KHI NÀO DOANH NGHIỆP CÓ THỂ CHẤP NHẬN MỘT ĐIỀU KHOẢN BẤT LỢI TRONG HỢP ĐỒNG?

Trong đàm phán hợp đồng, không phải mọi điều khoản bất lợi đều phải bị loại bỏ bằng mọi giá. Doanh nghiệp có thể chủ động nhận một phần rủi ro để đổi lấy giá, tốc độ, thị trường, một khách hàng chiến lược hoặc lợi ích dài hạn.

Chẳng hạn, một khách hàng đề nghị được thanh toán chậm hơn 30 ngày nhưng cam kết mua sản lượng lớn. Doanh nghiệp có thể cân nhắc đề nghị này nếu giá trị nhận lại đủ rõ, tác động đến dòng tiền nằm trong khả năng chịu đựng và có biện pháp kiểm soát công nợ. Ngược lại, nếu nghĩa vụ thanh toán chậm là chắc chắn nhưng cam kết sản lượng chỉ mang tính dự kiến, sự đánh đổi đó cần được xem xét lại.

Chấp nhận rủi ro chỉ là một quyết định quản trị khi doanh nghiệp hiểu rõ sự đánh đổi, đưa vấn đề đến đúng người có thẩm quyền và thiết lập biện pháp kiểm soát. Nếu không, việc “linh hoạt để ký” có thể khiến doanh nghiệp chấp nhận một nghĩa vụ mà chưa đánh giá đầy đủ khả năng thực hiện và hậu quả có thể phát sinh.

Bảy điều kiện dưới đây giúp doanh nghiệp xác định khi nào một điều khoản bất lợi có thể được chấp nhận và khi nào vấn đề cần được tiếp tục thương lượng hoặc trình cấp có thẩm quyền xem xét.

7 điều kiện doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi chấp nhận

1. Nội dung được chấp nhận không vi phạm giới hạn pháp lý của giao dịch

Doanh nghiệp không nên chấp nhận nội dung vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội, làm giao dịch không đáp ứng điều kiện có hiệu lực hoặc đặt doanh nghiệp vào tình trạng không thể tuân thủ nghĩa vụ bắt buộc. Những vấn đề này phải được xử lý trước khi cân nhắc lợi ích thương mại.

Tuy nhiên, không phải mọi vấn đề tuân thủ đều đương nhiên làm hợp đồng vô hiệu. Bộ phận pháp lý cần chỉ rõ vấn đề có ảnh hưởng đến hiệu lực giao dịch hay không, có thể khắc phục bằng cách nào, phải khắc phục trước thời điểm nào và doanh nghiệp có được phép tiếp tục nếu chưa hoàn thành việc khắc phục hay không.

2. Lợi ích nhận lại được xác định cụ thể

Doanh nghiệp cần trả lời mình thực sự nhận được gì: giá tốt hơn, doanh thu, biên lợi nhuận, khách hàng mới, quyền phân phối, thời gian triển khai hay một lợi ích chiến lược. Những lý do như “giữ quan hệ”, “đối tác yêu cầu” hoặc “cần ký sớm” chưa đủ để làm căn cứ chấp nhận.

Cũng cần phân biệt lợi ích đã được đối tác cam kết với lợi ích mới dừng ở kỳ vọng. Nếu doanh nghiệp chấp nhận thời hạn thanh toán dài hơn để đổi lấy sản lượng lớn, cam kết sản lượng nên được xác định đủ rõ về số lượng, thời gian và hệ quả nếu đối tác không thực hiện. Một lợi ích không được ghi nhận hoặc không thể kiểm chứng sẽ khó làm căn cứ cho quyết định chấp nhận rủi ro.

3. Khả năng xảy ra và mức độ tác động đã được đánh giá

Doanh nghiệp cần xác định rủi ro có thể phát sinh trong trường hợp nào, khả năng xảy ra đến đâu và sẽ tác động đến tài chính, hoạt động, dữ liệu, uy tín hoặc nghĩa vụ với bên thứ ba như thế nào.

Việc đánh giá nên xem xét cả mức tổn thất có thể phát sinh trước và sau khi áp dụng biện pháp kiểm soát. Phần rủi ro vẫn còn sau khi đã áp dụng các biện pháp cần thiết là rủi ro doanh nghiệp thực sự phải cân nhắc chấp nhận.

Nếu chưa thể ước lượng tác động hoặc chưa biết doanh nghiệp có đủ khả năng chịu đựng hay không, thông tin hiện có chưa đủ để phê duyệt.

4. Các phương án thay thế đã được xem xét

Trước khi chấp nhận nguyên trạng, doanh nghiệp nên xem xét lần lượt khả năng:

1. Loại bỏ nội dung bất lợi;
2. Giới hạn phạm vi hoặc đặt mức trần;
3. Phân bổ rủi ro cho bên có khả năng kiểm soát tốt hơn;
4. Bù đắp bằng giá, biện pháp bảo đảm, bảo hiểm hoặc quyền hợp đồng khác;
5. Thiết lập biện pháp kiểm soát trong quá trình thực hiện.

Không đạt được phương án tốt nhất không có nghĩa doanh nghiệp chỉ còn hai lựa chọn là chấp nhận toàn bộ hoặc từ bỏ giao dịch. Nếu đối tác đã từ chối các phương án sửa đổi, hồ sơ phê duyệt nên ghi nhận những đề xuất đã trao đổi và phạm vi thương lượng còn lại. Thông tin này giúp người quyết định hiểu vì sao phương án đang được trình là phương án khả thi tại thời điểm đó.

5. Bộ phận thực hiện có khả năng tuân thủ và kiểm soát

Đơn vị thực hiện phải hiểu nghĩa vụ, nguồn lực cần thiết, mốc thời gian và hồ sơ phải lập. Nếu biện pháp kiểm soát đòi hỏi một quy trình mà doanh nghiệp không thể vận hành, rủi ro trên thực tế vẫn chưa được xử lý.

Trước khi phê duyệt, cần xác định rõ người phụ trách, công cụ theo dõi và trường hợp phải báo cáo. Một ngoại lệ chỉ tồn tại trong hồ sơ rà soát nhưng không được chuyển giao cho người thực hiện sẽ làm rủi ro tăng đáng kể sau khi ký.

6. Rủi ro đã được phê duyệt đúng thẩm quyền

Doanh nghiệp cần phân biệt thẩm quyền ký kết hợp đồng với thẩm quyền nội bộ chấp nhận rủi ro. Người có quyền đại diện ký hợp đồng chưa chắc là người được quyền phê duyệt mọi điều khoản vượt mẫu, chính sách hoặc hạn mức thông thường. Hai thẩm quyền này có thể thuộc về hai người hoặc hai cấp khác nhau.

Người phê duyệt cần nhận được ý kiến phù hợp từ kinh doanh, pháp lý, tài chính, vận hành hoặc bộ phận chuyên môn tùy vấn đề. Quyết định phải thể hiện nội dung ngoại lệ, lý do chấp nhận, giới hạn và điều kiện kèm theo; không nên chỉ ghi chung rằng “đồng ý ký”.

7. Có cơ chế theo dõi sau khi ký

Rủi ro được chấp nhận không kết thúc tại thời điểm hợp đồng được ký. Doanh nghiệp cần xác định người phụ trách, mốc cảnh báo, giới hạn dừng, tài liệu phải cập nhật và hành động cần thực hiện khi điều kiện dùng để chấp nhận rủi ro không còn tồn tại.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp chấp nhận thời hạn thanh toán dài hơn để đổi lấy sản lượng tối thiểu, cần theo dõi đồng thời công nợ và sản lượng. Khi sản lượng không đạt hoặc dư nợ vượt ngưỡng, vấn đề phải được báo cáo và giao dịch cần được đánh giá lại.

Những điều khoản cần được báo cáo trước khi chấp nhận

Tùy đặc điểm và giới hạn rủi ro của từng doanh nghiệp, các nội dung sau thường không nên được tự ý chấp nhận trong quá trình đàm phán:

• Trách nhiệm không có giới hạn hoặc có mức rủi ro vượt đáng kể giá trị, lợi nhuận và khả năng chịu đựng tổn thất của doanh nghiệp;
• Quyền của đối tác được xác định theo tiêu chí hoàn toàn chủ quan hoặc có thể được thay đổi đơn phương;
• Cam kết độc quyền, sản lượng tối thiểu hoặc hạn chế cạnh tranh có ảnh hưởng dài hạn;
• Quyền truy cập, sử dụng hoặc chuyển giao dữ liệu, bí mật kinh doanh và tài sản trí tuệ cốt lõi;
• Nghĩa vụ bảo lãnh, bồi hoàn cho bên thứ ba hoặc nghĩa vụ tiếp tục tồn tại mà không có giới hạn rõ ràng;
• Quyền chấm dứt của đối tác có thể làm gián đoạn hoạt động nhưng doanh nghiệp không có thời gian hoặc phương án chuyển đổi;
• Nghĩa vụ thanh toán, bảo lãnh hoặc cấp tín dụng vượt hạn mức nội bộ;
• Điều khoản lựa chọn luật áp dụng, Tòa án, Trọng tài hoặc địa điểm giải quyết tranh chấp ở nước ngoài;
• Bất kỳ nội dung nào khác mẫu, chính sách hoặc phạm vi mà người đàm phán được phân quyền và có thể gây tác động đáng kể.

Danh sách này không có nghĩa các điều khoản nêu trên luôn phải bị từ chối. Mục đích là bảo đảm chúng được chuyển đến đúng bộ phận và người có thẩm quyền trước khi doanh nghiệp bị ràng buộc.

Bài kiểm tra nhanh trước khi trình phê duyệt

Trước khi đề nghị chấp nhận một điều khoản bất lợi, đơn vị phụ trách có thể tự kiểm tra bằng sáu câu hỏi:

• Điều khoản nào đang khác chính sách, mẫu hoặc mức rủi ro thông thường?
• Lợi ích thương mại của ngoại lệ đã được lượng hóa hoặc mô tả đủ cụ thể chưa?
• Kịch bản bất lợi có khả năng xảy ra là gì và doanh nghiệp có chịu được tác động không?
• Đối tác đã từ chối những phương án sửa đổi nào?
• Biện pháp kiểm soát thay thế là gì, ai thực hiện và khi nào phải báo cáo?
• Người phê duyệt có đúng thẩm quyền đối với loại rủi ro này không?

Nếu một trong các câu hỏi trên chưa có câu trả lời rõ, điều đó không đồng nghĩa doanh nghiệp phải từ chối giao dịch. Tuy nhiên, ngoại lệ chưa nên được phê duyệt cho đến khi thông tin còn thiếu được bổ sung, biện pháp kiểm soát được xác định hoặc vấn đề được chuyển đến đúng cấp có thẩm quyền.

Hồ sơ phê duyệt ngoại lệ nên thể hiện những gì?

Hồ sơ không cần dài, nhưng phải giúp người phê duyệt biết mình đang quyết định vấn đề gì. Một tờ trình hoặc biểu mẫu ngắn nên có ít nhất bảy nội dung:

1. Điều khoản hiện tại: Nội dung đối tác đề nghị hoặc nội dung khác mẫu;
2. Đề xuất của pháp lý: Phương án ưu tiên và phương án thay thế;
3. Lợi ích kinh doanh: Giá trị nhận được và điều kiện để lợi ích phát sinh;
4. Ý kiến chuyên môn: Đánh giá của tài chính, vận hành hoặc bộ phận liên quan;
5. Rủi ro còn lại: Khả năng xảy ra và mức độ tác động sau khi đã có biện pháp kiểm soát;
6. Biện pháp theo dõi: Người thực hiện, thời hạn, mốc cảnh báo và ngưỡng phải báo cáo;
7. Phê duyệt: Người quyết định, ngày phê duyệt và điều kiện kèm theo.

Việc ghi nhận giúp bản hợp đồng cuối cùng phản ánh đúng quyết định, bộ phận thực hiện hiểu điều kiện đi kèm và doanh nghiệp có dữ liệu để đánh giá lại chính sách trong những giao dịch sau.

Khuyến nghị của SENLAW

Doanh nghiệp nên xây dựng ngưỡng phê duyệt theo loại rủi ro, không chỉ theo giá trị hợp đồng. Một giao dịch có giá trị nhỏ nhưng trao quyền truy cập dữ liệu, chuyển giao tài sản trí tuệ cốt lõi hoặc đặt ra trách nhiệm không giới hạn vẫn có thể cần cấp cao xem xét.

Mỗi ngoại lệ cũng cần có phạm vi và thời hạn. Việc từng chấp nhận một điều khoản cho một khách hàng chiến lược không có nghĩa điều khoản đó trở thành chuẩn cho mọi giao dịch hoặc mọi lần gia hạn sau này.

Các ngoại lệ đã được phê duyệt nên được rà soát định kỳ. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận biết ngoại lệ nào chỉ phát sinh một lần, ngoại lệ nào đang lặp lại và chính sách hoặc mẫu hợp đồng nào cần được điều chỉnh.

Một điều khoản bất lợi chỉ nên được chấp nhận khi doanh nghiệp hiểu rõ sự đánh đổi, có đủ khả năng chịu đựng hậu quả và đã xác định được người chịu trách nhiệm kiểm soát. Khi đó, sự linh hoạt trong đàm phán là một quyết định quản trị có chủ đích, không phải một nhượng bộ để kịp ký hợp đồng.

Đọc chuyên sâu

Bài phân tích: Hợp đồng thương mại: Doanh nghiệp cân bằng mục tiêu kinh doanh và rủi ro pháp lý như thế nào?

Góc nhìn chuyên gia: Khi pháp lý trở thành một phần của quyết định kinh doanh

📩 Liên hệ và trao đổi với SENLAW tại:
Phòng P.108, Tòa nhà Master Building, số 41–43 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
✉️ luatsu@senlaw.vn | 🌐 senlaw.vn | ☎️ 028 7307 3579

Theo dõi chúng tôi tại:
LinkedIn SENLAW |  Facebook SENLAW