bản cuối, doanh nghiệp có thể thử đặt mình vào một tình huống bất lợi nhưng hoàn toàn có khả năng xảy ra: hàng giao trễ, chất lượng bị phản đối, khách hàng không thanh toán, chi phí tăng mạnh, một bên muốn rút khỏi giao dịch hoặc người phụ trách không còn làm việc.

Từ tình huống đó, hãy kiểm tra xem hợp đồng có cho biết ai phải hành động, hành động trong thời hạn nào, cần gửi thông báo đến đâu, ai có quyền quyết định và phải giữ lại những tài liệu gì hay không.

Nếu câu trả lời chưa rõ, vấn đề không nằm ở việc hợp đồng dài hay ngắn. Vấn đề là cơ chế của giao dịch chưa được thiết kế đủ rõ để doanh nghiệp thực hiện khi mọi việc diễn ra thuận lợi và sử dụng khi bất đồng phát sinh.

Theo tôi, đó cũng là một trong những giá trị thực chất nhất của việc rà soát hợp đồng: không phải dự đoán mọi tranh chấp có thể xảy ra, mà giúp doanh nghiệp có một cơ chế đủ rõ để nhận diện, xử lý và bảo vệ quyền lợi khi rủi ro thực sự xuất hiện.

VỀ CHUYÊN GIA

LS. Phạm Xuân Sang là Luật sư Thành viên sáng lập của SENLAW, có hơn 20 năm kinh nghiệm trong tranh tụng, giải quyết tranh chấp, tư vấn đầu tư, thương mại, quản trị pháp lý doanh nghiệp và quản trị rủi ro.

Trước khi trở lại hành nghề luật sư, ông từng đảm nhiệm các vị trí Luật sư trưởng và Giám đốc Pháp lý tại các tập đoàn kinh tế tư nhân lớn, trực tiếp tham gia xây dựng và vận hành hệ thống quản trị pháp lý trong môi trường doanh nghiệp.

Hiện nay, ông đồng thời là Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (VTA) và tham gia giải quyết các tranh chấp thương mại trong nước và quốc tế với tư cách trọng tài viên. Trải nghiệm từ quản trị doanh nghiệp, hành nghề tranh tụng và trọng tài giúp ông tiếp cận hợp đồng từ cả khả năng thực hiện giao dịch, yêu cầu kiểm soát rủi ro và khả năng bảo vệ quyền lợi khi bất đồng phát sinh.

ĐỌC THÊM

Bài phân tích: Rà soát pháp lý hợp đồng thương mại: 08 nội dung doanh nghiệp cần kiểm soát

Bài viết hệ thống ba lớp kiểm soát, tám nhóm nội dung trọng tâm và quy trình bốn bước để doanh nghiệp tổ chức việc rà soát hợp đồng trước khi ký.

SENLAW Legal Brief: Các nhóm nội dung pháp lý doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng thương mại

Bản tin cung cấp một danh mục ngắn giúp doanh nghiệp tự kiểm tra những nội dung quan trọng trước khi chấp nhận cam kết với đối tác.

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW